Seit dem 27. November 2018 sind alle Bundesbehörden in Deutschland verpflichtet, XRechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Alle weiteren öffentlichen Verwaltungen folgen der Anordnung bis spätestens 27.11.2019. Die Auftragnehmer von öffentlichen Verwaltungen müssen ab dem 27.11.2020 ihre Rechnungen gemäß dem neuen Standard erstellen und versenden – es sind ab diesem Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr zulässig. Dennoch empfehlen wir, sich schon jetzt mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um eine fristgerechte Umsetzung einhalten zu können.

In diesem Beitrag gehen wir auf die wichtigsten Fakten zur XRechnung ein, klären was die XRechnung ist, warum die Richtlinie ins Leben gerufen wurde und welche Schritte notwendig sind, um mit diesem Standard arbeiten zu können.

XRechnung: Entwicklung und Einführung

Das e-Rechnungsformat XRechnung ist ein Ergebnis der Standardisierungs­tätigkeiten im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine von XRechnung. Für eine vergrößerte Darstellung bitte auf die Grafik klicken.

Wichtige Meilensteine der e-Rechnung in Deutschland

Wichtige Meilensteine der e-Rechnung in Deutschland

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Europa, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im Zuge dessen wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) damit beauftragt, zusammen mit den Mitgliedsstaaten eine Norm zu entwickeln. Daraus ist die EN 16931 entstanden. Diese definiert, welche Elemente eine e-Rechnung enthalten muss und gibt weitere Empfehlungen zur Umsetzung. Diese Pflichtelemente sind beispielsweise Informationen über den Verkäufer und Erwerber, den Zahlungsempfänger, Auftragsreferenz, Lieferdetails etc.

Allerdings gibt die EN 16931 nur die Basis vor. Die speziellen Anforderungen der einzelnen Mitgliedsstaaten werden in Form von sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) definiert. In Österreich wurde beispielsweise die CIUS-AT-NAT entwickelt und auch in Deutschland gibt es eine eigene CIUS: die XRechnung.

Nachdem die XRechnung 2017 verabschiedet wurde, erfolgt nun schrittweise die Einführung bei den Behörden in Deutschland. Ab dem 27.11.2020 wird es dann für alle Unternehmen ernst, welche an die öffentlichen Einrichtungen Rechnungen senden. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen im XRechnung-Format übermittelt werden. Die XRechnung ist nicht die einzige CIUS in Deutschland, jedoch muss diese von allen Behörden akzeptiert werden (E-Rechnungsverordnung vom 6.9.2017).

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bevor wir näher auf die XRechnung eingehen, gilt es zu definieren, was eine elektronische Rechnung im Sinne der EN 16931 ist.

Eine e-Rechnung muss strukturiert erstellt, übertragen und empfangen werden können. Des Weiteren muss eine automatisierte Verarbeitung des Dokuments möglich sein.

Daraus ergibt sich, dass Bilddateien, PDFs oder Scans von Papierrechnungen keine elektronischen Rechnungen im Sinne der europäischen Richtlinie sind, auch wenn des Öfteren von e-Rechnungen bei den genannten Formaten die Rede ist.

Die deutsche CIUS XRechnung

Mit der XRechnung wird ein einheitlicher technischer Standard geschaffen, der für Auftragnehmer und -geber vorteilhaft ist.

Die XRechnung:

  • basiert auf offenen Standards und ist somit frei und unentgeltlich nutzbar
  • gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten vor, an die sich Beteiligte halten müssen
  • ist durch die eingesetzten Technologien verlässlich und nachhaltig
  • ermöglicht die Automatisierung des Rechnungsworkflows aufseiten des Auftraggebers sowie des Auftragnehmers

Aus technischer Sicht könnte man hier nun argumentieren, dass die oben genannten Vorteile auf beliebige andere e-Rechnungsstandards zutreffen. Die XRechnung hat jedoch ein sehr gewichtiges Argument, das ihre Verbreitung begünstigen wird: den Gesetzgeber, der den Standard vorschreibt. Beispiele aus anderen EU-Ländern wie Italien mit FatturaPA zeigen, dass durch die gesetzliche Vorgabe die Umsetzung rapide steigt. Ähnlich günstige Verhältnisse werden sich für die XRechnung auch in Deutschland zeigen, wobei hier im Unterschied zu Italien der B2B-Bereich noch nicht betroffen ist.

Wen betrifft die XRechnung?

Die XRechnung betrifft in erster Linie sämtliche öffentliche Einrichtungen und Behörden in Deutschland. Diese müssen XRechnungen empfangen und verarbeiten können.

Unternehmen, die als Lieferanten der Verwaltung agieren, müssen in der Lage sein, XRechnungen zu generieren und zu versenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Auftragnehmer aus Deutschland oder einem anderen Land der EU kommt – alle Rechnungen an die Behörden müssen dem neuen Standard entsprechen. Hingegen nicht betroffen sind Firmen, die ausschließlich im Bereich B2C oder B2B und eben nicht in B2G tätig sind. Aber: Selbst wenn ein Unternehmen nur eine einzige Rechnung an eine Behörde schicken möchte, kommt die XRechnung zum Einsatz.

Umfang des XRechnung-Standards

Die EN 16931 enthält wie weiter oben bereits dargelegt die Kernelemente einer e-Rechnung. Diese Anforderungen sind syntaxneutral aufbereitet, also in natürlicher Sprache. Allerdings gibt das CEN eine Liste mit zulässigen Syntaxen (XML Schemata) vor:

  • Universal Business Language (UBL)
  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)

Die XRechnung muss in einer der beiden Syntaxen übermittelt werden. Der Empfänger der XRechnung muss in der Lage sein beide Formate verarbeiten zu können.

Eine Rechnung nach dem XRechnung-Standard ist somit nur gültig, wenn sie das vorgegebene Datenmodell abbildet und in UBL oder UN/CEFACT CII übermittelt wird. Das semantische Datenmodell besteht aus verschiedenen Informationselementen und deren logischen Abhängigkeiten. Informations­elemente wiederum haben eine eindeutige Kennung, einen Namen, eine semantische Beschreibung und eine Kardinalität (wie oft darf das Element vorkommen).

Detaillierte Beschreibungen zum technischen und semantischen Standard können im Standard XRechnung Version XRechnung 1.2.0 des IT-Planungsrats, Abschnitt II “Spezifikation des semantischen Datenmodells” nachgelesen werden.

Einsatz des Standards XRechnung

Wenn ein Unternehmen öffentliche Einrichtungen beliefert, muss dieses XRechnungen erstellen und versenden können.

1. Erstellen von XRechnungen

Natürlich müssen und können diese Rechnungen im XML-Format nicht per Hand geschrieben werden. Einerseits wäre dieser Prozess zu zeit- und kostenaufwendig, andererseits wäre die Fehleranfälligkeit viel zu hoch. Für diesen Zweck gibt es Konvertierungslösungen, die aus einer Rechnung, die beispielsweise in einem ERP erstellt wurde, eine XRechnung generieren können.

Hat eine Firma eine eigene ERP Inhouse-Lösung, könnte die IT mit der Programmierung eines solchen Konverters beauftragt werden. Viel wahrscheinlicher ist jedoch, dass ein gekauftes ERP-System genutzt wird, wie beispielsweise von Microsoft, SAP, Oracle oder anderen Herstellern.

Diese Systeme verfügen in der Regel über standardisierte Import- und Exportschnittstellen über welche Daten in und aus dem ERP-System übernommen werden können. Diese Exportschnittstellen sind zumeist proprietärer Natur (zB. IDoc im Falle von SAP) und bilden die Basis für die weiteren Umwandlungen in Richtung Drittformate. Das heißt, dass das ERP-System im Normalfall weder eine UBL noch eine UN/CEFACT Cross Industry Invoice out-of-the-box erstellen kann.

Mit einer passenden Konvertierungslösungen kann das generierte ERP-Exportformat jedoch sehr einfach in eine XRechnung umwandelt werden und umgekehrt.

2. Übermitteln von XRechnungen

XRechnungen können auf verschiedene Arten versendet werden und es gibt hierzu auch Empfehlungen von der Europäischen Kommission.

Begrifflichkeiten zur Übertragung von e-Rechnungen

Eine XRechnung durchläuft 4 Rollen. Diese vier Rollen sind analog zum Four-Corner-Modell, welches man im EDI-Bereich sehr oft vorfindet.

  1. Rechnungssteller: ist der Autor der Rechnung, der verantwortlich für Inhalt und Einhaltung des Standards ist.
  2. Technischer Rechnungsversender: ist für die technische Adressierung des Empfängers zuständig. Dieser kann auch ein Dritter im Auftrag des Rechnungsstellers oder der Rechnungssteller selbst sein.
  3. Technischer Rechnungsempfänger: ist für den technischen Empfang der Rechnung zuständig und gibt dem Rechnungsempfänger Zugriff.
  4. Rechnungsempfänger: ist Leser und Verarbeiter der Rechnung.

Die meisten Unternehmen werden sich für den Versand und den Empfang von XRechnungen eines Dienstleisters bedienen - ähnlich wie dies auch im EDI-Bereich der Fall ist.

Übertragungs­möglichkeiten einer XRechnung
Übertragungsarten für seltene Rechnungsstellung

Wenn an öffentliche Einrichtungen nur selten Rechnungen gestellt werden, kann die XRechnung auf folgenden Wegen versendet werden:

  • E-Mail
  • De-Mail
  • EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)/VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes)

Diese Übertragungsarten bedeuten einen Mehraufwand für die Empfängerseite, da eine vollautomatisierte Verarbeitung nicht möglich ist. Außerdem sind diese Technologien nicht dafür gedacht, regelmäßig oder eine Vielzahl an Rechnungen zu versenden.

Übertragungsmöglichkeit für Lieferanten, die nur selten Rechnungen an Behörden ausstellen.

Übertragungsmöglichkeit für Lieferanten, die nur selten Rechnungen an Behörden ausstellen.

Übertragungsarten für regelmäßige Lieferanten

Für den Massenversand von Rechnungen kommen spezielle Übertragungsprotokolle zum Einsatz. Diese bieten die größtmögliche Effizienz für Rechnungssteller und -empfänger, da die Daten automatisiert aufbereitet und verarbeitet werden können.

In Europa hat sich PEPPOL als zuverlässiges und viel genutztes Protokoll etabliert. PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online und wurde in der EU entwickelt, um die Übermittlung von Daten im Beschaffungswesen sicher und verlässlich zu gestalten.

Um dieses Service verwenden zu können, wird ein PEPPOL Access Point benötigt, der mit dem ERP kommunizieren kann. Hierfür kann wieder ein Dienstleister hinzugezogen werden, welcher die PEPPOL Anbindung an das ERP umsetzen kann.

Übertragungsmöglichkeit via PEPPOL für regelmäßige Lieferanten behördlicher Einrichtungen.

Übertragungsmöglichkeit via PEPPOL für regelmäßige Lieferanten behördlicher Einrichtungen.

Dienstleister wie ecosio bieten schlüsselfertige Lösungen zur Erstellung und Übermittlung von XRechnungen an beliebige Empfänger. Wie das genau funktioniert, zeigt der folgende Artikel exemplarisch am Beispiel von SAP ERP, XRechnung und PEPPOL.

Fazit

Der Standard XRechnung bringt allen Beteiligten wirtschaftliche Vorteile und erleichtert vor allem die automatisierte Verarbeitung von e-Rechnungen. Ist ein Unternehmen nicht in der Lage selbst XRechnungen zu erstellen oder zu übermitteln, so kann es sich eines externen Dienstleisters bedienen. Um für die Ausstellungspflicht von e-Rechnungen am 27.11.2020 gewappnet zu sein, sollten Unternehmen früh genug entsprechende Schritte zur Umsetzung einleiten.

Noch Fragen?

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