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VDA 4938 - der neue Standard für elektronische Rechnungen

Hintergrund zu VDA und elektronischen Rechnungen

Der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) gibt seit vielen Jahren erfolgreich Standards für Prozesse in der Automobilindustrie und den damit verbundenen Industrien heraus. Einen Überblick über die verschiedenen VDA-Standards haben wir bereits in einem früheren Beitrag zu VDA-Standards gegeben. Neben Standards für Logistikprozesse wie Lieferabrufe, Liefer-Feinabrufe, Lieferavis, etc. hat VDA auch Standards rund um die elektronische Rechnung veröffentlicht. Die zwei bekannten Standards sind VDA 4906 (Daten­fern­übertragung von Rechnungen) und VDA 4908 (Datenfernübertragung von Gutschriftsanzeigen). Beide Standards sind mittlerweile schon etwas in die Jahre gekommen. So wurde VDA 4906 im Mai 1993 verabschiedet und VDA 4908 im Mai 1996. Es wird nicht mehr empfohlen diese Standards weiter­zuverwenden, sondern stattdessen auf den neuen e-Rechnungsstandard VDA 4938 zu setzen.

VDA 4938 – ein Standard für elektronische Rechnungen

Um die aktuellen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen in der Automobilindustrie zu erfüllen, hat VDA den Standard VDA 4938 entwickelt. Das Ziel von VDA 4938 ist die ein­heitliche Gestaltung von elektronischen Rechnungen und Gutschriften, sodass diese auf elektronischem Wege mit Hilfe von EDI zwischen Unternehmen ausgetauscht werden können.

Der Standard VDA 4938 besteht aus vier verschiedenen Teilen, die im Folgenden aufgelistet sind.


Übersicht über die VDA 4938 Standardfamilie
Übersicht über die VDA 4938 Standardfamilie

Die einzelnen Dokumente sind unter den folgenden Links zu finden.

  • 4938 T1 – Prozessrahmenwerk für den Austausch elektronischer Abrechnungsdokumente unter Verwendung von EDIFACT ohne digitale Signatur

  • 4938 T2 – V 2.2 Global INVOIC Anwendungshandbuch

  • 4938 T3 – Einsatz elektronisches Abrechnungsverfahren mit kleinen und mittleren Unternehmen in der Automobilindustrie (inkl. Anhang)

  • 4938 T4 – Frachtrechnung

In Teil 1 wird das Prozessrahmenwerk für elektronische Rechnungen vor­gestellt. Dabei gibt es neben einer Verfahrensempfehlung auch technische Leitlinien, sowie Leitlinien für die Ein­bindung von Dienstleistern. Des Weiteren sind Mustervereinbarungen enthalten, sowie Checklisten für Anwender von VDA 4938.

Teil 2 enthält die eigentliche EDI-Definition, die sogenannte EDIFACT-Message-Implementation-Guideline – kurz MIG, auf Basis von EDIFACT INVOIC D07A.

Teil 3 enthält die Rechnungs­spezi­fikation, welche von auto-gration entwickelt wurde. auto-gration war ein von der EU gefördertes Projekt, mit dem Ziel KMUs bei der Teilnahme an globalen Supply-Chains in der Auto­mobilindustrie zu unterstützen. Ein Ergebnis des Projekts ist eine XML-Spezifikation für elektronische Rech­nungen, die nun der Teil 3 von VDA 4938 ist.

Teil 4 enthält die Vorgaben für die Abbildung von Frachtrechnungen auf Basis von EDIFACT INVOIC D13A.

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