Für die Kommunikation von zahlungsrelevanten Daten, wie Rechnungen und Gutschriften, setzt EDEKA auf die Übermittlung von Belegen mit Hilfe von elektronischem Datenaustausch (EDI). Bei der Übermittlung von Rechnungen kommt dabei das Konzept einer Rechnungsliste zum Einsatz, welche elektronischen Rechnungen beiliegen muss. Wir stellen im heutigen Beitrag das Konzept einer Rechnungsliste vor und zeigen wie eine Rechnungsliste bei elektronischen Rechnungen an EDEKA umgesetzt wird.
Elektronische Rechnungen mit EDEKA
Als der größte Unternehmensverbund im deutschen Einzelhandel steht EDEKA täglich vor enormen logistischen Herausforderungen um seinen Kunden eine hohe Sortimentsvielfalt und voll Supermarktregale bieten zu können.
Frischeabteilung in einer EDEKA-Filiale
Um eine reibungslose und schnelle Kommunikation mit seinen Lieferanten zu ermöglichen, setzt EDEKA seit vielen Jahren auf elektronischen Datenaustausch. Damit können Bedarfszahlen rasch und ohne menschliche Interaktion an die Lieferanten kommuniziert werden. Die Lieferanten wiederum avisieren Lieferungen bereits vor deren Ankunft im EDEKA Cross-Docking Lager auf elektronischem Wege. Damit ist auf Seiten von EDEKA eine effiziente Warenvereinnahmung möglich.
Neben diesen logistikrelevanten Dokumenten ist auch der Austausch von elektronischen Rechnungen ein wichtiger Teil der EDEKA EDI-Strategie. Durch die Verwendung von EDIFACT INVOIC-Nachrichten, können Lieferantenrechnungen automatisiert in die EDEKA-Systeme übernommen werden. Anhand von definierten Business Rules wird die Gültigkeit einer Rechnung automatisch geprüft – beispielweise durch den Abgleich mit der ursprünglichen Bestellung oder mit dem ursprünglichen Lieferavis.
Eine Besonderheit bei elektronischen Rechnungen an EDKEA stellt die so genannte Rechnungsliste dar, welche wir im Folgenden kurz vorstellen.
Abbildung einer Rechnungsliste in EDI
Bei einer Rechnungsliste handelt es sich um eine zusätzliche EDIFACT-Nachricht, welche am Ende eines EDIFACT-Interchanges hinzugefügt wird. Die folgende Abbildung veranschaulicht das dabei zur Anwendung kommende Prinzip.
Die Rechnungsliste ist eine Zusammenfassung der Beträge der verschiedenen Einzelrechnungen im UNB-Interchange. Dabei referenziert jede der Einzelrechnungen auf die Rechnungsliste.
Die folgende Tabelle zeigt einen exemplarischen EDIFACT-Interchange mit einer einzelnen Rechnung und der dazugehörigen Rechnungsliste. In der Praxis werden pro EDIFACT-Interchange üblicherweise viele verschiedene Rechnungen versendet.
1: UNA:+.? '
2: UNB+UNOC:3+5555555555559:14+4311560000000:14+180131:1043+47114712'
3: UNH+1+INVOIC:D:01B:UN:EAN010'
4: BGM+380+RE4711+9'
5: DTM+137:20180131:102'
6: DTM+35:20180101:102'
7: FTX+AAK+1+ST1'
8: FTX+ABN+1+BA:LEI:246'
9: RFF+DQ:875458785'
10: DTM+171:20180126:102'
11: RFF+ON:4523525415'
12: DTM+171:20180101:102'
13: RFF+ABO:9001'
14: DTM+171:20180131:102'
15: RFF+CT:40'
16: NAD+BY+4311560000000::9'
17: NAD+SU+5555555555559::9'
18: RFF+FC:111/5555/1111'
19: RFF+VA:DE452154282'
20: NAD+DP+4311556990018::9'
21: NAD+IV+4311560000000::9'
22: TAX+7+VAT+++:::19'
23: CUX+2:EUR:4'
24: LIN+1++4311560100779:SRV'
25: PIA+1+10077:SA::91'
26: IMD+A++:::Laufende Wartung Automat x'
27: IMD+C++CU::9'
28: IMD+C++IN::9'
29: QTY+47:1:PCE'
30: MOA+203:16420'
31: PRI+AAB:16420:::1:PCE'
32: TAX+7+VAT+++:::19'
33: UNS+S'
34: MOA+77:19539.8'
35: MOA+79:16420'
36: MOA+124:3119.8'
37: MOA+125:16420'
38: UNT+36+1'
39: UNH+2+INVOIC:D:01B:UN:EAN010'
40: BGM+393+9001+9'
41: DTM+137:20180131:102'
42: RFF+CT:40'
43: NAD+SU+5555555555559::9'
44: NAD+PE+5555555555559::9'
45: NAD+CPE+4311560000000::9'
46: NAD+PR+4311560000000::9'
47: TAX+7+VAT+++:::19'
48: CUX+2:EUR:4'
49: UNS+S'
50: MOA+86:19539.8'
51: MOA+9:19539.8'
52: MOA+124:3119.8'
53: MOA+125:16420'
54: UNT+16+2'
55: UNZ+2+47114712'
Wie in Zeile 39 ersichtlich, wird am Ende des Interchanges eine Rechnungsliste eingefügt. Zu erkennen ist die Rechnungsliste Nr. 9001 am BGM+393 in Zeile 40. Die vorherige Einzelrechnung Nr. RE4711 enthält eine Referenz auf die Rechnungslistennummer 9001 – zu erkennen in Zeile 13 am RFF+ABO-Segment.
Rechnungslisten müssen bei allen Übermittlungen von Rechnungen an EDEKA zwingend angegeben werden. Rechnungslistennummern müssen aufsteigend nummeriert werden und dürfen sich innerhalb eines Jahres nicht wiederholen.
Kommt es auf Seiten von EDEKA zur Ablehnung einer Rechnung (zB weil Rechenfehler in der Rechnung enthalten sind), so wird im Ablehnungsschreiben üblicherweise auf die Rechnungslistennummer verwiesen.
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