Im Zusammenhang mit B2B-Prozessen hört man oft den Begriff des Order-to-Cash-Prozesses. Was versteht man darunter und wie wird dieser Prozess in einem ERP-System wie SAP unterstützt?
Der Order-to-Cash-Prozess
Man versteht darunter den Prozess vom Eingang einer Kundenbestellung bis zur Bezahlung der offenen Forderung durch den Kunden. Es handelt sich um die Lieferantensicht auf einen Bestellprozess und daher der Vertriebsseite in einem Unternehmen zuzuordnen.
Das Äquivalent auf der Beschaffungsseite stellt der Purchase-to-Pay-Prozess dar.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel zwischen dem Unternehmen (als Lieferant) und einem Kunden.
Beispiel für einen Order-to-Cash-Prozess
Moderne Order-to-Cash-Prozesse werden mit Hilfe von EDI-Nachrichten abgewickelt. Das bedeutet, dass anstelle von Papierdokumenten elektronische Dokumente zwischen den beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden, ohne dass es einer menschlichen Intervention bedarf.
In der obigen Darstellung übermittelt der Kunde eine elektronische Bestellung (ORDERS) an den Lieferanten. Der Lieferant kann die Bestellung automatisch in seinem ERP-System verarbeiten und die Bereitstellung der Waren veranlassen.
Um dem Kunden zu signalisieren, ob die Bestellung akzeptiert, mit Änderungen akzeptiert oder abgelehnt wurde, wird eine Bestellbestätigung (ORDRSP) retourniert. Je nach Industrie und Anwendungsgebiet kann auch eine Bestelländerung (ORDCHG) zur Anwendung kommen. Aus Gründen der Vereinfachung wird dieser Typ in der obigen Abbildung nicht angeführt. Auch eine Bestelländerung wird mit einer Bestellbestätigung (ORDRSP) quittiert.
Bevor die Waren an den Kunden versendet werden, wird ein elektronischer Lieferavis (DESADV) an den Kunden versendet. Damit wird der Kunde über die bevorstehende Lieferung informiert und kann seine Eingangslogistik entsprechend planen.
Nach dem Erhalt der Waren bestätigt der Kunde die auf seiner Seite vereinnahmte Menge mit Hilfe einer Warenempfangsbestätigung (RECADV). Damit hat der Kunde die Möglichkeit Abweichungen an den Lieferanten zu kommunizieren. Abweichungen können sich durch Lieferverlust (Ware ging am Lieferweg verloren) oder Qualitätsmängel (Ware wird aufgrund von mangelnder Qualität nicht akzeptiert) ergeben.
Nachdem die Waren vom Kunden erhalten wurden, versendet der Lieferant die elektronische Rechnung (INVOIC). Um dem Lieferanten die erfolgte Zahlung zu signalisieren, wird vom Kunden ein Zahlungsavis (REMADV) versendet.
Je nach Industrie und Anwendungsszenario können unterschiedliche Dokumenttypen zur Anwendung kommen. Siehe hierzu auch den Überblick über die gängigen EDI-Dokumenttypen im Handel und den Überblick über die gängigen EDI-Dokumenttypen in der Automobilindustrie.
Order-to-Cash-Prozess in einem SAP ERP-System
Um Order-to-Cash-Prozesse auf Basis von EDI effizient umzusetzen, bedarf es einer entsprechenden Unterstützung im ERP-System. Moderne ERP-Systeme wie SAP ERP unterstützen verschiedene Arten und die verschiedenen EDI-Dokumenttypen.
Im Falle von SAP ERP werden die Order-to-Cash-Prozesse vom SD-Modul (Sales & Distribution) unterstützt, wobei es hinsichtlich der eingehenden Rechnung auch Abhängigkeiten zum FI-Modul (Finance) gibt. Die wichtigsten Konzepte des SAP SD-Moduls haben wir bereits in einem vorherigen Beitrag vorgestellt.
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