Aufgaben eines EDI-Clearing-Centers
Für die Abwicklung des elektronischen Datenaustausches mit Vorlieferanten und Kunden kommen zwei Umsetzungsszenarien in Frage. Entweder wird der EDI-Datenaustausch inhouse abgewickelt oder man beauftragt ein externes EDI-Clearing-Center (auch EDI-Dienstleister genannt) mit der EDI-Abwicklung. Des Weiteren sind hybride Szenarien möglich, bei der ein Teil inhouse realisiert wird und ein Teil an das EDI-Clearing-Center übergeben wird.
Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Aufgaben eines EDI-Clearing-Centers vor. Im Groben kann zwischen technischen Dienstleistungen (in rot) technischer Unterstützung (in grün) und Beratungsdienstleistungen (in blau) unterschieden werden.
Technische Dienstleistungen
Die Kernkompetenz eines EDI-Clearing-Centers liegt in der Zurverfügungstellung einer technischen Infrastruktur, über welche der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen realisiert werden kann. Mit Hilfe dieser Infrastruktur können Unternehmen ihre EDI-Aufgaben erfüllen und elektronische Nachrichten austauschen.
ecosio Technische Dienstleistungen
Die technischen Dienstleistungen lassen sich dabei grob in fünf Bereiche unterteilen, die im Folgenden vorgestellt werden.
Routing
Unter Routing versteht man die Übertragung von strukturierten EDI-Daten (z.B. EDIFACT oder XML) zwischen zwei Teilnehmern. Das EDI-Clearing-Center garantiert dabei die Zustellung der Dateien über die unterschiedlichen Protokolle, wie beispielsweise X.400, AS2, OFTP2, SFTP, etc. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass nur eine technische Verbindung zum EDI-Clearing-Center bestehen muss (z.B. über SFTP) und mit Hilfe des EDI-Clearing-Centers jeder beliebige Empfänger über jedes beliebige EDI-Protokoll erreicht werden kann.
Für das Unternehmen ergeben sich dadurch sehr gute Skaleneffekte, da z.B. der Betrieb eines SFTP-Servers reicht und keine teuren Softwareprodukte für AS2, OFTP2, o.ä. angeschafft werden müssen.
Konvertierung
In den meisten Fällen unterstützen im elektronischen Datenaustausch Sender und Empfänger nicht das selbe Datenaustauschformat. So kann der Sender beispielsweise einen Lieferabruf im EDIFACT-Format senden — der Empfänger kann jedoch nur ein VDA-Format verarbeiten. In diesem Fall übernimmt das EDI-Clearing-Center die Konvertierung zwischen den verschiedenen Formaten, sodass Sender und Empfänger keine Anpassungen am Import- oder Exportformat vornehmen müssen.
Eine Konvertierung kann zwar auch inhouse beim Sender oder beim Empfänger vorgenommen werden — dies ist jedoch mit teilweise erheblichen Kosten im Hinblick auf spezielle Konvertersoftware und entsprechend geschultes Personal verbunden.
Archivierung
Für den Fall, dass eine Archivierung von Daten gewünscht wird, bietet das EDI-Clearing-Center die Möglichkeit EDI-Daten auch über einen längeren Zeitraum hinaus aufzubewahren. Mit Hilfe von performanten Suchfunktionen kann das Archiv einfach und schnell durchsucht werden, um beispielsweise im Falle einer Umsatzsteuerprüfung Rechnungsbelege rasch zu finden. Neben der eigentlichen EDI-Datei archiviert das EDI-Clearing-Center dabei auch die genaue Historie des Datenaustausches (inklusive der Empfangsbestätigungen), wodurch die garantierte Zustellung nachgewiesen werden kann.
Signatur
Sofern eine Signatur von EDI-Daten gewünscht wird, kann im EDI-Clearing-Center eine optionale Signatur für bestimmte Empfänger aktiviert werden. In diesem Fall wird das Signaturzertifikat des Unternehmens im EDI-Clearing-Center hinterlegt und für die Signatur von ausgehenden EDI-Daten verwendet. Dies kommt meistens bei elektronischen Rechnungen zur Anwendung, wenn dies vom Empfänger verlangt wird.
Rechtlich ist die Signatur nicht mehr verpflichtend, da eine Gleichstellung zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung vor dem Gesetz erfolgt ist. Die drei Anforderungen der Unversehrheit des Inhalts, der Echtheit der Herkunft und der Lesbarkeit werden anstatt mit der elektronischen Signatur mit anderen Mitteln erfüllt. Beispielsweise mit Hilfe eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens.
Web EDI-Lösungen
Für Unternehmen, die über keine Möglichkeit des strukturierten Datenimports und -exports aus dem ERP-System verfügen, stellt das EDI-Clearing-Center eine Web EDI-Lösung zur Verfügung. Mit Hilfe der Web EDI-Lösung können EDI-Dokumente über den Web-Browser empfangen werden und die vom anderen Unternehmen geforderten Antwortdokumente können ebenfalls im Web-Browser erstellt werden.
Web EDI-Lösungen sind für dem EDI-Einstieg gut geeignet — sobald die Anzahl an empfangenen und gesendeten EDI-Dateien ansteigt, sollte jedoch eine klassische EDI-Lösung in Betracht gezogen werden.
Technische Unterstützung
Neben der Zurverfügungstellung der technischen Infrastruktur und den damit verbundenen Dienstleistungen, bietet das EDI-Clearing-Center auch technische Unterstützung bei der Abwicklung des laufenden EDI-Verkehrs.
ecosio Dienstleistungen zur technischen Unterstützung
Monitoring
Der gesamte EDI-Verkehr, welcher über das EDI-Clearing-Center abgewickelt wird, wird laufend von Technikern überwacht, sodass im Fehlerfall sofort eingegriffen werden kann.
Fehler können beispielsweise ausgefallene Drittnetze sein, in welche nicht zugestellt werden kann. In diesem Fall organisiert das EDI-Clearing-Center proaktiv die Fehlerbehebung mit den Technikern des Drittnetzwerkes und hält alle Nachrichten vorerst im Messaging-System vor. Sobald das Drittnetzwerk den Fehler behoben hat und die Verbindung wieder aktiv ist, werden die angestauten Nachrichten zugestellt.
Andere Fehler können durch fehlerhafte Exportdateien verursacht werden, wodurch anschließend Konvertierungen im EDI-Clearing-Center nicht korrekt ausgeführt werden können. Auch hier benachrichtigt das EDI-Clearing-Center proaktiv die betroffenen Unternehmen und organisiert die rasche Fehlerbehebung.
Support
Neben dem laufenden Monitoring spielt auch der Support eine wichtige Rolle. Eine eigene Supportabteilung innerhalb des EDI-Clearing-Centers steht für alle Fragen der Kunden per Email und Telefon zur Verfügung und hilft bei allen Arten von technischen Problemen.
Beratungsdienstleistungen
Neben dem technischen „Kerngeschäft“ bietet das EDI-Clearing-Center auch Beratungsdienstleistungen für Unternehmen an.
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Beratung
Für viele Unternehmen ist das Thema elektronischer Datenaustausch (EDI) technisches Neuland und die Abschätzung von Aufwänden oder die Auswahl von geeigneten Lösungen daher entsprechend schwer. Das EDI-Clearing-Center unterstützt in diesem Fall mit EDI-Expertise und erstellt z.B. Anforderungsdokumente, Aufwandsschätzungen, Machbarkeitsanalysen, usw.
Neuanbindung
Sollen neue Kunden oder Lieferanten angebunden werden, so kann das EDI-Clearing-Center bei der Projektabwicklung unterstützend tätig werden. Dies betrifft das gesamte Projektmanagement von der initialen Kontaktaufnahme mit dem Kunden/Lieferanten bis hin zur Übergabe der funktionierenden EDI-Anbindung an das Unternehmen.
Outsourcing
Wenn bestehende EDI-Prozesse im Unternehmen abgelöst und an einen externen Spezialisten übergeben werden sollen, übernimmt das EDI-Clearing-Center die technische Koordination mit den betroffenen Kunden/Lieferanten. Auch hier kann das EDI-Clearing-Center die gesamte Abwicklung übernehmen und garantiert so, dass der bestehende EDI-Verkehr unterbrechnungsfrei weiterläuft.
Noch Fragen?
Sie haben noch Fragen zum Thema EDI-Clearing-Center oder ein spezielles EDI-Problem bei dem Sie Hilfe brauchen? Zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat — wir helfen Ihnen gerne weiter!
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