6 min Lesezeit

Vorteile der e-Rechnung nutzen

Die elektronische Rechnungslegung, meist schlicht als e-Rechnung bezeichnet, wird international sowohl im B2B- als auch B2G-Sektor immer beliebter und löst nach und nach die altgediente Papierrechnung ab. Das bedeutet einerseits natürlich eine Veränderung in Rechnungsprozessen. Andererseits bringt die e-Rechnung aber auch viele Vorteile mit sich.

Der Anfang: Papierrechnung

Die meisten Rechnungen werden auch heute noch in Papierform ausgetauscht. Wie die folgende Abbildung zeigt, ist der Versand von Papierrechnungen nicht nur im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch kritisch zu hinterfragen. Er verursacht auch auf Seiten des Senders und des Empfängers einen nicht zu unterschätzenden Aufwand.

Der Sender druckt die Rechnung aus, kuvertiert und frankiert sie, und verschickt sie anschließend mit der Post. Die dabei anfallenden Kosten beschränken sich jedoch nicht nur auf das obligatorische Postporto. Vielmehr sind es die manuellen Prozesse der Rechnungserstellung, die sich in Personal- und Infrastrukturkosten niederschlagen, die den papierbasierten Prozess teuer machen. Jeder der selbst einmal mehrere Rechnungen geschrieben hat, wird nachvollziehen können, wie aufwändig und wenig skalierbar die papierbasierte Rechnungslegung ist. Interessanterweise vertrauen auch viele beim Rechnungsversand „blind“ auf die Post, und gehen davon aus, dass die Rechnung wohl beim Empfänger ankommen wird (was sie, in den meisten Fällen, auch tut). Eine Bestätigung des Erhalts der Rechnung durch den Empfänger gibt es bei der klassischen Papierrechnung aber nur gegen Aufpreis.

White Paper - Mit EDI effektiv Kosten sparen

Einen Schritt weiter – PDF-Rechnung

Durch die gesetzliche Gleichstellung der e-Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur, erfreut sich die PDF-Rechnung immer größerer Beliebtheit. Anstatt Papierrechnungen zu versenden, werden PDF-Dokumente per E-Mail versendet oder zum Download angeboten. Letztere Option kommt vor allem im B2C-Bereich zur Anwendung – z. B. beim Download der Telekomrechnung. Für den Sender reduziert sich der Aufwand auf die Generierung des PDFs (was meist automatisch aus dem IT-System heraus geschieht) und den Versand (der auch zumeist automatisch erfolgt) – insofern also eine wesentliche Verbesserung im Vergleich zur Papierrechnung.

Problematischer gestaltet sich das Ganze jedoch auf der Empfängerseite. Der Empfänger sieht sich genauso wie bei der Papierrechnung mit einem Medienbruch konfrontiert. Sprich, er kann die Daten aus dem PDF nicht automatisch in sein ERP/FIBU-System übernehmen, sondern muss diese manuell abtippen oder mit Copy & Paste übernehmen. Der Grund dafür liegt im PDF-Format selbst, das zwar für die menschenlesbare Darstellung eines Dokuments gut geeignet ist, sich jedoch nur schlecht für die Darstellung von maschinenverarbeitbaren Daten eignet. Hier sind Formate wie XML, CSV oder EDIFACT wesentlich besser geeignet.

Die e-Rechnung

Beim Versand einer e-Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt (z. B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet. Dort wird die e-Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z. B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.

Im Unterschied zur Papier- oder PDF-Rechnung müssen keine manuellen Schritte gesetzt werden und eine durchgehende Automatisierung des Prozesses ist möglich. Weiters bekommt der Sender (je nach verwendetem System der Rechnungsübermittlung) eine entsprechenden Bestätigung, sobald der Empfänger die Rechnung bekommen hat.

Die Rechnungsmethoden im direkten Vergleich

Folgendes Diagramm zeigt den Überblick aber alle drei Rechnungsmethoden:


Vorteile der e-Rechnung im Vergleich
Vorteile der e-Rechnung im Vergleich

Die reduzierte Anzahl an Zwischenschritten bringt vor allem eines: eine nicht zu verachtende Kostensenkung sowohl beim Sender als auch beim Empfänger.


Vorteile der e-Rechnung - Kostensenkung
Vorteile der e-Rechnung – Kostensenkung

Vorteile durch die e-Rechnung

Was sind nun die spezifischen Vorteile, die sich durch den Einsatz der e-Rechnung ergeben?

  • Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
    Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen Versand, wird gänzlich vermieden. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann für andere wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System übernommen werden können.
  • Senkung von Materialkosten
    Kosten für Papier, Drucker, Kuvertierung usw. können gesenkt werden.
  • Schnellerer Bezahlprozess durch raschere Durchlaufzeiten
    Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen. Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen sind die Folge.
  • Reduktion von Eingabefehlern
    Mit der durchgehenden Automatisierung des Rechnungsprozesses und dem Wegfall von manuellen Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum.
  • Vereinfachung der Archivierung
    Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Österreich beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre, in Deutschland sind es bis zu 10 Jahre. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Die Folgen für das Unternehmen können sehr teuer sein – die Finanzbehörden beginnen dann typischerweise zu schätzen – zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens. Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor und können so sehr einfach in ein elektronisches Archivierungssystem eingebunden werden. Bei entsprechenden Backups und Datenspiegelungen (die bei zeitgemäßen Archivierungssystemen Standard sind) kann es im Archiv dann ruhig zu brennen beginnen. Die Rechnungsdaten sind weiterhin sicher und verfügbar.
  • Weniger Papierverbrauch

Wie ecosio Unternehmen unterstützt

Wir sind Experten im Bereich der e-Rechnung sowie der nahtlosen B2B- bzw. B2G-Integration in ERP-Systeme – und einer der ersten Peppol-Access-Points in Europa. Unser Team sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen von der automatisierten Rechnungslegung mit Behörden profitieren, sondern entlang der gesamten Lieferkette.

Fully Managed EDI von ecosio bedeutet für Unternehmen die sorgenfreie Umsetzung aller e-Rechnungsanforderungen in verschiedensten Ländern. Gleichzeitig übernimmt ecosio alle weitere EDI-Belange, wie Onboarding, 24/7-Monitoring, Wartung und den laufenden Betrieb sowie eine proaktive Fehlerbehebung.

Ihre Vorteile mit ecosio
  • Compliance – Einhaltung von e-Rechnungsvorgaben
  • Kosteneinsparung – Automatisierung statt manuellen Prozessen
  • Flexibilität und Skalierbarkeit – eine EDI-Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst
  • Zukunftssichere EDI-Umsetzung – automatische Updates und Erneuerung von Zertifikaten
  • Sorgenfreier EDI-Betrieb – proaktiver Support und 24/7-Monitoring
  • Benutzerfreundlichkeit – Nahtlose Integration in Ihr ERP-System via API
  • Einfachheit – Konsolidierung auf eine einzige Verbindung zu ecosio für alle B2B-Partner

Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch oder nutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Meistgelesen

Weiterlesen

4 min Lesezeit

WebEDI - Was, warum und wie?

Dieser Artikel ist ein Auszug aus unserem White Paper “Welchen Einfluss hat WebEDI auf meine Lieferkette” und zeigt Ihnen, was WebEDI ist, warum es verwendet wird und wie es funktioniert.

3 min Lesezeit

Drei Herausforderungen für jede WebEDI-Lösung

Welche drei Herausforderungen muss jede WebEDI-Lösung bewältigen? Darüber lesen Sie in diesem Exzerpt aus unserem White Paper "Welchen Einfluss hat WebEDI auf meine Lieferkette?".

6 min Lesezeit

Vorteile der e-Rechnung nutzen

Die Einführung der elektronischen Rechnungslegung (e-Rechnung) bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Welche das genau sind, stellen wir vor.

6 min Lesezeit

Wie setze ich EDI mit SAP® Cloud Platform Integration um?

EDI mit SAP Cloud Platform Integration: intern selbst übernehmen oder einen Fully Managed EDI-Dienstleister beauftragen? Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung.

4 min Lesezeit

Supply Chain Automatisierung via EDI - Die vier Herausforderungen

Standards, Technologie, Prozesse und gesetzliche Anforderungen - über die großen vier Hürden der Supply Chain Automatisierung.

7 min Lesezeit

XML-Checker in das ERP-System integrieren – warum und wie?

Welche Vorteile bringt die Integration eines XML-Checkers direkt in das ERP-System des Unternehmens? Das und wie die Umsetzung funktioniert lesen Sie in diesem Artikel.

2 min Lesezeit

Wie kann ich einen SAP-Transaktionscode anlegen?

Wie kann ich für ein bestehendes ABAP-Programm einen SAP-Transaktionscode anlegen, damit ich das Programm einfach aufrufen kann? Wir stellen im Folgenden eine kurze Anleitung vor.

10 min Lesezeit

EDI-Onboarding von Lieferanten in 7 Schritten

Das EDI-Onboarding von Lieferanten muss nicht kompliziert sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 Schritte zur erfolgreichen Lieferantenanbindung.

2 min Lesezeit

ecosio am DSAG-Thementag „X&E-Rechnung mit SAP“

Der DSAG lädt zum Thementag "X&E-Rechnung mit SAP" mit einem praxisnahen Vortrag zur Umsetzung von XRechnung mit ecosio und Philipp Liegl.

9 min Lesezeit

Wie setze ich EDI mit SAP PI und SAP PO um?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die drei Möglichkeiten, elektronischen Datenaustausch (EDI) in SAP Process Integration bzw SAP Process Orchestration (SAP PI/PO) im Unternehmen umzusetzen.

Webinar - Die 7 Möglichkeiten zur Umsetzung von EDI mit SAP ERP und SAP S/4HANAJetzt anmelden!
+

Wir verwenden Cookies, um ein optimales Website-Erlebnis zu bieten. Sie entscheiden, welche Sie zulassen möchten. Je nach Einstellung stehen Ihnen aber womöglich nicht alle Funktionalitäten zur Verfügung. Datenschutzhinweise & Impressum.