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Electronic Data Interchange (EDI) – auf Deutsch elektronischer Datenaustausch – beschreibt die digitale, automatisierte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Unternehmen tauschen dabei strukturierte Daten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine direkt zwischen ihren IT-Systemen aus – schnell, sicher und ohne manuelle Eingriffe. Bis heute versenden und empfangen viele Unternehmen Dokumente in Papierform, was lange dauert, fehleranfällig ist und hohe Kosten verursacht. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt bei Electronic Data Interchange vollständig, was zu wesentlich effizienteren Lieferketten führt.
Kurz erklärt: Was ist elektronischer Datenaustausch?
—> Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der automatisierte Versand geschäftskritischer Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen zwischen Unternehmen – ganz ohne Papier und manuelle Eingabe.
Wie funktioniert Electronic Data Interchange?
Für den elektronischen Datenaustausch ist eine spezialisierte Infrastruktur notwendig. Diese besteht aus:
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Austauschprotokollen wie AS2, X.400 oder SFTP
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Nachrichtenstandards wie UN/EDIFACT oder ANSI X12
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ERP-Systemen (z. B. SAP, proALPHA, ABAS)
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EDI-Dienstleistern, die die Daten konvertieren und übertragen
Typischer Ablauf einer EDI-Datenübertragung
- Mitarbeiter eines Unternehmens erzeugen die zu versendenden Daten (z. B. Bestellungen) in ihrem ERP-System.
- Diese Daten werden automatisch in einem Exportformat wie IDoc bereitgestellt. Der Export erfolgt oft in regelmäßigen Zeitintervallen.
- Ein EDI-Dienstleister holt die Daten ab und konvertiert sie in ein einheitliches Format wie EDIFACT, das vom Geschäftspartner vorgegeben sein kann.
- Auf der Empfängerseite nimmt der EDI-Dienstleister die Daten entgegen, konvertiert sie in ein für das ERP-System des Empfängers lesbares Format (z. B. CSV), und importiert sie in das System.
- Die Daten stehen im System des Empfängers unmittelbar nach dem Versand bereit.
—> Innerhalb von Sekunden werden Geschäftsdaten vollständig digital übertragen – ohne Medienbrüche.
Was sind die Vorteile von elektronischem Datenaustausch (EDI)?
Der elektronische Datenaustausch bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienz: Manuelle Dateneingabe und Dokumentenversand entfallen vollständig.
- Schnelligkeit: Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden in Sekundenschnelle übermittelt.
- Kostensenkung: Durch die Reduktion von Papier, Druck und manuellen Prozessen werden Kosten gesenkt.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
- Nachhaltigkeit: Der digitale Datenaustausch trägt zur Reduktion von Papierverbrauch und damit zu einer nachhaltigen Lieferkette bei.
- Datentransparenz: Echtzeit-Informationen, wie der Empfang oder die Bearbeitung von Nachrichten, sind jederzeit abrufbar.
- Skalierbarkeit: Auch kleine und mittelständische Unternehmen können dank cloudbasierter EDI-Lösungen profitieren.
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Welche EDI-Standards und Technologien gibt es?
Nachrichtenstandards
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UN/EDIFACT
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ANSI X12
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TRADACOMS
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XML
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VDA
Übertragungsprotokolle
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AS2
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X.400
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OFTP
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SFTP
—> Standards und Protokolle garantieren Kompatibilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit beim Datenaustausch.
Die Zukunft von Electronic Data Interchange
In der Vergangenheit war EDI vor allem für große Unternehmen zugänglich, da die Einrichtung und Wartung der notwendigen Systeme komplex und kostspielig war. Spezialisierte Teams waren erforderlich, um EDI-Verbindungen intern aufzubauen und zu betreiben. Dies hat sich jedoch grundlegend verändert.
Dank moderner cloud-basierter EDI-Lösungen können heute Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern – die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs nutzen. Cloud-Technologien ermöglichen eine einfachere Implementierung, geringere Kosten und eine schnellere Anpassung an individuelle Anforderungen.
—> Laut Gartner werden bis 2025 80 % der B2B-Transaktionen digital abgewickelt – EDI ist der Schlüssel dazu.
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Welche gesetzlichen Vorgaben fördern EDI?
Regierungen fördern die Verbreitung von EDI, insbesondere im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing), wo der Einsatz zunehmend gesetzlich vorgeschrieben wird. Unternehmen weltweit müssen bald auf elektronische Rechnungen umsteigen, um Verwaltungskosten zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten. EDI wird so zu einem unverzichtbaren Werkzeug für alle Unternehmensgrößen.
Mehr dazu finden Sie auch auf der Seite der Global E-invoicing Compliance Lösung von ecosio.
Fazit: Warum Unternehmen auf elektronischen Datenaustausch setzen sollten
Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht eine digitale, automatisierte und sichere Datenkommunikation zwischen Geschäftspartnern. Unternehmen jeder Größe profitieren von reduzierten Kosten, höherer Effizienz und nachhaltigen Prozessen.
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