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Wie setze ich EDI mit SAP PI und SAP PO um?

In diesem Artikel stellen wir drei Möglichkeiten vor, wie Unternehmen mit SAP PI bzw. SAP PO den elektronischen Datenaustausch (EDI) und die damit verbundene Automatisierung des Nachrichtenaustausches entlang der Lieferkette umsetzen können: 

  1. EDI mit SAP PI bzw. SAP PO intern selbst verwalten
  2. Einen lokalen EDI-Konverter installieren und mit SAP PI bzw. SAP PO verbinden
  3. Auslagerung an einen spezialisierten Fully Managed EDI-Dienstleister

Wir zeigen Ihnen, welche EDI-Funktionalitäten Sie mit der jeweiligen Lösung im Unternehmen umsetzen können und mit welchen Fragen sich Entscheidungsträger bei der Auswahl der passenden Lösung helfen können.

EDI und B2B-Integration mit SAP PI bzw. SAP PO – was muss ich für eine Entscheidung wissen?

SAP Process Integration (SAP PI) ist eine umfangreiche Softwarekomponente, mit der der Datenaustausch zwischen dem SAP-System und internen sowie externe Systemen umgesetzt werden kann. Dazu verwendet SAP PI diverse Java-basierte Routing- und Integrationsmechanismen sowie verschiedenste Adapter, mit denen Transportprotokolle und Format-Konvertierungen umgesetzt werden können. 

SAP Process Orchestration (PO) ist eine, um Funktionalität im Bereich „Geschäftsprozess-Modellierung/-Implementierung“ erweiterte, SAP PI Installationsvariante (mit unterschiedlichem Lizenzmodell). Neben den klassischen SAP PI Fähigkeiten des Nachrichten Routings, Mappings sowie der Connectivity kommen bei PO also Teile im Bereich SAP Business Process Management und SAP Business Rules Management hinzu. 

Bezogen auf EDI sind die technischen Kernfunktionalitäten von SAP PI bzw. SAP PO nun: 

  • Connectivity
  • Mapping
  • Routing

Unter Connectivity bietet SAP PI eine Reihe von Adaptern an, über welche verschiedene Nachrichten-Transportprotokolle umgesetzt werden können. Darunter befinden sich auch viele Protokolle, welche für den elektronischen Nachrichtenaustausch mit externen Partnern notwendig sind, wie beispielsweise AS2, X.400, OFTP2, SFTP, RESTful Web Services, etc. Mit Mappings können Übersetzungen zwischen SAP-internen Formaten (z. B. IDoc) und externen EDI-Formaten wie EDIFACT, XML, ANSI ASC X.12 usw. realisiert werden. Mappings können dabei mit einem grafischen Editor, auf Basis von XSLT oder mit Hilfe eines JAVA-Programms umgesetzt werden. Das Routing steuert die Nachrichtenzustellung an verschiedene Empfänger auf Basis von Informationen in der Nachricht.

Alle drei gleich vorgestellten Lösungen bauen auf diesen Kernfunktionalitäten von SAP PI bzw. SAP PO auf, unterscheiden sich jedoch im Wesentlichen anhand folgender Faktoren im EDI-Betrieb bzw. anhand folgender Fragen, die sich der Entscheidungsträger stellen kann:

  • Wieviel interne EDI-Kapazität (d. h. Personal & EDI-Expertise) kann ich für Mapping, Routing, 24/7-Monitoring, Fehlerbehebung und Wartung der Verbindungen einsetzen? Möchte ich EDI vollständig intern verwalten oder meine internen Teams entlasten und EDI auslagern?
  • Welche technischen Voraussetzungen muss meine EDI-Lösung erfüllen? Welche Dokumenttypen, Protokolle, Formate und gesetzliche Bestimmungen in der elektronischen Rechnungslegung (z. B. XRechnung in Deutschland oder FatturaPA in Italien) benötige ich für mein B2B-Netzwerk?
  • Welche EDI-Möglichkeiten erfordert mein B2B-Netzwerk? Brauche ich Zugang zu Value-Added-Networks (VANs)? Möchte oder muss ich mich an das Peppol-Netzwerk anbinden? Habe ich Lieferanten ohne EDI-Fähigkeiten, die ich trotzdem an den automatisierten Nachrichtenaustausch anbinden möchte (mit Web EDI?)
  • Wie flexibel bzw. skalierbar möchte ich meine EDI-Lösung gestalten? Kann ich mich auf eine starre Umsetzung langfristig verlassen oder möchte ich in Bezug auf die technischen Voraussetzungen resilienter und zukunftssicher werden?

Wenn Sie auf alle diese Fragen die richtige Antwort für Ihr Unternehmen wissen, werden Sie auch die richtige Auswahl für Ihr Unternehmen treffen können. Die Fragen im Hinterkopf behaltend, sehen wir uns nun die drei technischen Ansätze für eine EDI-Umsetzung in SAP PI und SAP PO an.

1. EDI mit SAP PI bzw. SAP PO intern selbst verwalten

SAP PI bzw. SAP PO sind äußerst komplexe und umfangreiche Softwarekomponenten, die die vollständig intern durchgeführte Umsetzung einiger EDI-Funktionalitäten erlauben. Nach dem Punkt-zu-Punkt-Prinzip können von entsprechend qualifiziertem Personal automatisierte EDI-Verbindungen zu einzelnen Partnern hergestellt werden. 

Eine der wesentlichen Herausforderungen bei der Realisierung ist jedoch gerade die Komplexität der Software. Man bekommt hier nicht den sprichwörtlichen Hammer und Nagel in die Hand gelegt, sondern ein sehr umfangreiches Toolset. Für die selbstständige Konfiguration und den laufenden Betrieb von EDI-Verbindungen über SAP PI bzw. SAP PO sind deshalb hochqualifizierte Mitarbeiter mit entsprechender EDI-Expertise notwendig. Soll der reibungslose EDI-Betrieb 24/7 gewährleistet werden, müssen diese Mitarbeiter redundant verfügbar sein. 

Weiters werden unter Umständen nicht alle (später) erforderlichen EDI-Funktionalitäten unterstützt bzw. erfordern diese die Verwendung zusätzlicher Lösungen, wie Ihnen die Grafik zeigt:
SAP PI/PO im Inhouse-Betrieb
SAP PI/PO im Inhouse-Betrieb

Möchte EDI also intern rein mit SAP PI bzw. SAP PO implementiert werden, müssen Sie einerseits auf einige Funktionen verzichten (bzw. diese als Dritt-Lösung umsetzen), andererseits benötigen Sie hochqualifiziertes Personal, EDI-Know-how und freie Kapazitäten für:

  1. Mapping und Routing aller notwendigen Verbindungen
  2. laufende Wartung der Verbindungsparameter sowie regelmäßige Erneuerung der Zertifikate
  3. laufende Wartung von Mappingtabellen und brancheninternes Praxiswissen über die Umsetzung spezieller Formate (z. B. VDA) 
  4. laufende Koordination mit den B2B-Partnern und Beschaffung aller notwendigen Informationen (vor allem im Onboarding-Prozess)
  5. 24/7-Monitoring und Fehlerbehebung 

Eine wesentliche Einschränkung muss übrigens hinnehmen, wer nur mit SAP PI arbeiten möchte – damit sind nämlich lediglich Flat-File-Formate über SFTP/SOAP/REST/HTTP-Protokolle möglich. Wer “klassische” EDI-Formate (wie EDIFACT oder ANSI ASC X12) und -Protokolle (wie AS2 oder X.400) verwenden will, braucht zwingend entweder ein spezielles Paket von einem Dritthersteller oder das “B2B Add-on” von SAP – dieses ist jedoch nur mit der SAP PO Lizenz erhältlich (auch wenn ansonsten keine Funktionen von SAP PO benötigt werden). 

Nicht unerwähnt bleiben sollte auch das Thema der X.400-Kosten. Ist die Nachrichtenübermittlung in kostenpflichtige Drittnetzwerke erforderlich, können diese recht hoch ausfallen. Als einzelnes Unternehmen bekommt man aufgrund der in Relation geringen Datenmenge oft nur schlechte Konditionen bei den entsprechenden Anbietern.

Die vollständig interne Umsetzung von EDI mit SAP PI und SAP PO bietet Ihnen ein sehr hohes Maß an Funktionalität und Flexibilität. Die Konfiguration, Bedienung und Wartung erfordert aber auch den Einsatz von entsprechenden Ressourcen, welche bei der Total-cost-of-ownership-Betrachtung miteinbezogen werden müssen. Diese Kosten müssen auch beim Einsatz eines lokalen EDI-Konverters berücksichtigt werden, der von uns als nächstes vorgestellten Möglichkeit.

2. Einen lokalen EDI-Konverter installieren und mit SAP PI bzw. SAP PO verbinden

Eine weitere Möglichkeit ist die Anschaffung und der Betrieb eines lokalen EDI-Konverters, der mit SAP PI bzw. SAP PO verbunden wird. Dabei handelt es sich um eine lokal zu installierende Software, die Dokumente vom SAP internen IDoc-Format in das Partner-Format konvertiert und umgekehrt. 

Konverter-Lösungen sind individuell anpassbar, aber aufgrund einzeln fälliger Lizenzkosten für verschiedene Funktionalitäten, Formate und Upgrades in Kombination mit langfristig bindenden Wartungsverträgen potenziell kostenintensiv. So muss beispielsweise die Unterstützung für Protokolle wie X.400 oder Services wie VAN-Konnektivität extra zugekauft werden. 

Lokale Konverter-Lösungen müssen ebenso wie in der vorherigen Lösung (EDI selbstständig in SAP PI bzw. SAP PO umsetzen und betreiben) ebenfalls vollständig von internen Teams betrieben werden. Darunter fallen besonders zeitaufwändige Prozesse wie Mapping, Testing und 24/7-Monitoring. Das setzt wieder entsprechend geschulte Mitarbeiter voraus.
SAP PI/PO mit vorgelagertem lokalen EDI-Konverter
SAP PI/PO mit vorgelagertem lokalen EDI-Konverter

Zu bedenken ist auch die Tatsache, dass sowohl die Software selbst als auch die einzelnen Mappings altern. Sprich, im Laufe der Zeit werden neue Releases des Konverters veröffentlicht, bei denen nicht notwendigerweise ein Upgrade von der bestehenden Version und den bestehenden Mappings möglich ist. Die Folge sind entsprechende Migrationsprojekte, die unternehmensintern oder mit Hinzunahme eines externen Beratungsunternehmens realisiert werden müssen.

3. Auslagerung an einen spezialisierten Fully Managed EDI-Dienstleister

Fully Managed EDI ist eine cloud-basierte EDI-Lösung, bei der ein Unternehmen über eine einzige Verbindung an einen spezialisierten EDI-Dienstleister angebunden wird. Dieser übernimmt in der Folge alle EDI-Funktionen und -Prozesse, je nach Anforderungen Ihres Unternehmens. 

Nutzt Ihr Unternehmen SAP PI bzw. SAP PO, werden für eine erfolgreiche Anbindung an ecosio als Ihr EDI-Dienstleister lediglich die dafür speziell von SNAP Consulting geschaffene snap ecosio Bridge for SAP und deren schlüsselfertige Integrations-Flows in SAP PI bzw. SAP PO benötigt. 
Tiefe EDI-Integration in SAP mit snap ecosio Bridge for SAP und iFlow/ICO
Tiefe EDI-Integration in SAP mit snap ecosio Bridge for SAP und iFlow/ICO

Einerseits werden vom EDI-Dienstleister dann alle technischen gewünschten EDI-Voraussetzungen geschaffen und sichergestellt, wie beispielsweise das Routing über verschiedene Protokolle, VANs und Peppol oder die Konvertierung in alle gängigen und notwendigen Formate, einschließlich gesetzlicher Vorgaben im Bereich der e-Rechnung. Andererseits werden auch Betrieb, 24/7-Monitoring und das Onboarding bzw. die notwendige Partnerkommunikation im B2B-Netzwerk des Unternehmens vom Dienstleister übernommen. 

Die tiefe Integration der EDI-Funktionalitäten in das SAP-System ermöglicht Ihrem Fachbereich außerdem: 

  • Direkter Absprung zur originalen EDI-Nachricht bei eingehenden Nachrichten, direkt in SAP – ohne extra Login
  • Direkter Absprung zur erzeugten EDI-Nachricht bei ausgehenden Nachrichten – ohne extra Login
  • Nachverfolgung des EDI-Nachrichtenzustands direkt in SAP, indem bei gesendeten EDI-Nachrichten der IDoc-Status auf Status 40 oder 41 geändert wird – je nachdem ob der Empfänger die Nachricht erhalten hat oder nicht
  • Volltextsuche in allen Nachrichten und Dokumenten
  • Automatische Alerts/Benachrichtigung, wenn Nachrichten fehlerhaft sind oder nicht zugestellt werden konnten

Fällige Updates, die laufende Zertifizierung von Protokollen und neue SAP-Versionen (wie bspw. nun SAP S/4HANA) werden problemlos übernommen und unterstützt. Fully Managed EDI bietet Unternehmen die Möglichkeit, alle EDI-Funktionen in ihrem Unternehmen ohne Ablaufdatum zu nutzen und interne Teams ohne zusätzlichen Aufwand zu entlasten. 

Zusammenfassung

Sie kennen nun die drei möglichen technischen Ansätze für eine Umsetzung von EDI auf Basis von SAP PI bzw. SAP PO und wissen nach welchen Kriterien und Fragestellungen Sie die für Ihr Unternehmen passende auswählen. Im Wesentlichen gilt es die Frage zu beantworten, wieviel interne Kapazitäten Sie intern für die EDI-Umsetzung und den laufenden EDI-Betrieb haben. 

Die selbstständige EDI-Realisierung oder der Einsatz eines lokalen EDI-Konverters ermöglichen den rein intern durchgeführten Einsatz von EDI, erfordern jedoch ein hohes Maß an internem Aufwand, hochqualifiziertem Personal und EDI-Expertise. Außerdem müssen unter Umständen einige Funktionalitäten extern zugekauft werden. 

Die Auslagerung an einen Fully Managed EDI-Dienstleister bietet Ihnen auf Basis von SAP PI und SAP PO flexibel und frei skalierbar alle EDI-Funktionalitäten. Der gesamte Aufwand, von Mapping, Routing, 24/7-Monitoring und -Fehlerbehebung sowie Wartung der Verbindungen wird vom EDI-Dienstleister übernommen und ihre internen Teams vollständig von EDI-Belangen entlastet.

Sie haben noch Fragen zu EDI auf Basis von SAP PI bzw. SAP PO?

Sie haben noch Fragen zum Thema SAP PI bzw. SAP PO oder zum elektronischen Datenaustausch mit einem SAP ERP-System? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf – wir helfen Ihnen gerne weiter.

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