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XML-Checker in das ERP-System integrieren – warum und wie?

XML ist eines der wichtigsten und verbreitetsten Formate im elektronischen Datenaustausch. Allein schon in Bezug auf den UBL-Substandard in Verbindungen mit Peppol ist die Verwendung von XML einer der Bestandteile, die im Automatisierungsprozess vieler Unternehmen reibungslos ablaufen sollen. Dabei hilft ein XML-Checker, integriert im ERP-System – in diesem Artikel zeigen wir Ihnen warum das so ist und wie die Integration funktioniert.

Warum überhaupt XML-Dokumente überprüfen?

Da XML eher maschinenlesbar als menschenlesbar ist (siehe am Beispiel einer UBL-Bestellung unten), ist es ohne die Hilfe eines XML-Checker, bzw. einem Validierungstool, schwierig zu bestimmen, ob ein XML-Dokument nun korrekt strukturiert und befüllt wurde.

UBL-Bestellung
Beispiel einer UBL Bestellung

Wer es ganz genau wissen will, der findet hier übrigens einige Tutorials im Bereich XML-Logik und wie ein XML-Checker funktioniert. 

Ohne ein System zur Überprüfung der Gültigkeit von XML-Dokumenten können die mit Partnern ausgetauschten strukturierten Dokumente deswegen unter Umständen Fehler enthalten. 

Diese Fehler in der Folge wieder zu beheben, kann zeit- und kostenintensiv werden. Selbst wenn der Fehler sofort gefunden wird – die entsprechende Person am anderen Ende des Austausches zu erreichen und dann festzustellen, wo was genau für eine korrekte XML-Nachricht geändert werden muss, könnte mühsam werden. Wenn der Fehler nicht sofort auffällt, wird die Lösung nur umso schwieriger und belastet im schlimmsten Falle wichtige B2B-Partnerschaften. So führt eine fehlerhafte Rechnung mit Sicherheit zur Ablehnung durch den Rechnungsempfänger, was einen entsprechenden Zahlungsverzug zur Folge hat.

Darüber hinaus haben im letzten Jahrzehnt viele Länder (insbesondere in Europa) damit begonnen, strenge Vorschriften für den Austausch von strukturierten Geschäftsdokumenten einzuführen. Da viele dieser neuen Vorschriften die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich und die Digitalisierung von Steuerberichten betreffen, können die Folgen für die Nichteinhaltung der Vorschriften erheblich sein. Beispielsweise können Unternehmen in Irland für jede fehlerhafte Rechnung mit einer Geldstrafe von über 1.500 € belegt werden, zuzüglich einer zusätzlichen persönlichen Geldstrafe von 950 €. In Schweden hingegen kann die Nichteinhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung (absichtlich oder unabsichtlich) gar bis zu zwei Jahre Gefängnis nach sich ziehen! Aber selbst in Ländern mit weniger strengen Strafen können einfache Fehler wie die falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung/Rechnungen zu massiven finanziellen Auswirkungen führen, da ein solcher Fehler dazu führt, dass der Empfänger für die betreffenden Transaktionen keinen Anspruch auf den Vorsteuer-Abzug hat.

XML als Markup-language zur Darstellung von hierarchisch strukturierten Daten im Format einer Textdatei, ist dabei ein beliebtes Format im automatisierten elektronischen Austausch (elektronischer Datenaustausch = EDI) solcher Geschäftsdokumente.

Was passiert beim Validieren von XML?

Im Wesentlichen ist das Validieren eines XML-Dokuments ein Prozess, bei dem eine Software in Echtzeit das XML auf Aufbau und Eingabefehler überprüft

Das heißt genauer:

  • Logische Formatierung
    Ein XML-Dokument ist korrekt, wenn es den XML-Syntaxregeln entspricht. Es enthält z. B. nur gültige Unicode-Zeichen, ist wohlgeformt etc.
  • Schema-konform
    Ein XML-Dokument ist schemakonform, wenn alle Regeln des assoziierten XML-Schema (z.B. ein UBL-Rechnungsschema) erfüllt sind.
  • Schematron-konform
    Ein XML-Dokument ist schematron-konform, wenn alle Regeln der zugehörigen Schematron-Datei erfüllt sind.

Das ist vor allem in zwei Szenarien wichtig:

  1. Bei der Verbindung mit neuen Partnern: Ohne einen XML-Checker wird der Testbetrieb mit Partnern, zu denen eine neue Verbindung hergestellt werden soll, zu einem mühsamen Hin und Her, da die Nachrichten manuell überprüft werden müssen, bist alles korrekt abläuft. Ein integrierter XML-Checker löst das – der Sender sieht sofort, ob das XML-Dokument korrekt formatiert ist, kann notwendige Änderungen umsetzen und spart beiden Parteien Zeit und Aufwand.
  2. Während dem laufenden EDI-Betrieb: Nicht nur beim Partner-Onboarding ist das nützlich, im Prinzip sollte ein Check des XML-Dokuments bei jedem Dokumentenerstellung finaler Schritt im Prozess sein. Gerade wenn Änderungen in der IT-Landschaft oft der Fall sind, kann die Integration eines XML-Checkers die jederzeitige Korrektheit der gesendeten Dokumente sicherstellen.

Was bringt ein umfassender XML-Checker?

Der genaue Geldwert ist natürlich schwierig zu bestimmen, da man nicht genau vorhersagen kann, wie viele Fehler ohne passieren würden und wie kostenintensiv diese wären. Andere Vorteile lassen sich dafür leichter bestimmen (Referenz ist der ecosio XML-Checker):

  • Simple Fehlerbeschreibung – leicht verständliche Benachrichtungen ohne Fachchinesisch erlauben es, Fehler schnell zu identifizieren.
  • Testbericht zur einfachen Weitergabe – um Testberichte an Kollegen weiterleiten zu können, erstellt der ecosio XML-Checker ein Testprotokoll.
  • Keine Wartung – Der XML-Checker wird von ecosio verwaltet. Updates werden direkt übernommen, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu unterbrechen.
  • Nachrichtentestprozesse stark vereinfacht – Zeit- und Kostenaufwand werden sowohl beim Sender als auch beim Empfänger reduziert. 
  • Alle üblichen XML-Formate unterstützt – Von branchenübergreifenden Rechnungsformaten (Cross Industry Invoice, CII) bis hin zu Universal Business Language (UBL)-Dateiformaten in den unterschiedlichsten Dialekten deckt das ecosio-Tool alle gängigen XML-Dateitypen ab.
  • One-click für alle Formate – Das Validierungstool ist für komplexe XML-Dateitypen genauso einfach zu bedienen wie für die einfachsten – mit nur einem einfachen Klick.
  • Eindeutige Versionierung

Die vollständige Liste der XML-Dokumenttypen, die das ecosio-Validierungstool prüfen kann, finden Sie auf der Website unseres Online-Checker.

Vor und nach der Umsetzung – ein Vergleich

Schauen wir uns an, wie die Installation eines Validierungstools EDI-Prozesse in der Praxis optimieren kann, indem wir dasselbe Beispiel mit und ohne XML-Checker betrachten. Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Rechnung an einen Ihrer Partner unter Verwendung der europäischen elektronischen Rechnungsnorm EN 16931 versenden (nehmen wir an, Sie hätten eine Datei mit einem Universal Business Document versandt, obwohl auch eine Cross Industry Invoice machbar wäre).

Ohne integrierten XML-Checker:

  • Ungültige Zeichen könnten unbeabsichtigt im Dokument eingetragen werden. Das hat meistens etwas mit den Stammdaten zu tun, beispielsweise wenn der Fachbereich im Header oder in der Itembeschreibung mit Copy-and-paste arbeitet und dabei nicht sichtbare und ungültige Zeichen mitkopiert. 
  • Eine Änderung in einer der Routinen im ERP könnte die Namespace-Zeichenfolge ändern, was ebenso zu einem ungültigen XML-Dokument führen kann.
  • Ein fehlender Stammdateneintrag könnte dazu führen, dass im XML-Dokument eine Umsatzsteuer-ID fehlt, was je nach Rechnungsbetrag eine Verweigerung des Vorsteuerabzugs für den Rechnungsempfänger zur Folge hätte.

Mit einem integrierten XML-Checker:

  • Alle oben bestimmten Punkte könnten immer noch passieren – aber zumindest wissen Sie es, bevor Ihr Geschäftspartner es auch mitbekommt.

Der XML-Checker von ecosio

Wie integriere ich nun einen XML-Checker in meinem System?

Wie bei vielen Software-Anpassungen gibt es zwei Hauptoptionen für Unternehmen, die einen XML-Checker in ihr System integrieren möchten: A) die Integration intern durchführen oder B) an die Experten auslagern. Zweiteres bietet die weitaus einfachere Möglichkeit, nicht zuletzt, weil die erste wahrscheinlich die Erstellung des Tools selbst sowie dessen Integration in Ihr System erfordert.

Bei ecosio (wie auch bei unserer umfassenden EDI-Lösung) bieten wir die Integration unseres XML-Checker über eine API-Verbindung an. Auf diese Weise wird das Tool direkt in Ihr bestehendes ERP-System eingebettet. Es besteht keine Notwendigkeit, zu einer anderen Plattform etc. zu navigieren. Darüber hinaus brauchen Sie bei einer solchen Verbindung keine Updates zu installieren, sollte das Tool angepasst werden. Stattdessen wird das Tool zentral aktualisiert, d. h. Ihr Validator ist immer auf dem neuesten Stand und spiegelt die aktuellsten XML-Regelsätze wider.

Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie Sie den XML-Checker von ecosio in Ihr System integrieren können, oder wenn Sie mehr über die Vorteile erfahren möchten, die dieses Tool speziell Ihrem Unternehmen bieten könnte, kontaktieren Sie uns. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen!

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