Der deutsche e-Rechnungsstandard XRechnung ist mittlerweile schon in aller Munde – bereits seit dem 27. November 2018 sind alle Bundesbehörden in Deutschland dazu verpflichtet, mit dieser neuen Richtlinie arbeiten zu können. Unternehmen müssen spätestens ab dem 27.11.2020 in der Lage sein, alle Rechnungen dementsprechend an die Verwaltung zu übermitteln.

In vorherigen Beiträgen sind wir bereits auf die Möglichkeiten zur Erstellung und Übermittlung von XRechnungen eingegangen. Allerdings sollten Unternehmen e-Rechnungen nicht ohne vorherige Prüfung versenden. Wir erläutern im Folgenden, wie elektronische Rechnungen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland auf ihre Korrektheit hin überprüft werden können.

Warum XRechnung?

Die XRechnung ist das Ergebnis der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche besagt, dass öffentliche Auftraggeber in Europa, e-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat daraus die EN 16931 entwickelt, welche die grundlegenden Bestandteile einer elektronischen Rechnung definiert. Jeder Mitgliedsstaat kann anhand dieser Norm eine verfeinerte Richtlinie schaffen, die auf die besonderen Bedürfnisse der jeweiligen Verwaltung eingeht. Dies wird als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bezeichnet und die XRechnung ist die deutsche Variante hiervon.

Erstellung und Übermittlung von XRechnungen

Zur Umsetzung sind UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) als Syntaxen zulässig. Das heißt, Unternehmen müssen ihre Rechnungen in einer der beiden Syntaxen übermitteln und Behörden müssen diese annehmen und verarbeiten können. Zum Massenversand von Rechnungen wird vermehrt das Übertragungsprotokoll PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) eingesetzt, welches entwickelt wurde, um Daten sicher und verlässlich austauschen zu können. Mehr Details zur Entwicklung, Erstellung und Übermittlung von XRechnungen, können in unseren Beiträgen Was ist das XRechnungs-Format und Anbindung von SAP an PEPPOL zum Austausch von XRechnung nachgelesen werden.

Warum sollte ich XRechnungen validieren?

Die meisten Unternehmen verwenden ein ERP-System um Prozesse abbilden und automatisieren zu können. Diese Systeme können im Normalfall Rechnungen in bestimmten Formaten exportieren (z. B. IDoc im Falle von SAP). Dieses Export-Format entspricht aber nicht den Anforderungen der XRechnung und muss in Folge in UBL oder UN/CEFACT CII umgewandelt werden. In Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch spricht man auch von Konvertierung oder Mapping.

Ausschnitt einer XRechnung in UBL (Anklicken für größere Darstellung)

Ausschnitt einer XRechnung in UBL (Anklicken für größere Darstellung)

Diese Konvertierung geht im Idealfall automatisiert vonstatten – dies allein kann aber nicht die Korrektheit des Dokuments garantieren.

Dabei gibt es zwei primäre Fehlerquellen:

  • bei der Eingabe der Daten in das ERP-System, z. B. verpflichtende Felder fehlen
  • bei der Umwandlung selbst, z. B. durch einen Fehler im Programmcode

Durch die Validierung des Dokuments, bevor dieses übermittelt wird, können Fehler frühzeitig entdeckt werden. Wurden beispielsweise verpflichtende Daten nicht angegeben, muss dies dem Rechnungs­steller mitgeteilt werden. Daraufhin hat dieser die Möglichkeit, die Rechnung zu korrigieren und erneut zu exportieren.

Grundsätzlich sollten Rechnungen nur versendet werden, wenn sie einwandfrei und von einem Validierungstool als korrekt erkannt wurden, denn eine fehlerhafte Rechnung ist ein Grund zur Beeinspruchung der Rechnung.

Wie kann ich XRechnungen validieren?

Der IT-Planungsrat hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) beauftragt, Module zur Konformitätsprüfung von e-Rechnungen umzusetzen. Das Ergebnis ist der KoSIT-Validator.

Dieses Tool testet XML-Dateien gegen verschiedene Validierungs­regeln, die in Form von XML Schemata und Schematron zur Verfügung gestellt werden, auf ihre Richtigkeit. Das Ergebnis ist ein Konformitäts­bericht der den Status des geprüften Dokuments enthält.

KoSIT-Validator auf GitHub

KoSIT-Validator auf GitHub

Das Tool ist als Java-basierte Open Source Software auf GitHub verfügbar und kann als Java Archive (JAR) einfach in die eigene Anwendung integriert werden. Das Tool kann auch als Standalone-Anwendung auf der Konsole ausgeführt werden, wie das folgende Beispiel zeigt. Neben der Angabe der zu prüfenden Datei muss dem KoSIT-Validator auch ein Prüfszenario im XML-Format übergeben werden, welches die zu prüfenden Regeln festlegt.

Ausführung der Standalone-Anwendung (Anklicken für größere Darstellung)

Ausführung der Standalone-Anwendung (Anklicken für größere Darstellung)

Das Prüftool generiert einen Prüfbericht im XML und im HTML-Format. Die folgende Abbildung zeigt das Testergebnis der vorherigen Prüfung.

Prüfbericht einer XRechnung (Anklicken für größere Darstellung)

Prüfbericht einer XRechnung (Anklicken für größere Darstellung)

Auf der GitHub-Seite des Prüftools stellt das KoSIT detaillierte Anleitungen zur Inbetriebnahme und Konfiguration des Tools, sowie zur Auswertung der Prüfergebnisse zur Verfügung. Software­entwicklern werden noch weitere nützliche Ressourcen zur Unterstützung geboten:

Visualisierung einer XRechnung im Browser

Visualisierung einer XRechnung im Browser

Automatische Validierung durch einen Dienstleister

Wenn ein Unternehmen für die Konvertierung und Übertragung von XRechnungen einen Dienstleister beauftragt, kümmert sich dieser auch um die Validierung der Dokumente. Der Datenaustausch mit dem Dienstleister funktioniert dabei wie folgt.

Die Exportdatei aus dem ERP-System des Unternehmens wird an den Dienstleister übermittelt, wo das Dokument automatisch in das XRechnungs-Format umgewandelt wird. Bevor die Rechnung an den Empfänger gesendet wird, wird sie auf Richtigkeit geprüft, woraufhin es zu zwei Szenarien kommen kann:

  1. Bei der Validierung sind keine Fehler aufgetreten und die Erstellung einer validen XRechnung wird somit bestätigt. In diesem Fall kann die Rechnung sicher an den Empfänger gesendet werden.

  2. Die Prüfung verlief nicht erfolgreich und die vorliegende e-Rechnung entspricht nicht dem XRechnung-Standard. Fehlerhafte Rechnungen werden nicht verschickt, stattdessen wird eine Statusmeldung mit einer detaillierten Fehler­be­schreibung an das ERP-System des Unternehmens retourniert. Fehlen beispielsweise Daten, kann der Rechnungssteller diese nun noch ergänzen, das Dokument erneut exportieren und wieder vom Dienstleister konvertieren und validieren lassen.

Konvertierung, Validierung und Übermittlung einer XRechnung durch ecosio

Konvertierung, Validierung und Übermittlung einer XRechnung durch ecosio

Durch diesen Prozess können Unternehmen sicher gehen, dass nur dem Standard entsprechende Rechnungen an Auftraggeber versendet werden. Somit können Unternehmen einen Rechnungseinspruch aufgrund nicht-konformer XRechnungen vermeiden.

Fazit

Dank der von der KoSIT bereitgestellten Software und Tools, erhalten Unternehmen und Dienstleister Hilfe bei der Erstellung und Über­mittlung von XRechnungen. Wird ein Dienstleister beauftragt, stellt dieser sicher, nur dem Standard entsprechende Rechnungen an die Behörden zu übermitteln. Fehler werden an das ERP-System des Unternehmens gemeldet und können korrigiert werden.

Noch Fragen?

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