In diesem Artikel gehen wird darauf ein, wie man mit dem SAP eDocument Framework elektronische Rechnungen realisieren kann und welche kostengünstigeren Alternativen es gibt.
Die Entwicklung der e-Rechnung
Vor einiger Zeit war es noch gang und gäbe, Papierrechnungen per Post oder Fax zu versenden. Mittlerweile werden Rechnungen zumeist digital erstellt und übermittelt, beispielsweise als PDF-Dokumente die per E-Mail versendet werden.
Im Zuge der Digitalisierung steigt das Bedürfnis nach Automatisierung von bestehenden Prozessen zunehmend an. Aus diesem Grund und auch aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen wechseln Unternehmen vermehrt zu e-Rechnungen, die automatisiert erstellt, versendet und bearbeitet werden können. Die Rechnungsübermittlung erfolgt dabei vollautomatisch mithilfe eines strukturierten Austauschformats (z. B. XML) zwischen den IT-Systemen der beteiligten Unternehmen – ganz ohne menschliche Interaktion. Dieser Prozess spart nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit, die eine manuelle Eingabe herkömmlicherweise mit sich bringt.
Auch staatliche Einrichtungen setzen vermehrt auf e-Rechnungen, die in einem bestimmten verarbeitbaren Format erstellt werden müssen. Begonnen hat dies vor allem im lateinamerikanischen Raum, um Steuerbetrug zu bekämpfen. Da sich der Einsatz der Regelungen bewährt hat und Behörden effektiver agieren lässt, setzen mittlerweile auch europäische Länder ähnliche Richtlinien ein.
Bereits in früheren Artikeln haben wir über die EU-Richtlinie 2014/55/EU berichtet, die öffentliche Auftraggeber in Europa dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Daraus ist beispielsweise die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) XRechnung entstanden. Die italienische Regierung ist am 1. Januar 2019 noch einen Schritt weiter gegangen, indem sie alle Unternehmen in Italien zur Rechnungsstellung über das SDI-System (Sistema di Interscambio) verpflichtet. Ebenso gibt es in Spanien schon erste Anzeichen dafür, dass die dortigen B2G e-Rechnungsrichtlinien auf den B2B-Bereich ausgeweitet werden.
E-Rechnungen im Einsatz
Unternehmen stehen also vor der Herausforderung, dass verschiedene Gesetze zum Versand und zum Empfang von Rechnungen in den IT-Systemen umgesetzt werden müssen. Dabei kommen je nach Land unterschiedliche Rechnungsformate zum Einsatz und es werden unterschiedliche Übermittlungskanäle für e-Rechnungen gefordert. Vor allem staatliche Institutionen setzen bei der Rechnungsübermittlung oft auf Web Service-basierte Ansätze – siehe beispielsweise die Übermittlung von ebInterface-Rechnungen in Österreich.
Eine weitere Herausforderung ist die laufende Überwachung von e-Rechnungsprozessen: Wurden Rechnungen korrekt erstellt und konvertiert? Hat der Auftraggeber die Rechnung erhalten? Fehlerhafte Rechnungen sind ein Grund zur Beanstandung durch den Rechnungsempfänger und ein willkommener Grund dafür, die Zahlung der Rechnung nicht sofort zu veranlassen.
Bei der Rechnungsabwicklung über zentrale staatliche Regulierungsbehörden (wie beispielsweise bei FatturaPA) erfolgt die Integritätsprüfung der Rechnungen bereits bei der Behörde. Ungültige Rechnungen werden nicht akzeptiert und gelangen so gar nicht erst zum Empfänger.
Unternehmen sollten sich jedoch in erster Linie auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und benötigen daher eine Strategie, die sie über lange Zeit sicher und effizient auf dem aktuellsten Stand der Rechnungsbestimmungen arbeiten lässt.
Wenn im Unternehmen als ERP-System ein SAP ERP zum Einsatz kommt, so kann ein Bestandteil dieser Strategie der Einsatz des SAP eDocument Framework in Verbindung mit dem SAP Application Interface Framework (AIF) sein. Auf dieses Framework gehen wir im Folgenden weiter ein.
SAP und e-Invoicing: Überblick über das eDocument Framework
Damit SAP seine Kunden im Bereich e-Invoicing besser unterstützen kann, wurde das eDocument Framework (auch SAP Document Compliance genannt) für SAP ECC und SAP S/4HANA entwickelt. Diese Lösung erleichtert es Unternehmen, die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in verschiedenen Ländern zu erfüllen.
Dokumente aus Logistik, Vertrieb und Rechnungswesen können mit dem eDocument Framework in gängige e-Rechnungsformate (z. B. XML-Dateien) umgewandelt werden. Um auf spezielle Anforderungen einzelner Länder eingehen zu können, kann das SAP Application Interface Framework (SAP AIF) genutzt werden, welches generierte eDocuments in das benötigte Zielformat, wie etwa die XRechnung für Deutschland oder InvoicePA für Italien, konvertiert. Um länderspezifische Anforderungen im AIF abbilden zu können, müssen „Packaged Solutions“ eingespielt werden. Diese setzen auf dem AIF auf und realisieren unterschiedliche Anforderungen – zB für FatturaPA in Italien. Bei FatturaPA sind diese Hinweise beispielsweise getrennt in „Global AIF Settings & BC Sets“ und „Italy-specific AIF Settings und BC Sets“ einzuspielen.
Um der Buchhaltung einen Überblick über alle eDocuments zu geben, bietet SAP das eDocument Cockpit (EDOC_COCKPIT).
Elektronische Rechnungen mit SAP in gängige Formate konvertieren zu können, ist eine große Erleichterung für Unternehmen und der erste Schritt zur Minimierung des Aufwands, der mit der Ausstellungspflicht von e-Rechnungen entstehen kann. Die Erstellung oder Verarbeitung einer korrekten Rechnung ist jedoch nur eine Herausforderung.
Die zweite Herausforderung besteht in der korrekten Übermittlung von Rechnungsdaten vom Sender an den Empfänger. Bei staatlich vorgeschriebenen e-Rechnungsverfahren wie InvoicePA in Italien, muss der Austausch zusätzlich über ein zentrales Service erfolgen.
Elektronischer Datenaustausch mit SAP
Das eDocument Framework allein erlaubt es noch nicht, e-Rechnungen über bestimmte Services wie Peppol zu versenden. Um eDocuments in das gewünschte Zielformat konvertieren und anschließend übermitteln zu können, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten:
1) eDocuments mit AIF konvertieren und über die SAP Cloud Platform versenden
Das SAP Application Interface Framework (AIF) ist ein SAP-Modul um eDocuments in länderspezifische Formate, wie beispielsweise die XRechnung, umzuwandeln. Für die Übermittlung der erstellten Rechnungsdaten kann die SAP Cloud Platform verwendet werden, von welcher aus die Rechnungen an den Empfänger weitergeleitet werden.
Die SAP Cloud Platform Integration (CPI) ist eine Kommunikationsplattform, mit der Daten aus dem SAP ERP oder S/4HANA mit anderen Systemen ausgetauscht werden können. Dabei werden Web Services verwendet, um Dokumente und Meldungen an externe Systeme zu senden und von diesen zu empfangen. Um CPI nutzen zu können, ist ein Abonnement des Service erforderlich.
2) eDocuments mit AIF konvertieren und über einen Dienstleister versenden
Nachdem e-Rechnungen anhand des AIF in das gewünschte Zielformat umgewandelt wurden, können diese auch mithilfe eines Dienstleisters versendet werden.
Um dies bewerkstelligen zu können, wird eine Middleware benötigt, die das SAP-System des Kunden mit der Software des Dienstleisters verknüpft. Eine leichtgewichtige und schlanke Middleware ist beispielsweise der EPO Connector. Wenn eine andere SAP Middleware wie SAP PI oder SAP PO vorhanden ist, kann auch diese für die Anbindung an den Dienstleister eingesetzt werden. Die folgende Abbildung zeigt das dabei zur Anwendung kommende Prinzip.
Konvertierung einer e-Rechnung mittels AIF und Versand über einen Dienstleister
Übrigens: Am 31.12.2020 läuft die Standardwartung der SAP Process Integration und Orchestration (SAP PI & SAP PO) Releases 7.31 und 7.40 aus. Der aktuelle Release 7.50 wird damit obligatorisch, was vor allem für Nutzer des Seeburger PI Adapters Handlungsbedarf bedeutet, dessen reguläre Wartung Ende 2021 ausläuft. Der Adapter ermöglichte EDI-Konverterfunktionen, die Nutzung verschiedener Protokolle (wie AS2, SFTP etc.) und Message Splitting. Durch das Wartungsende werden nun kritische B2B-Funktionalitäten (Routing und Mapping) nicht mehr möglich sein. Welche Alternative zum Seeburger PI Adapter eignet sich nun am besten? Dieser Artikel zeigt die besten Möglichkeiten.
Sobald eine Rechnung im System des Dienstleisters eintrifft, werden die benötigten Daten zur Zustellung der Rechnung ausgelesen, um anschließend die e-Rechnung an den Empfänger schicken zu können. Im Falle von XRechnungen werden die Dokumente an den Peppol Access Point des Empfängers, wie beispielsweise eine deutsche Behörde, zugestellt. Aber auch der Empfang von Daten, wie z. B. eine Bestellung über Peppol, ist auf diesem Wege möglich.
Wird nur das AIF in Verbindung mit dem EDOC_COCKPIT verwendet, so werden die Rechnungen lediglich auf dem Applikationsserver abgelegt und müssen von diesem händisch heruntergeladen und versandt werden.
Bei der Lösung in Verbindung mit dem EPO Connector erfolgt der Versand und der Empfang der Rechnungen sowie die Übernahme der Rechnungsdaten in und aus dem SAP vollautomatisch und ohne manuelle Interaktion. Damit lässt sich eine vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses realisieren.
3) eDocuments mithilfe eines Dienstleisters konvertieren und versenden
SAP AIF ist Teil der SAP Business Suite oder S/4HANA und bei modernen SAP-Releases standardmäßig dabei. Für den Einsatz der „SAP Document Compliance, On-Premise Edition“ benötigt man jedoch eine separate Lizenz. Je nach Größe und Anforderungen eines Unternehmens sollte in Erwägung gezogen werden, auch die Konvertierung der eDocuments in andere Formate einem Dienstleister zu überlassen. Vor allem wenn bereits ein Dienstleister an das SAP ERP angeschlossen ist, lässt sich der benötigte Prozess schnell und unkompliziert umsetzen. Das folgende Beispiel zeigt eine Integration von SAP eDocument in Verbindung mit dem EPO Connector.
Konvertierung einer e-Rechnung mittels AIF und Versand über einen Dienstleister
Dabei werden eDocuments über den EPO Connector an den Dienstleister versendet, welcher dann automatisch das erforderliche Rechnungsformat ermittelt und – falls notwendig – das Dokument entsprechend umwandelt. Anschließend wird es wie im vorherigen Punkt beschrieben, an den Empfänger übermittelt.
4) e-Rechnungen mithilfe des EPO Connectors konvertieren und über einen Dienstleister versenden
Unternehmen können auch gänzlich auf das eDocument Framework verzichten. Die Konvertierung der SAP-Daten in ein anderes Format, wie z. B. InvoicePA, erfolgt dabei mittels EPO Connector. Die Rechnungsdaten werden direkt aus dem SAP ERP an den EPO Connector übermittelt. Die EPO-Middleware übernimmt die Umwandlung der Rechnung in das erforderliche Format und leitet das finale Dokument an den Dienstleister weiter. Dieser kümmert sich um die richtige Adressierung und Zustellung der e-Rechnung, wie beispielsweise über die spanische Plattform FACe.
Die folgende Abbildung zeigt das dabei zur Anwendung kommende Prinzip.
Konvertierung einer e-Rechnung mittels AIF und Versand über einen Dienstleister
Der wesentliche Vorteil bei diesem Ansatz ist die finanzielle Ersparnis durch den Einsatz der günstigen und leichtgewichtigen EPO Connector-Lösung.
Bei einem Einsatz der AIF-Lösung müssen sehr viele SAP-Hinweise eingespielt werden, welche eine Vielzahl an weiteren manuellen Anpassungen benötigen. Bei SAP-Beratern welche auf Time & Material-Basis arbeiten, kann das schnell sehr teuer werden.
Bei der Lösung mit dem EPO Connector in Verbindung mit ecosio entfallen teure Time & Material-Kosten und das Unternehmen kann mit planbaren Fixkosten arbeiten. Die finale e-Rechnungslösung wird schlüsselfertig übergeben und der Austausch von elektronischen Rechnungen kann vollautomatisch erfolgen.
Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz eines Dienstleisters
Der Dienstleister kümmert sich nicht nur um die Konvertierung und Übermittlung von e-Rechnungen: Die Überwachung der laufenden Prozesse ist ein zentraler Bestandteil des Services, denn nur so können Rechnungen, die nicht dem geforderten Standard entsprechen, sofort korrigiert werden. Zudem werden umgewandelte Rechnungen validiert, bevor sie versendet werden, um sicher zu stellen, dass dem Empfänger kein Grund zur Beeinspruchung der Rechnung gegeben wird.
Wie eingangs erwähnt, ist das Thema e-Invoicing durch sich ändernde gesetzliche Anforderungen von einem stetigen Wandel betroffen. Unternehmen, die einen Dienstleister beauftragen, können sich darauf verlassen, dass das System auf dem neuesten Stand arbeitet. Sofern neue Anforderungen von Seiten des Gesetzgebers erlassen werden, werden diese vom Dienstleister umgesetzt und das Unternehmen kann die geänderte Lösung vollumfänglich nutzen. Damit entsteht kein zusätzlicher Implementierungs- und Umsetzungsaufwand für das Unternehmen.
Zusammenfassung
SAP bietet mit dem eDocument Framework eine gute Basis, um e-Rechnungen in gängige Formate umzuwandeln. Mit Hilfe von weiteren SAP Add-Ons können die Rechnungen anschließend auch an die Empfänger übermittelt werden.
Der EPO Connector in Verbindung mit einem zentralen Dienstleister wie ecosio stellt eine einfach umzusetzende und kostengünstige Alternative dar. Damit lassen sich aktuelle und zukünftige e-Rechnungsanforderungen einfach und schnell umsetzen.
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