Chat with us, powered by LiveChat
6 min Lesezeit

Vorteile der e-Rechnung nutzen

Der Anfang – Papierrechnung

Die meisten Rechnungen werden auch heute noch in Papierform ausgetauscht. Wie die folgende Abbildung zeigt, ist der
Versand von Papierrechnungen nicht nur im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch kritisch zu hinterfragen, sondern verursacht
auch auf Seiten des Senders und des Empfängers einen nicht zu unterschätzenden Aufwand.


Prozesse bei Papierrechnung
Prozesse bei Papierrechnung

Der Sender druckt die Rechnung aus, kuvertiert und frankiert sie, und verschickt sie anschließend mit der Post. Die
dabei anfallenden Kosten beschränken sich jedoch nicht nur auf das obligatorische Postporto. Vielmehr sind es die manuellen
Prozesse der Rechnungserstellung die sich in Personal- und Infrastrukturkosten niederschlagen, die den papierbasierten
Prozess teuer machen. Jeder der selbst einmal mehrere Rechnungen geschrieben hat, wird nachvollziehen können wie aufwändig
und wenig skalierbar die papierbasierte Rechnungslegung ist.

Interessanterweise vertrauen auch viele beim Rechnungsversand "blind" auf die Post, und gehen davon aus, dass die Rechnung
wohl beim Empfänger ankommen wird (was sie in den meisten Fällen auch tut). Eine Bestätigung des Erhalts der Rechnung
durch den Empfänger gibt es bei der klassischen Papierrechnung nur gegen Aufpreis.

Die folgende Aufstellung veranschaulicht die Kosten, die bei einem Papierrechnungslauf mit entsprechenden Bestätigungen
anfallen würden. Die Angaben beziehen sich auf den Rechnungsversand innerhalb Österreichs und wurden auf Basis der Informationen von
http://www.post.at erstellt.

0,62 EUR Basisentgelt.

Das Basisporto ist in jedem Fall zu bezahlen und entspricht den Kosten für den Transport vom Sender zum Empfänger.

2,20 EUR Einschreiben.

Das Einschreiben garantiert, dass die Sendung nur gegen Unterschrift an den jeweiligen Empfänger übergeben wird. Durch eine Registrierungsnummer ist der Weg der Sendung außerdem eindeutig nachvollziehbar.

2,10 EUR Rückschein.

Der Rückschein begleitet das Einschreiben bis zum Empfänger, wird von diesem unterschrieben und anschließend wieder an den Sender retourniert.

Dies ergibt in Summe 4,92 EUR an Gesamtkosten für eine versendete Rechnung.

Aufgrund dieser offensichtlich sehr hohen Kosten für eine einzelne Rechnung,
wird im Normalfall nur der Standardversand gewählt.

Einen Schritt weiter – PDF-Rechnung

Durch die gesetzliche Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der
verpflichtenden elektronischen Signatur, erfreut sich die PDF-Rechnung immer größerer Beliebtheit. Anstatt Papierrechnungen
zu versenden, werden PDF Dokumente per Email versendet, oder zum Download angeboten. Letztere Option kommt vor allem im
B2C Bereich zu Anwendung – zum Beispiel beim Download der Telekomrechnung.


Prozesse bei PDF-Rechnung
Prozesse bei PDF-Rechnung

Für den Sender reduziert sich der Aufwand auf die Generierung des PDFs (was zumeist automatisch aus dem IT-System heraus
geschieht) und den Versand (der auch zumeist automatisch erfolgt). Insofern also eine wesentliche Verbesserung im Vergleich
zur Papierrechnung.

Problematischer gestaltet sich das Ganze jedoch auf der Empfängerseite. Der Empfänger sieht sich genauso wie bei der
Papierrechnung mit einem Medienbruch konfrontiert. Sprich, er kann die Daten aus dem PDF nicht automatisch in sein
ERP/FIBU System übernehmen, sondern muss diese manuell abtippen oder mit Copy & Paste übernehmen.

Der Grund dafür liegt im PDF-Format selbst begraben, das zwar für die menschenlesbare Darstellung eines Dokuments gut
geeignet ist, sich jedoch nur schlecht für die Darstellung von maschinenverarbeiten Daten eignet. Hier sind Formate wie
XML, CSV oder EDIFACT wesentlich besser geeignet.

Die elektronische Rechnung

Beim Versand einer elektronischen Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format
erzeugt (z.B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet. Dort wird die
elektronische Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung
(z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.


Prozesse bei elektronischer Rechnung
Prozesse bei elektronischer Rechnung

Im Unterschied zur Papier oder PDF-Rechnung müssen keine manuellen Schritte gesetzt werden und eine durchgehende
Automatisierung des Prozesses ist möglich.

Des Weiteren bekommt der Sender (je nach verwendetem System der Rechnungsübermittlung) eine entsprechenden Bestätigung,
sobald der Empfänger die Rechnung bekommen hat.

Vorteile durch die elektronische Rechnung

Was sind nun die spezifischen Vorteile, die sich durch den Einsatz der elektronischen Rechnung ergeben?

  • Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten.
    Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen
    Versand, wird gänzlich vermieden. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann für andere
    Tätigkeiten eingesetzt werden. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine
    Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die
    manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System übernommen werden können.

  • Senkung von Materialkosten.
    Kosten für Papier, Drucker, Kuvertierung usw. können gesenkt werden.

  • Schnellerer Bezahlprozess durch schnellere Durchlaufzeiten.
    Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen.
    Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen
    sind die Folge.

  • Reduktion von Eingabefehlern.
    Durch die durchgehende Automatisierung des Rechnungsprozesses und den Wegfall von manuellen
    Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum.

  • Vereinfachung der Archivierung.
    Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen
    durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Österreich beträgt die
    gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre, in Deutschland
    sind es bis zu 10 Jahre. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein
    Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Die Folgen für
    das Unternehmen können sehr teuer sein – die Finanzbehörden beginnen dann typischerweise zu schätzen – zumeist nicht
    zum Vorteil des Unternehmes. Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer
    Form vor, und können so sehr einfach in eine elektronisches Archivierungssystem eingebunden werden. Bei entsprechenden Backups
    und Datenspiegelungen (die bei zeitgemäßen Archivierungssystemen Standard sind) kann es im Archiv dann ruhig zu brennen beginnen.
    Die Rechnungsdaten sind weiterhin sicher und verfügbar.

  • Weniger Papierverbrauch

Welche e-Invoicing Lösung soll ich nutzen?

Welche e-Invoicing Lösung eingesetzt werden soll, hängt maßgeblich von den Anforderungen des Unternehmens sowie seiner
Zuliefer- und Abnehmerfirmen ab. Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Themen

Meistgelesen

Weiterlesen

Cookie Einstellungen

Hier sind alle Cookies aufgelistet die für Marketing Zwecke eingesetzt werden
LinkedIn (cn_LinkedINActive)
LinkedIn verwendet Cookies unter anderem um Ihre Einstellungen zu nutzen, Ihnen eine personalisierte Nutzererfahrung bieten zu können, und Ihnen auf Sie zugeschnittene Werbung anzeigen zu können.
Google Analytics (cn_AnalyticsActive)
Wird verwendet um Daten über das Nutzerverhalten und das Gerät des Nutzers an Google Analytics zu senden. Trackt den Besucher über verschiedene Geräte und Marketing Kanäle
Facebook (cn_FacebookActive)
Wird von Facebook genutzt, um eine Reihe von Werbeprodukten anzuzeigen, zum Beispiel Echtzeitgebote dritter Werbetreibender.
Google Adwords (cn_AddWordsActive)
Wird verwendet um Benutzer zu identifizieren, die die Website via Google Werbeanzeigen besuchen.
Pardot (cn_PardotActive)
Pardot verwendet Cookies, um Ihre Interaktion mit unserer Website sinnvoller zu gestalten. Sie helfen uns, die Nutzung unserer Websites besser zu verstehen, damit wir die Inhalte für Sie maßschneidern können.