Bis 2027 müssen Unternehmen von ihrem alten SAP System zum neuen und verbesserten System S/4HANA wechseln. Ab diesem Zeitpunkt werden ältere Systeme nicht mehr von SAP unterstützt. Obwohl 2027 noch einige Jahre entfernt ist, sollte der Aufwand, der mit der Migration verbunden ist, keinesfalls unterschätzt werden. Zudem bieten diese kommenden Jahre auch die einmalige Gelegenheit, andere wichtige Geschäftsprozesse, wie den elektronischen Datenaustausch (EDI), zu aktualisieren. Ziel sollte es sein, das eigene Unternehmen in die bestmögliche Ausgangslage für das Jahr 2027 zu bringen.
In diesem Artikel widmen wir uns den 5 wichtigsten Punkten, die Unternehmen berücksichtigen müssen, bevor mit der Umstellung auf SAP S/4HANA begonnen werden sollte.
1. „Welche Betriebsart von S/4HANA eignet sich am besten für mein Unternehmen?“
Zweifellos bringt SAP mit S/4HANA große Verbesserungen gegenüber seinen Vorgängern mit sich. Die bedeutendsten Vorteile sind:
- Einfachheit – Das Datenmodell der SAP Business Suite wurde im Zuge der Einführung der In-Memory-Plattform von SAP HANA erheblich vereinfacht. Dabei konnte SAP mehrere Tabellentypen entfernen oder deren Anzahl reduzieren, wodurch das neue System nicht nur weniger Speicherplatz in Anspruch nehmen, sondern auch performanter laufen wird.
- Benutzerfreundlichkeit – Dank der eben genannten Vereinfachungen, profitieren S/4HANA Benutzer auch von einer verbesserten Benutzeroberfläche, die auf SAP Fiori Apps basiert.
- Zukunftssicher – Bisher mussten neue Funktionen manuell von internen Spezialisten eingespielt werden. In der SAP S/4HANA Cloud gibt es nun vierteljährliche Updates, wodurch auch bei fehlenden internen Ressourcen, Systeme auf dem neuesten Stand betrieben werden.
Unternehmen können aus vier unterschiedlichen Möglichkeiten wählen, SAP S/4HANA zu betreiben: selbst gemanagt und on-premise, mit einem Hosting Partner, in einer private Managed Cloud oder in der SAP Cloud. Die folgende Abbildung gibt einen Überblick der verschiedenen Optionen:
Die verschiedenen Betriebsoptionen für SAP S/4HANA
Cloud ERP kann auf zwei unterschiedliche Arten betrieben werden.
SAP S/4HANA Public Cloud
Mit der klassischen SaaS Lösung in einer Public Cloud, teilen sich mehrere Unternehmen eine SAP Instanz. Daraus ergibt sich, dass das genutzte System nicht mit benutzerdefinierten Erweiterungen angepasst werden kann. Möchte man dennoch spezielle Erweiterungen vornehmen, so kann Drittsoftware über vordefinierte APIs eingebunden werden. Für die Integration der Dritt-Software kommt die SAP Cloud Platform zur Anwendung.
SAP S/4HANA Private Cloud (auch Single Tenant Edition genannt)
Möchte ein Unternehmen jedoch benutzerdefinierte Änderungen am System vornehmen lassen, kann dies mit der zweiten Option für SAP Cloud ERP erreicht werden – der SAP S/4HANA Private Cloud. Bei dieser Option wird eine eigene Instanz in einer Private Cloud von SAP für das Unternehmen gehostet.
Neben den zwei Cloudoptionen gibt es auch die bereits aus der ECC 6.0-Welt bekannten Optionen einer Private Managed Cloud, eines bei einem Partner gehosteten Systems sowie der selbst gehosteten Variante.
Vor allem bei den cloudbasierten-Varianten sollte stets bedacht werden, dass jedes Unternehmen eigene spezielle Bedürfnisse und Anforderungen hat, wodurch eine „Out-of-the-Box“-Lösung oft nicht effektiv genutzt werden kann. Mittlerweile setzen viele Firmen auf sogenanntes „Postmodern ERP“. In das SAP Kern-System (bei SAP auch der „Digital Core“ genannt) können maßgeschneiderte Drittanwendungen integriert werden, um die vorhandenen Funktionen zu verbessern oder zu ersetzen. Auch wenn somit mehr Ressourcen in die Pflege und Instandhaltung des ERP-Systems investiert werden müssen, genießen Unternehmen sämtliche Vorteile einer zukunftssicheren ERP-Umgebung.
Unabhängig davon, welches System ein Unternehmen momentan im Einsatz hat, ist die Migration zu SAP S/4HANA weniger ein Upgrade auf Knopfdruck als vielmehr ein vollständiges Projekt. Bevor mit der Umsetzung dieses Projekts begonnen wird, sollte sich ein Unternehmen generell Gedanken über die gewünschte Systemlandschaft machen. Da die Migration zu S/4HANA ressourcenintensiv ist, sollte auch die Chance genutzt werden, auf ein System zu wechseln, das die Anforderungen des Unternehmens bestmöglich abdeckt.
2. „Wann sollte ich mit der Umstellung beginnen?“
SAP schätzt die Dauer der Umstellung von einem SAP Produkt auf SAP S/4HANA auf etwa 12 bis 18 Monate. Laut einer Studie von Gartner berichten Unternehmen, die bereits mit der Umstellung begonnen haben, dass die Migration viel länger dauern kann. Dabei nehmen einige wichtige Schritte bereits so viel Zeit in Anspruch wie die gesamte von SAP geschätzte Umsetzungsdauer.
Sobald Unternehmen die passende Betriebsoption für das ERP-System gewählt haben, macht es Sinn, so bald als möglich mit der Migration zu beginnen. Je früher mit der Umstellung gestartet wird, desto mehr Implementierungskosten können gespart werden, da zu erwarten ist, dass die Kosten hierfür bis 2027 steigen werden. Ein Grund dafür ist nicht zuletzt die notorische Knappheit im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden Berater-Ressourcen.
3. “Kann ich ungenutzten Programmcode aus meinem System entfernen?“
Da die Aufgaben, die auf IT-Teams zukommen, sehr ressourcenintensiv sein werden, sollten Methoden zur Beschleunigung des Migrationsprozesses entwickelt werden. Ein entscheidender Schritt hierbei ist die Archivierung oder Entfernung von altem benutzerdefiniertem und ungenutztem Programmcode aus dem ERP-System. Studien haben gezeigt, dass ein Großteil des ABAP-Codes kundenspezifisch ist, wobei ein großer Teil davon gar nicht mehr zum Einsatz kommt. Nachdem unnötiger Programmcode aus dem aktuellen System entfernt wurde, sinkt auch das Migrationsvolumen und die damit verbundenen finanziellen und zeitlichen Aufwände.
4. „Sollte ich zu einer cloud-basierten EDI-Lösung wechseln, oder bleiben ältere EDI-Systeme kompatibel?“
EDI-Lösungen beziehen ihre Daten aus dem verbundenen ERP-System, weshalb die Umstellung des aktuell genutzten Systems auf SAP S/4HANA unweigerlich Risiken für die eingesetzte EDI-Lösung birgt. In der Migration liegen aber nicht nur Risiken, sondern auch Chancen. So kann eine Migration auch dazu genutzt werden um gleichzeitig mit der Einführung von S/4HANA zu einer zukunftssichereren cloudbasierten EDI-Lösung zu wechseln. Generell kann auch nicht ausgeschlossen werden, dass ältere EDI-Systeme mit den Funktionen von SAP S/4HANA inkompatibel sind. Die betrifft insbesondere lokale EDI-Konverter-Lösungen.
Wie bereits in unserem White Paper vorgestellt, bieten cloud-basierten Managed EDI-Lösungen einige signifikante Vorteile im Vergleich zu lokalen EDI-Lösungen. Beispielsweise profitieren Unternehmen von hoher Flexibilität, Skalierbarkeit und kalkulierbaren Kosten. Im Unterschied zu einer lokalen EDI-Lösung veraltet eine Cloud-Lösung auch nicht, da diese laufend weiterentwickelt wird.
Vor allem für die Anwender der S/4HANA Cloud-Lösung kommt nur die Verwendung einer cloudbasierten EDI-Lösung in Frage, da keine lokale SAP-Installation existiert, an welche an lokaler EDI-Konverter angebunden werden könnte.
Egal welche der möglichen S/4HANA Bereitstellungsoptionen genutzt wird – die Anbindung und Nutzung von EDI ist bei allen Optionen gleichermaßen möglich.
5. „Wie finde ich die richtige cloud-basierte EDI-Lösung für mein Unternehmen?“
Aufgrund der großen Anzahl an EDI-Anbietern am Markt, kann es schwierig sein, sich für den richtigen Partner zu entscheiden – vor allem wenn man nicht weiß, auf welche Faktoren bei der Wahl geachtet werden müssen. Dabei sollte diese Entscheidung nicht leichtfertig getroffen werden, da die Wahl des EDI-Partners ein wichtiger Schritt für die Zukunftssicherheit des Unternehmens ist.
Die naheliegendste Lösung ist die Wahl der SAP Cloud Platform Integration (SAP Cloud PI). Allerdings wird SAP Cloud Platform Integration von SAP nur bereitgestellt, aber nicht aktiv für Sie verwaltet. Das bedeutet, dass Unternehmen hierfür interne Ressourcen bereitstellen müssen. Verfügt ein Unternehmen über umfangreiches EDI-Wissen, kann diese Lösung durchaus praktikabel sein. Ansonsten sollte eine verwaltete, cloud-basierte EDI-Lösung gewählt werden, die dabei unterstützt, Geschäftsprozesse und interne Ressourcen zu optimieren.
Wie bereits angesprochen, bringen postmoderne ERP-Systeme mehr Flexibilität aber auch Komplexität ins Unternehmen. Wenn jedoch eine verwaltete EDI-Lösung mit S/4HANA implementiert wird, führt dies zu einer deutlichen Reduzierung der Komplexität und der benötigten internen Ressourcen.
Bei der Wahl des passenden EDI-Partners sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Ist der Anbieter kompatibel mit der SAP Cloud? – Nutzt ein Unternehmen SAP S/4HANA Cloud ERP, muss ein EDI-Anbieter gewählt werden, der mit SAP Cloud PIattform kompatibel ist (wie beispielsweise ecosio). Während bei lokalen S/4HANA Installationen die Verbindung zum EDI-Anbieter über einen beliebigen Kanal erstellt werden kann (z. B. API, EPO Connector, File-Schnittstelle, etc.), muss bei der Nutzung von Cloud ERP die Verbindung über SAP Cloud Plattform erfolgen.
Für Unternehmen, die S/4HANA on-premise, als auch in SAP Cloud ERP nutzen, dient die SAP Cloud PIattform als Gateway, um das ERP-System mit Anbietern von Drittsoftware, wie beispielsweise einem EDI-Anbieter, zu verbinden. - Besteht durchgehendes Monitoring? – Einer der wichtigsten Vorteile bei der Partnerschaft mit einem EDI-Dienstleister ist die durchgehende Überwachung aller eingehenden und ausgehenden Nachrichten. Durch laufendes Monitoring durch den Anbieter, können Unternehmen sich darauf verlassen, dass sämtliche Nachrichten versendet, Zertifikate erneuert und die korrekten e-Rechnungsprotokolle eingesetzt werden.
- Wie umfassend ist der Support? – Verschiedene EDI-Dienstleister bieten unterschiedliche Services in ihrem Support an. Unternehmen sollten sich daher im Vorhinein erkundigen, wie der Support des Anbieters aussieht, um kostspielige Situationen in der Zukunft zu vermeiden.
- Wie einfach ist das Onboarding von Partnern? – Hierbei sollte ein EDI-Dienstleister gewählt werden, der den gesamten Onboarding-Prozess übernimmt. Bietet der Dienstleister Web-EDI an, können auch Verbindungen zu Partnern hergestellt werden, die selbst nicht EDI-fähig sind.
- Werden Updates eingespielt? – Um Unternehmen zukunftssicher zu gestalten, sollte ein EDI-Dienstleister in Betracht gezogen werden, der die EDI-Lösung fortlaufend mit Updates versorgt. Beispielsweise bietet nicht jeder Anbieter Zugriff auf Peppol, was bei der elektronischen Rechnungsstellung zu Problemen führen kann.
- Gibt es versteckte Kosten? – Anforderungen an die genutzte EDI-Lösung sind aller Wahrscheinlichkeit nach nicht konstant. Deswegen sollte überprüft werden, wie das Preismodell des Dienstleisters aussieht, um nicht von hohen Rechnungsbeträgen überrascht zu werden, wenn das EDI-Aufkommen einmal höher ausgefallen sein sollte.
Zusammenfassung
Obwohl es scheint, als wäre bis 2027 noch genug Zeit für die Umstellung auf SAP S/4HANA, sollte dieses Projekt jedoch keinesfalls zu spät angegangen werden. Wie wir in diesem Artikel beschrieben haben, müssen Unternehmen vor der Umstellung etliche Nachforschungen und Vorkehrungen treffen, um die Systemlandschaft zukunftssicher zu gestalten. Zudem sollte diese Zeit genutzt werden, um sich Gedanken über die momentan eingesetzten Systeme und Prozesse zu machen. Vermutlich können auch andere Stellen von Erneuerungen und Verbesserungen profitieren.
Wir bieten viele interessante Artikel rund um EDI und SAP. Wie Sie beispielsweise e-Rechnungen mit dem SAP eDocument Framework austauschen, lesen Sie in unserem Beitrag Austausch von elektronischen Rechnungen – SAP eDocument“. Oder möchte Sie Einträge in bereits vorhanden SAP-Tabellen hinzufügen? Darüber lesen Sie in diesem How-to. Wie Sie die installierte SAP-Version herausfinden, stellen wir Ihnen in unserem Artikel “ Welche SAP ERP-Version oder SAP S/4HANA-Version verwende ich?“.
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Weitere Informationen über die B2B-Integrationslösung von ecosio und wie Sie diese für Ihr Unternehmen nutzen können finden Sie auf unserer Integration Hub Seite.
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