In Zusammenhang mit B2B-Prozessen kommt einem immer wieder der Begriff des Purchase-to-Pay-Prozesses unter. Was versteht man darunter und wie wird dieser Prozess in einem ERP-System wie SAP unterstützt?
Der Purchase-to-Pay-Prozess
Man versteht darunter den Prozess vom Versand einer Bestellung bis zur Begleichung der offenen Verbindlichkeit beim Lieferanten. Der Purchase-to-Pay-Prozess ist daher der Beschaffungsseite in einem Unternehmen zuzuordnen. In manchen Fällen wird der Purchase-to-Pay-Prozess auch als Procure-to-Pay-Prozess bezeichnet. Das Äquivalent auf der Vertriebsseite stellt der Order-to-Cash-Prozess dar. Den Unterschied zwischen Purchase Order und Sales Order klären wir übrigens in diesem Artikel.
Die folgende Abbildung zeigt einen exemplarischen Ablauf zwischen einem Unternehmen (als Kunde) und einem Lieferanten.
Beispiel für einen Purchase-to-Pay-Prozess
Moderne Purchase-to-Pay-Prozesse werden mit Unterstützung von EDI-Nachrichten abgewickelt. Anstatt Papierdokumente auszutauschen, werden elektronische Geschäftsdokumente direkt zwischen den IT-Systemen der beteiligten Partner ausgetauscht, bei minimaler menschlicher Interaktion.
Wie in der obigen Darstellung abgebildet, versendet der Kunde eine elektronische Bestellung (ORDERS) an den Lieferanten. Der Lieferant kann die Bestelldaten direkt in sein ERP-System übernehmen und führt eine Prüfung der Bestellung durch.
Je nachdem ob der Lieferant die Bestellung akzeptiert oder nicht, wird eine positive oder negative Bestellantwort (ORDRSP) retourniert. In der Bestellantwort kann der Lieferant angeben, ob er die Bestellung akzeptiert, mit Änderungen akzeptiert oder die Bestellung ablehnt. In manchen Fällen kann der Kunde die ursprüngliche Bestellung auch noch ändern. Zu diesem Zweck wird vom Kunden eine Bestelländerung (ORDCHG) an den Lieferanten versendet. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist die Bestelländerung in der obigen Abbildung nicht angeführt. Eine Bestelländerung wird auch mit einer Bestellbestätigung (ORDRSP) bestätigt.
Vor dem Versand der Ware versendet der Lieferant ein Lieferavis (DESADV) an den Kunden. Mit Hilfe des Lieferavis wird der Kunde über die bevorstehende Lieferung informiert und kann seine Eingangslogistik entsprechend vorbereiten – zB Lagerfläche bereitstellen.
Nach der Vereinnahmung der Waren auf Seiten des Kunden retourniert dieser eine Warenempfangsbestätigung (RECADV) an den Lieferanten. Damit können Abweichungen an den Lieferanten kommuniziert werden, die sich durch Lieferverlust oder nicht akzeptierte Ware ergeben können.
Nach erfolgter Lieferung versendet der Lieferant eine Rechnung an den Kunden. Nach der Zahlung der Rechnung erhält der Lieferant ein Zahlungsavis (REMADV) vom Kunden.
Je nach Anwendungsszenario und Komplexitätsgrad des Prozesses können unterschiedliche Dokumenttypen zur Anwendung kommen. Siehe hierzu auch der folgende Überblick über die EDI-Prozesse im Handel und die EDI-Prozesse in der Automobilindustrie.
Purchase-to-Pay-Prozess in einem SAP ERP-System
Für die effiziente Umsetzung bedarf es einer Unterstützung im ERP-System. ERP-Systeme wie SAP ERP bieten eine sehr gute Unterstützung für die verschiedenen Arten und die notwendigen EDI-Dokumenttypen.
Bei SAP ERP werden die Order-to-Cash-Prozesse vom MM-Modul (Materials Management) unterstützt. Bei Rechnungen kann es zusätzlich Abhängigkeiten zum FI-Modul (Finance) geben – vor allem bei Rechnungen ohne Bestellbezug.
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