Effiziente EDI-Systeme – ein Leitfaden
Der elektronische Datenaustausch, kurz EDI, wird für moderne Geschäftsprozesse zunehmend wichtiger. Denn eine wachsende Anzahl an Unternehmen versucht, sich nicht nur gegen Risiken abzusichern, sondern vor allem die Effizienz ihrer B2B-Kommunikation zu verbessern. Doch welche Rolle spielen EDI-Systeme in diesem Zusammenhang? Was ist ein EDI-System überhaupt und wieso ist seine Nutzung notwendiger denn je? Wie schwierig ist die Migration auf ein neues System wirklich? Und wann ist ein EDI überhaupt effizient? Das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein EDI-System?
Dabei handelt es sich um jenes System, mit dem ein Unternehmen elektronische Dokumente wie zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine ganz automatisch mit seinen Kunden und Lieferanten austauschen kann. EDI-Systeme gibt es in verschiedenen Formen, die sich in drei Hauptkategorien einteilen lassen:
- On Premise-Lösungen
- Platform as a Service-Lösungen
- EDI as a Service-Lösungen
Wie der Vergleich dieser drei Lösungsarten in der folgenden Infografik zeigt, unterscheiden sie sich insbesondere in Bezug auf ihren jeweiligen Nutzungsaufwand. Unabhängig davon, wer in einem Unternehmen die Arbeit letztendlich ausführt, erfüllt jedes EDI-System aus einer der drei oben genannten Gruppen weitestgehend dieselbe Aufgabe: Es ermöglicht Ihnen den schnellen, einfachen und präzisen Austausch wichtiger Dokumente mit Geschäftspartnern. Und das ganz automatisch ohne manuelle Eingriffe.
Warum ist es wichtig, ein EDI-System zu nutzen?
Noch nie waren Unternehmen so sehr voneinander abhängig wie zur heutigen Zeit. Immer wieder zeigt sich in der Praxis, dass Probleme mit Lieferketten oder beim Warenaustausch schnell zu einem Schneeballeffekt führen können. Und so ist es auch nicht verwunderlich, dass zunehmend mehr Unternehmen verschiedenste Maßnahmen ergreifen, um die Nachhaltigkeit ihrer Lieferketten durch die Optimierung automatisierter B2B-Kommunikationsprozesse zu sichern.
Während der Einzelhandel und die Automobilindustrie beim Lieferkettenmanagement bereits seit langem auf EDI setzen, ist es heute für kaum eine Branche mehr denkbar, ohne Automatisierung des elektronischen Datenaustauschs zu arbeiten. Das liegt nicht zuletzt an den Vorteilen, die der automatisierte Datenaustausch mit sich bringt. Denn er ermöglicht es den Unternehmen, schnell und in der Regel sogar in Echtzeit zu reagieren. So können Betriebe sicherstellen, dass ihr Nachrichtenaustausch jederzeit fehlerfrei bleibt. Ein weiterer wichtiger Grund für die Nutzung von EDI ist, dass es für viele, vor allem große Unternehmen Pflicht ist, ein EDI-System zu nutzen. So legen diese oft Wert darauf, manuelle Prozesse beim Austausch mit kleineren Lieferanten zu vermeiden und stattdessen auf einfache und automatisierte Verbindungen zu all ihren Partnern zu setzen. Zusätzlich führen Regierungen auf der ganzen Welt aktuell die elektronische Rechnungsstellung (e-Rechnung) ein – und das verpflichtend für den B2G- und den B2B-Austausch. Für kleinere Unternehmen bedeutet das: Sie haben keine andere Wahl, als auch auf eine EDI-Lösung zurückzugreifen.
Was macht ein effizientes EDI-System aus?
Um erfolgreich mit EDI arbeiten zu können, sollte es…
- …alle Ihre Bedürfnisse abdecken. Welche Formate müssen Sie abbilden können? Ist ein schnelles Partner-Onboarding Ihre Priorität? Ist es für Sie wichtig, dass Ihre EDI-Daten im Falle eines Systemausfalls geschützt sind? Obwohl die Antworten auf diese Fragen offensichtlich erscheinen, versäumen es viele Unternehmen, Ihre EDI Bedürfnisse passend zu definieren. Und das führt häufig dazu, dass die Entscheidung für ein EDI-System suboptimal ausfällt.
- …an Ihre internen Ressourcen und Ihre Expertise angepasst sein. Eine Einheitslösung für ein EDI-System, dass alle möglichen Anforderungen erfüllt, gibt es leider nicht. Deswegen ist es wichtig, ein System zu wählen, das optimal zu Ihren internen Bedürfnissen und Ressourcen passt. Wenn Sie beispielsweise schon über umfangreiche EDI-Kenntnisse sowie über gut geschultes Personal verfügen, kann eine lokale EDI-Konverterlösung eine Option für Sie sein. Die Nachrichtenübertragung lässt sich in diesem Fall an einen spezialisierten Anbieter auslagern. Wenn Sie jedoch über keinerlei EDI-Fachwissen verfügen und anderen Abteilungen den Zugriff auf Ihre EDI-Daten ermöglichen wollen, ist eine EDI as a Service-Lösung die sinnvollere Alternative.
- …zentrale Prozesse sichern. Jedes EDI-System vereinfacht den Nachrichtenaustausch bis zu einem gewissen Grad. Dabei bieten manche EDI-Lösungen jedoch mehr als andere. Bei einer EDI as a Service-Lösung beispielsweise führen externe EDI-Experten das gesamte Partner-Onboarding vom ersten Kontakt bis zur Live-Schaltung durch. So lässt sich der interne Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Und: Lösungen wie diese tragen auch zur Optimierung interner Prozesse bei, da Fachabteilungen bei tiefer EDI-Integration in das entsprechende ERP-System Self-Service-Funktionen zur Verfügung stehen, mit denen Sie selbstständig Probleme beheben und interne IT-Abteilungen entlasten können.
- …flexible sein. Die Anforderungen an EDI ändern sich im Laufe der Zeit. Darum ist es wichtig, dass Ihr EDI-System in der Lage ist, sich anzupassen und Ihnen so weiterhin einen maximalen Nutzen zu bieten. Aus diesem Grund sollten Sie von EDI-Verträgen Abstand nehmen, die bei Änderungen des Nachrichtenvolumens oder bei neuen, zusätzlichen Funktionen hohe Extrakosten veranschlagen.
- …Work for you! Der Betrieb eines EDI-Systems sollte Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten. Ein gutes EDI System arbeitet im Hintergrund für Sie und unterstützt Sie dabei, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken, Zeit zu sparen sowie Verbindungen auf zukunftssichere Weise zu festigen.
Wie schwierig ist die Umstellung auf ein neues EDI-System?
Die Antwort lautet: gar nicht schwierig – sofern Sie ein EDI-System wählen, das genau zu Ihren Bedürfnissen und Ressourcen passt.
Leider ist die Angst vor einem Systemwechsel einer der Hauptgründe dafür, dass Unternehmen trotz aller Nachteile an veralteten und ineffizienten EDI-Systemen festhalten. Doch ein Problem zu ignorieren, schafft dieses nicht aus der Welt. Und wer eine notwendige Umstellung aufschiebt, verringert nicht nur seinen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen, sondern vergibt sich selbst auch die tollen Chancen, die ein EDI System bieten.
Manche Unternehmen machen zwar Fehler, wenn es um Ihr EDI-System geht, aber für diejenigen, die ihre Umstellung richtig planen und das passende EDI-System auswählen, ist die Umstellung ohne große Herausforderung gemacht. Ganz besonders einfach ist die Umstellung, wenn Sie sich für eine EDI as a Service-Lösung entscheiden, die zum Beispiel von ecosio angeboten wird. Dabei übernimmt der externe EDI-Anbieter alle anfallenden Aufgaben – von der anfänglichen technischen Einrichtung bis hin zum laufenden Betrieb, einschließlich Partner-Onboarding, Nachrichtenüberwachung und proaktiver Fehlerbehebung. Bei der Umstellung auf ein solches EDI-System müssen Sie sich also keine Sorgen machen, dass die Veränderungen den laufenden Betrieb stören könnten. Denn alle Verbindungen werden vor der Inbetriebnahme nicht nur strengen Tests unterzogen, sondern auch einem Parallelbetrieb ausprobiert.
Das sollten Sie bei der Auswahl eines EDI-Systems beachten
1) Gute Vorbereitung ist alles
Wie bei jedem größeren Projekt gilt auch hier: Die richtige Planung führt zum Erfolg. Je gründlicher und realistischer Sie Ihre aktuellen Kapazitäten und Anforderungen bewerten, umso besser sind Sie in der Lage, das passende EDI-System auszuwählen.
Weitere Ratschläge zur Planung Ihres EDI Projekts finden Sie HIER.
2) Prüfen Sie Ihre internen Ressourcen
Obwohl einer der Hauptvorteile von EDI letztendlich in einer Aufwandsreduzierung liegt, sind die Implementierung und die Pflege eines EDI-Systems trotzdem mit ein bisschen Aufwand verbunden. Deswegen ist es wichtig, zu prüfen, was Ihr internes Team realistisch (!) bewältigen kann und ob bestimmte Aufgaben nicht besser von Ihrem EDI-Anbieter übernommen werden sollten. Denn leider ist es nicht selten, dass Unternehmen Ihre internen Fähigkeiten überschätzen und so am Ende echte Schwierigkeiten haben, Ihr EDI-System wirklich umfassend zu nutzen, ohne in zusätzliches Personal investieren zu müssen.
3) Vorausschauend denken
Wie Sie bereits wissen, können sich die Anforderungen im EDI-Bereich schnell ändern. Angesichts der Tatsache, dass Regierungen auf der ganzen Welt Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einführen und Unternehmen zunehmend mehr Daten von ihren Partnern verlangen, können Veränderungen außerhalb Ihrer eigenen Kontrolle liegen.
Wenn Sie schon bei der Auswahl eines EDI-Systems potenzielle künftige Anforderungen, wie z. B. ein WebEDI-Portal oder die Weiterleitung über neue Protokolle oder VANs, berücksichtigen, vermeiden Sie, in einigen Jahren mit einer unpassenden und unflexiblen Lösung dazustehen.
Passt EDI as a Service zu Ihrem Unternehmen?
Wir von ecosio haben bereits Hunderten von Unternehmen geholfen, ihre B2B-Integrationsprozesse zu revolutionieren und das wahre Potenzial von effizientem EDI zu erleben.
Unsere EDI as a Service-Lösung nimmt Ihnen jeglichen Aufwand ab – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihr Unternehmen am besten kann. Von der anfänglichen technischen Einrichtung, dem Partner-Onboarding, den Testläufen und der Inbetriebnahme bis hin zur laufenden Überwachung der Nachrichten und der Fehlerbehandlung, kümmern wir uns um alle Aufgaben rund um Ihr EDI-System.
Um mehr über unsere einzigartige Lösung zu erfahren, klicken Sie hier. Oder nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf – wir helfen Ihnen gerne weiter!
