Beim elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen werden unter anderen auch Bestellungen ausgetauscht. Dabei werden oft die beiden Begriffe Sales Order und Purchase Order verwendet. Worin genau liegt nun der Unterschied?
Bestellprozess zwischen Unternehmen
Eine Bestellung wird üblicherweise in Form eines Dokuments von einem Kunden bei einem Lieferanten platziert. Auf Basis der Bestellung liefert der Lieferant die Waren an den Kunden und stellt im Anschluss eine Rechnung. Die folgende Abbildung zeigt das dabei zu Anwendung kommende Prinzip.
Bestellungen vom Kunden zum Lieferanten
Das Bestelldokument kann über verschiedene Wege zum Lieferanten gelangen. Neben papierbasierten und elektronischen Prozessen (z. B. PDF per Email oder Faxbestellung) kommen auch EDI-Prozesse zur Anwendung. Hierbei werden z. B. EDIFACT ORDERS oder ANSI ASC 850 Dokumente automatisch zwischen den Systemen des Kunden und des Lieferanten ausgetauscht.
Sobald die Bestellung vom Lieferanten akzeptiert wird, wird sie zu einem bindenden Vertrag.
Der Unterschied zwischen Purchase Order und Sales Order
Inhaltlich sind sie fast ident – es ist der Blickwinkel aus dem die Bestellung betrachtet wird, der zur unterschiedlichen Namensgebung führt. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, wird eine vom Kunden gesendete Purchase Order zu einer Sales Order auf Seite des Lieferanten.
Auf den Blickwinkel kommt es an
Im Deutschen sind in diesem Zusammenhang auch die Begriffe der Bestellung (Purchase Order) und des Kundenauftrags (Sales Order) geläufig.
Eine Purchase Order ist daher der Beschaffungsseite in einem Unternehmen zuzuordnen und kommt in einem Purchase-to-Pay-Prozess zum Einsatz. Eine Sales Order ist der Vertriebsseite in einem Unternehmen zuzuordnen und kommt in einem Order-to-Cash-Prozess zum Einsatz.
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