Während das Jahr 2025 für verschiedene Menschen unterschiedliche Bedeutungen haben kann, ist es für diejenigen, die in der IT-Abteilung von Unternehmen der Lieferkette arbeiten, die aktuell SAP-Systeme verwenden, gleichbedeutend mit einer wichtigen Frist. 2025 ist die von SAP gesetzte Deadline für Unternehmen, um auf ihr neues und verbessertes System S/4HANA zu migrieren, nach der SAP vermutlich keinen Support mehr für ältere Systeme anbieten wird. Auch wenn diese Frist zunächst großzügig erscheinen mag, ist die Umstellung auf S/4HANA keineswegs ein einfacher Prozess. Neben der zeitaufwendigen Migration selbst gewährt die Zwischenzeit für Unternehmen, die eine Umstellung auf S/4HANA in Erwägung ziehen, die Gelegenheit, andere wichtige Geschäftsprozesse wie den elektronischen Datenaustausch (EDI) aufzufrischen und zu aktualisieren. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie für das Jahr 2025 bestens gerüstet sind.
In diesem Artikel befassen wir uns mit fünf Fragen, die jeder, der an der Migration hin zu S/4HANA beteiligt ist, berücksichtigen sollte, bevor er damit beginnt.
1. Welche Version von S/4HANA ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet?
Ohne Zweifel stellt S/4HANA einen bedeutenden Fortschritt in der ERP-Software dar und bringt erhebliche Vorteile mit sich. Zu den wichtigsten gehören:
- Einfachheit – Das Datenmodell der SAP Business Suite wurde durch den Einsatz der In-Memory-Plattform SAP HANA stark vereinfacht. Insbesondere war SAP in der Lage, mehrere Tabellentypen aus dem Datenmodell zu entfernen (oder deren Anzahl zu reduzieren). Infolgedessen wird nicht nur der Speicherbedarf Ihrer Datenbank erheblich reduziert. Ihr neues System sollte auch schneller laufen.
- Benutzerfreundlichkeit – Dank der oben genannten Vereinfachung profitieren S/4HANA-Benutzer auch von einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit. S/4HANA nutzt die neue und verbesserte Benutzeroberfläche von SAP, die auf SAP Fiori Apps basiert.
- Zukunftssichere Lösung – Ein weiterer wichtiger Vorteil der Umstellung auf S/4HANA ist der verbesserte Ansatz bei Updates. Während früher neue Funktionen manuell von internen Teams aufgespielt werden mussten, werden bei den S/4HANA-Cloud-Systemen die Updates vierteljährlich automatisch implementiert, so dass es nicht mehr vorkommen kann, dass sich Updates aufgrund fehlender interner Ressourcen verzögern.
Es gibt vier grundlegende Optionen für Unternehmen, die eine Migration auf SAP S/4HANA in Betracht ziehen: selbst gehostet und on-premise, gehostet von einem Hosting-Partner, Private Managed Cloud und Cloud ERP. Die folgende Abbildung vermittelt einen Überblick über die verschiedenen Optionen.
Migration zu SAP S/4HANA – SAP Plattformen für die Bereitstellung
Die Cloud-ERP-Lösung gibt es in zwei verschiedenen Varianten. Die Single-Tenant-Lösung wird von SAP für einen einzigen Mandanten (Unternehmen) gehostet und erlaubt auch unternehmensspezifischen Code und Systemerweiterungen. Bei der SAP S/4HANA Cloud handelt es sich um eine klassische cloud-basierte Softwarelösung, bei der mehrere unterschiedliche Unternehmen eine SAP-Instanz nutzen. Diese Multi-Tenant-Lösung lässt weniger unternehmensspezifische Anpassungen zu als die Single-Tenant-Cloud-Edition. Falls ein Unternehmen für die Multi-Tenant-Edition kundenspezifische Anpassungen oder Erweiterungen an Softwarelösungen von Drittanbietern implementieren möchte, können diese über die SAP-Cloud-Platform realisiert werden.
Allerdings ist jedes Unternehmen anders, daher kann es sein, dass das beste System für Ihr Unternehmen keine der oben genannten Standardlösungen ist. Zukunftsorientierte Unternehmen gehen zunehmend zu so genannten „postmodernen“ ERP-Systemen über. Bei diesen Systemen werden geeignetere oder maßgeschneiderte Systempakete von unabhängigen Anbietern mit Standard-ERP-Elementen integriert. Auf diese Weise erhalten sie die für sie effizienteste Lösung. Während sich „postmoderne“ ERP-Systeme in der Einrichtung als kompliziert erweisen können und die Integration bei mangelhafter Umsetzung sogar die Datenintegrität gefährden kann, führt eine intelligente Integration von Lösungen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen (z. B. Managed EDI), zu einer flexiblen und zukunftssicheren ERP-Umgebung.
Ganz gleich, welches System Sie derzeit nutzen oder auf welche Version von S/4HANA Sie umsteigen möchten, der Wechsel zu S/4HANA ist weniger ein Upgrade als vielmehr ein vollständiges ERP-Implementierungsprojekt. Da die Migration wahrscheinlich sehr viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen wird, ist es sinnvoll, vor der Implementierung zu überlegen, wie eine optimale ERP-Landschaft für Ihr Unternehmen aussehen könnte. Wenn Sie nämlich einen enormen Aufwand in die Umstellung auf S/4HANA investieren, sollten Sie am Ende ein System haben, das so gut wie möglich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
2. “Wann sollten wir mit dem Migrationsprozess beginnen?”
Nach Angaben von SAP sollte die Umstellung von herkömmlichen SAP-Systemen auf SAP S/4HANA zwischen 12 und 18 Monaten dauern. Laut einer Studie von Gartner haben Unternehmen, die den Prozess bereits eingeleitet haben, jedoch festgestellt, dass die Migration zu SAP S/4HANA weitaus mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Der Begriff „Migration“ unterschätzt bei weitem das Ausmaß und den Umfang der mit der Einführung von SAP S/4HANA verbundenen Veränderungen. Hier geht es nicht um eine einfache Verlagerung Ihrer bestehenden Daten und Prozesse von einem Standort zum anderen. Es ist eher so, als würden Sie versuchen, von dem Haus, in dem Sie die letzten 20 Jahre gelebt haben, in eine modernere Stadtwohnung umzuziehen.
Wolfgang Platz – Gründer & Strategievorstand, Tricentis
In Anbetracht der oben genannten Punkte und unter der Annahme, dass Sie die beste ERP-Lösung für Ihr Unternehmen gefunden haben, ist es sinnvoll, den Migrationsprozess so schnell und früh wie möglich zu beginnen. Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um die Umstellung auf S/4HANA abzuschließen, sondern Sie können durch einen frühzeitigen Beginn des Prozesses auch Geld sparen. Denn die Implementierungskosten werden wahrscheinlich steigen, je näher der Termin 2025 rückt.
3. Haben Sie Ihre Altdaten in Vorbereitung auf die Migration zu SAP S/4HANA archiviert?
Wenn man die Größe der Aufgabe bedenkt, vor der die internen IT-Teams stehen, kann sich die Suche nach effektiven Methoden zur Beschleunigung des Migrationsprozesses als entscheidend erweisen. Daher ist der vielleicht sinnvollste Schritt, den ein Unternehmen im Vorfeld der Umstellung unternehmen kann, die Archivierung des benutzerdefinierten Codes von ERP-Altanwendungen. Studien haben gezeigt, dass der größte Teil des ABAP-Codes kundenspezifischer Code ist, der in der Regel nach seiner Erstellung ungenutzt bleibt. Die Migration auf SAP S/4HANA bietet eine gute Gelegenheit, Ihr ERP-System einmal einem Frühjahrsputz zu unterziehen. Wer diese Aufgabe im Vorfeld der Migration erledigt, profitiert von einem geringeren Migrationsvolumen und damit auch von einem geringeren finanziellen und zeitlichen Aufwand. Eine echte Win-Win-Situation!
4 Sollten Sie auf ein cloud-basiertes EDI-Konzept umsteigen oder sind ältere EDI-Systeme weiterhin kompatibel?
Mit einer so umfassenden Umstellung, bei der sich die Quelle der EDI-Daten (damit also Ihr ERP-System) ändert, sind immer Risiken verbunden. Angesichts des Umfangs der Arbeiten, die mit der Migration auf SAP S/4HANA verbunden sind, wird Ihre EDI-Lösung zwangsläufig in irgendeinem Stadium des Prozesses betroffen sein. Deshalb ist es sinnvoll, dies als Chance zu nutzen und auf eine zukunftssichere EDI-Lösung zu wechseln. Darüber hinaus sind dank der modernen Funktionen von S/4HANA einige ältere EDI-Lösungen möglicherweise einfach nicht mehr kompatibel.
Lese-Tipp
In diesem Whitepaper, in dem die Vorteile von On-Premise- und cloud-basierten EDI-Lösungen verglichen werden, wird detailliert dargelegt, dass cloud-basiertes EDI zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, Skalierbarkeit und kalkulierbare Preise bietet.
Bemerkenswert ist, dass die Multi-Tenant-Cloud-Option von SAP S/4HANA zwar (wie im obigen Diagramm dargestellt) nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bietet, es den Nutzern dieses Systems aber dennoch möglich ist, eine externe EDI-Lösung in ihre ERP-Landschaft zu integrieren. Das bedeutet letztlich, dass alle Nutzer von S/4HANA die Möglichkeit haben, zusätzlich zu den neuen Funktionen von S/4HANA von einer effizienteren EDI-Lösung zu profitieren. Und das unabhängig davon, für welches System sie sich entscheiden.
5. Welchen cloud-basierten EDI-Ansatz sollten Sie wählen?
Die Auswahl des richtigen EDI-Partners kann aufgrund der Vielzahl von cloud-basierten EDI-Anbietern ein komplizierter Prozess sein, wenn Sie nicht wissen, worauf Sie achten sollen. Doch genau wie die Entscheidung für ein ERP-Upgrade auf S/4HANA ist auch die Wahl der richtigen EDI-Lösung für Ihr Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunftssicherheit.
Der naheliegendste Kandidat für eine cloud-basierte EDI-Plattform für Unternehmen, die auf S/4HANA umsteigen wollen, ist die SAP Cloud Platform Integration (oder kurz SAP Cloud PI). Allerdings handelt es sich bei der SAP Cloud PI um eine Lösung, die nicht verwaltet wird. Das bedeutet, dass alles von Ihren internen Ressourcen abhängig ist. Für Unternehmen, die über ein umfangreiches internes EDI-Know-how verfügen, könnte dies zwar die beste Lösung sein, doch für Unternehmen, die ihre Geschäftsdaten-Prozesse optimieren und ihre internen Ressourcen effizienter nutzen möchten, stellt eine gemanagte, cloud-basierte EDI-Lösung eine weitaus bessere Option dar.
Wie bereits erwähnt, ist einer der häufigsten Kritikpunkte an „postmodernen“ ERP-Konfigurationen, dass die verbesserte Flexibilität, die sie bieten, mit zusätzlicher Komplexität verbunden ist. Wenn es jedoch um die Implementierung einer gemanagten EDI-Lösung mit S/4HANA geht, unabhängig davon, ob sich Ihr Unternehmen für eine On-Premise-Lösung, eine Private Cloud oder eine Multi-Tenant-Cloud entscheidet, wird das Endergebnis eine erhebliche Reduzierung der Benutzerkomplexität und des notwendigen internen Aufwands bedeuten.
Wenn Sie mögliche Managed-EDI-Anbieter in Betracht ziehen, sollten Sie auf Folgendes achten:
- Ist der Anbieter konform mit der SAP Cloud PI? – Wenn Sie sich für die Private Cloud oder das Multi-Tenant-Cloud-System von S/4HANA entscheiden, müssen Sie einen EDI-Anbieter (zum Beispiel ecosio) auswählen, der mit SAP Cloud PI konform ist und eine Verbindung zu Ihrem neuen ERP-System herstellen kann. Im Gegensatz zu On-Premise-S/4HANA-Systemen, bei denen EDI-Verbindungen über jeden beliebigen Kanal (API, EPO Connector, SAP PI/PO, Business Connector, Local Converter usw.) eingerichtet werden können, muss die EDI-Integration bei Cloud-basierten S/4HANA-Systemen über SAP Cloud PI erfolgen.
Für Unternehmen, die sowohl On-Premise- als auch Cloud-Systeme betreiben, kann SAP Cloud PI als Schnittstelle genutzt werden, um alle Systeme mit dem EDI-Anbieter zu verbinden.
- Bietet der Anbieter eine 24/7-Überwachung an? – Der größte Vorteil eines gemanagten EDI-Services besteht zweifellos darin, dass er Ihnen die Verantwortung für das Monitoring ein- und ausgehender Daten abnimmt. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der eine effektive Überwachung rund um die Uhr anbietet, müssen Sie nicht mehr überprüfen, ob Nachrichten gesendet und empfangen wurden. Sie müssen auch nicht mehr kontrollieren, ob die Zertifikate erneuert wurden oder ob die korrekten E-Invoicing-Protokolle eingehalten werden.
- Wie umfassend ist der Support? – Leider lässt der von EDI-Anbietern angebotene Support oft zu wünschen übrig. Wenn Sie sich vorab nach den spezifischen Bedingungen für den Support erkundigen, können Sie frustrierende und potenziell kostspielige Situationen vermeiden, sofern später irgendwann Probleme auftreten sollten.
- Wie einfach ist das Onboarding von Partnern? – Die Lösung hierbei ist die Auswahl eines Anbieters, der den Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende betreut. Mit einem dedizierten Projektmanager wird das Partner-Onboarding zu einem einfachen und reibungslosen Prozess. Die Wahl eines Anbieters, der WebEDI anbietet, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Denn nur so können Sie auch Partner anbinden, die nicht über EDI-Systeme verfügen.
- Werden kontinuierliche Updates durchgeführt? – Um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, ist es ratsam, einen EDI-Anbieter zu wählen, der sich zur Implementierung fortlaufender Updates verpflichtet. Nicht jeder gemanagte EDI-Anbieter bietet beispielsweise Zugang zu Peppol, was sich bei E-Rechnungen katastrophal auswirken kann.
- Gibt es Preiserhöhungen? – Auch hier kommt es darauf an, dass Sie nicht nur Ihren aktuellen, sondern auch Ihren künftigen Bedarf im Auge behalten. Viele Verträge enthalten starke Preiserhöhungen, wenn Ihre EDI-Nutzung einen bestimmten Punkt überschreitet, was sich als sehr kostspielig erweisen kann.
Zusammenfassung
Das Jahr 2025 liegt nicht mehr in weiter Ferne und der Weg zu S/4HANA ist weit. Daher ist es ratsam, sich entsprechend vorzubereiten. Bedenkt man den Umfang der Aufgabe, die auf die Teams zukommt, die für die Koordinierung einer Migration zu S/4HANA verantwortlich sind, ist es sinnvoll, dass die Entscheidungsträger sich bereits jetzt überlegen, wie ihr optimales ERP aussehen sollte. Bei Bedarf können sie andere Prozesse aktualisieren oder auslagern. Wer sich mit den oben genannten Fragen auseinandersetzt und sich die Mühe macht, die für ihn besten Lösungen zu finden und zu implementieren, kann hoffentlich sicherstellen, dass das Jahr 2025 weniger düster erscheint. Dann ist es vielmehr der Beginn einer neuen, effizienteren Ära für das Unternehmen.
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