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IDoc in einem SAP ERP-System löschen

Arbeiten mit IDocs

IDoc (Intermediate Document) ist das zentrale Import- und Exportformat eines SAP ERP-Systems. Mit Hilfe von IDocs können die unterschiedlichsten Arten von Daten aus einem SAP-System exportiert werden. Neben vordefinierten IDoc-Formaten für Bestelllungen, Bestellbestätigungen, Lieferavis, etc. können auch beliebige eigene IDoc-Formate definiert werden.

Im SAP-System selbst stellt Transaktion BD87 ein hilfreiches Werkzeug für die IDoc-Verwaltung zur Verfügung. Idealerweise haben alle IDocs in Transaktion BD87 einen grünen oder zumindest einen gelben Status.

Die folgende Abbildung zeigt Transaktion BD87 eines Testsystems. Wie man erkennen kann, sind einige IDocs in einem fehlerhaften Zustand. In einem produktiven System wäre der unten stehende Zustand nicht tolerierbar, da dies bedeuten würde, dass potentiell wichtige Daten das System nicht verlassen haben bzw. nicht im System angekommen sind.


Transaktion BD87 mit fehlerhaften IDocs
Transaktion BD87 mit fehlerhaften IDocs

Bei einem produktiven System bestehen für die Behebung der roten Zustände prinzipiell zwei Möglichkeiten. Entweder wird das IDoc nachbearbeitet und anschließend noch einmal verarbeitet. Oder aber man löscht das fehlerhafte IDoc und erzeugt die Daten noch einmal neu. Bei ausgehenden IDocs bedeutet dies, dass der erzeugende Prozess im SAP noch einmal angestoßen werden muss (z.B. Lieferavis-IDoc-Generierung mittels Nachrichtenart LALE für eine ausgehende Lieferung). Bei eingehenden IDocs bedeutet dies, dass man die Daten noch einmal an das SAP-System senden muss – z.B. aus dem EDI-System heraus.

Vorher will man aber typischerweise das alte IDoc löschen, um eine saubere Transaktion BD87 zu bewahren.

Löschen von IDocs

Für das Löschen eines IDocs hat man prinzipiell zwei Möglichkeiten.

Die eine Möglichkeit ist die Änderung des Zustands des IDocs – z.B. das Umsetzen auf Zustand 31 (Fehler, keine weitere Bearbeitung) oder auf Zustand 38 (IDoc archiviert). Damit wird das IDoc zwar nicht physisch gelöscht, aber der Zustand wird umgesetzt, sodass das IDoc nicht weiter in einem fehlerhaften Zustand in Transaktion BD87 verbleibt.

Die andere Möglichkeit ist das physische Löschen des IDocs. Hierzu stellt SAP die Transaktion WE11 zur Verfügung. Die folgende Abbildung zeigt Transaktion WE11.


Transaktion WE11 zum Löschen von IDocs
Transaktion WE11 zum Löschen von IDocs

Ähnlich wie in Transaktion BD87 können IDocs anhand einer Vielzahl von verschiedenen Parametern selektiert werden. Wie bei Transaktion BD87 ist auch bei Verwendung von Transaktion WE11 besondere Vorsicht geboten, um nicht versehentlich eine Vielzahl von IDocs zu löschen. Nach einem Klick auf Ausführen (alternativ F8 drücken) kommt in Transaktion WE11 glücklicherweise noch eine Sicherheitsabfrage, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.


Sicherheitsabfrage in Transaktion WE11 zum Löschen von IDocs
Sicherheitsabfrage in Transaktion WE11 zum Löschen von IDocs

Ist man sich nicht sicher, so kann man alternativ statt dem Löschen auch einen Testlauf starten. In diesem Fall wird das Löschen nur simuliert und man bekommt angezeigt, wieviele IDocs gelöscht werden würden. Da es sich beim Löschen um eine potentiell irreversible Aktion handelt, sollte man sehr vorsichtig sein, was man genau zum Löschen selektiert.

Nach dem erfolgten Löschen wird eine Übersicht über die gelöschten Artefakte angezeigt.


Ergebnis von Transaktion WE11
Ergebnis von Transaktion WE11

Welche der beiden Methoden zum Löschen eines IDocs angewendet wird, hängt vorrangig von den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens ab. So kann Transaktion WE11 im Produktivsystem gänzlich deaktiviert sein, da man aus Auditgründen verhindern möchte, dass etwas aus dem SAP entfernt wird. Des weiteren wird der Zugriff auf Transaktion WE11 auch nur einem kleinen Benutzerkreis ermöglicht sein (z.B. EDI-Administratoren), da man verhindern möchte, dass der Fachbereich vielleicht versehentlich das System aufräumt.

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