Electronic Data Interchange: Eine kurze Einführung
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Electronic Data Interchange (EDI) – auf Deutsch elektronischer Datenaustausch – beschreibt die digitale, automatisierte Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Unternehmen tauschen dabei strukturierte Daten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine direkt zwischen ihren IT-Systemen aus – schnell, sicher und ohne manuelle Eingriffe. Bis heute versenden und empfangen viele Unternehmen Dokumente in Papierform, was lange dauert, fehleranfällig ist und hohe Kosten verursacht. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt bei Electronic Data Interchange vollständig, was zu wesentlich effizienteren Lieferketten führt.
Kurz erklärt: Was ist elektronischer Datenaustausch?
—> Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der automatisierte Versand geschäftskritischer Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen zwischen Unternehmen – ganz ohne Papier und manuelle Eingabe.
Wie funktioniert Electronic Data Interchange?
Für den elektronischen Datenaustausch ist eine spezialisierte Infrastruktur notwendig. Für einen erfolgreichen Austausch ist grundsätzlich dasselbe Dateiformat notwendig. Hierbei existieren EDI-Standards, wie beispielsweise EDIFACT, ANSI X12 oder XML-basiertes EDI.
Die Übertragung erfolgt dann über ein Kommunikationsprotokoll, wie AS2 oder FTP. Diese Protokolle versichern, dass die Daten verschlüsselt und vollständig bleiben. Treffen die Daten anschließend beim Empfänger ein, werden sie dort direkt vom ERP-System eingelesen und verarbeitet.
Da keine manuellen Eingaben anfallen, die Tippfehler beinhalten könnten, wird der Prozess effizienter und die Genauigkeit erhöht.
Zusammenfassend lässt sich demnach sagen, dass für den Electronic Data Interchange Folgendes notwendig ist:
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Austauschprotokollen wie AS2, X.400 oder SFTP
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Nachrichtenstandards wie in unserem Artikel zu EDI-Dateiformaten erklärt, unter anderem UN/EDIFACT oder dem ⦁ Aufbau einer ANSI-ASC-x12 Datei
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ERP-Systemen (z. B. SAP, proALPHA, ABAS)
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EDI-Dienstleistern, die die Daten konvertieren und übertragen
Typischer Ablauf einer EDI-Datenübertragung
- Mitarbeiter eines Unternehmens erzeugen die zu versendenden Daten (z. B. Bestellungen) in ihrem ERP-System.
- Diese Daten werden automatisch in einem Exportformat wie IDoc bereitgestellt. Der Export erfolgt oft in regelmäßigen Zeitintervallen.
- Ein EDI-Dienstleister holt die Daten ab und konvertiert sie in ein einheitliches Format wie EDIFACT, das vom Geschäftspartner vorgegeben sein kann.
- Auf der Empfängerseite nimmt der EDI-Dienstleister die Daten entgegen, konvertiert sie in ein für das ERP-System des Empfängers lesbares Format (z. B. CSV), und importiert sie in das System.
- Die Daten stehen im System des Empfängers unmittelbar nach dem Versand bereit.
—> Innerhalb von Sekunden werden Geschäftsdaten vollständig digital übertragen – ohne Medienbrüche.
Was sind die Vorteile von elektronischem Datenaustausch (EDI)?
Der elektronische Datenaustausch bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienz: Manuelle Dateneingabe und Dokumentenversand entfallen vollständig.
- Schnelligkeit: Geschäftsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden in Sekundenschnelle übermittelt.
- Kostensenkung: Durch die Reduktion von Papier, Druck und manuellen Prozessen werden Kosten gesenkt.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
- Nachhaltigkeit: Der digitale Datenaustausch trägt zur Reduktion von Papierverbrauch und damit zu einer nachhaltigen Lieferkette bei.
- Datentransparenz: Echtzeit-Informationen, wie der Empfang oder die Bearbeitung von Nachrichten, sind jederzeit abrufbar. Hierbei ist die API-Schnittschnelle der Schlüssel zu einem reibungslos funktionierendem EDI-System.
- Skalierbarkeit: Auch kleine und mittelständische Unternehmen können dank cloudbasierter EDI-Lösungen profitieren.
EDI lässt Unternehmen demnach auf vielfältige Weise profitieren, sowohl durch Wettbewerbsvorteile und Kostensenkungen als auch engere Kundenbindungen. Beispielsweise können Zulieferer Bestellungen vollautomatisch im EDIFACT-Format erhalten oder die Produktionsplanung tagesaktuell und bedarfsorientiert gesteuert werden.
Des Weiteren werden durch die EDI-Anbindung Lieferscheine, Versandlabels und Rechnungen automatisch ausgetauscht, wodurch die EDI-Trackingdaten direkt an Kunden übertragen und Echtzeitbestände an Marktplätze übermittelt werden können.
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Welche Electronic Data Interchange-Standards und Technologien gibt es?
Nachrichtenstandards
Über ein Nachrichtenstandard wird festgelegt, wie Daten in EDI-Nachrichten strukturiert und formatiert sind. Sie legen fest, in welcher Form und welche Informationen übermittelt und interpretiert werden. Dadurch wird es dem System möglich, fehlerfrei die Daten auszutauschen. Hierbei existieren verschiedene Standards:
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UN/EDIFACT
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ANSI X12
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TRADACOMS
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XML
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VDA
Übertragungsprotokolle
Das Übertragungsprotokoll ist für den technischen Austausch von Daten des Electronic Data Interchanges verantwortlich. Die Protokolle legen fest, wie Daten physisch über das Netzwerk gesendet werden, sodass sie zuverlässig und effizient beim Empfänger ankommen. Beispiele für effektive Übertragungsprotokolle sind hierbei:
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AS2
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X.400
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OFTP
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SFTP
—> Standards und Protokolle garantieren Kompatibilität, Sicherheit und Zuverlässigkeit beim Datenaustausch. Diese Garantie kommt unter anderem durch die Verwendung der gleichen Formate, einer Verschlüsselung sowie der lückenlosen Dokumentation zustande.
Die Zukunft von Electronic Data Interchange
In der Vergangenheit war EDI vor allem für große Unternehmen zugänglich, da die Einrichtung und Wartung der notwendigen Systeme komplex und kostspielig waren. Spezialisierte Teams waren erforderlich, um EDI-Verbindungen intern aufzubauen und zu betreiben. Dies hat sich jedoch grundlegend verändert.
Dank moderner Cloud-basierter EDI-Lösungen können heute Unternehmen jeder Größe – vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern – die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs nutzen. In unserem Beitrag zum Thema „EDI-Plattform – So finden Sie das passende EDI-System für Ihre Anforderungen“ erfahren Sie mehr zur richtigen Auswahl. Cloud-Technologien ermöglichen eine einfachere Implementierung, geringere Kosten und eine schnellere Anpassung an individuelle Anforderungen.
—> Laut Gartner werden bis 2025 80 % der B2B-Transaktionen digital abgewickelt – EDI ist der Schlüssel dazu. In der Automobilbranche, z. B. zwischen Bosch und Herstellern wie VW oder BMW, werden Bestellungen, Lieferpläne und Rechnungen durch den Electronic Data Interchange digital übermittelt.
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Welche gesetzlichen Vorgaben fördern EDI?
Regierungen fördern die Verbreitung von EDI, insbesondere im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing), wo der Einsatz zunehmend gesetzlich vorgeschrieben wird. Unternehmen weltweit müssen bald auf elektronische Rechnungen umsteigen, um Verwaltungskosten zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten. EDI wird so zu einem unverzichtbaren Werkzeug für alle Unternehmensgrößen.
Mehr dazu finden Sie auch auf der Seite der Global E-invoicing Compliance Lösung von ecosio.
Fazit: Warum Unternehmen auf elektronischen Datenaustausch setzen sollten
Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht eine digitale, automatisierte und sichere Datenkommunikation zwischen Geschäftspartnern. Unternehmen jeder Größe profitieren von reduzierten Kosten, höherer Effizienz und nachhaltigen Prozessen.
Gerade im Hinblick auf die digitale Transformation von Unternehmen spielt EDI eine entscheidende Rolle. Durch Automatisierung und fehlerfreierer Arbeit sparen Unternehmen Kosten und erhöhen somit ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Die Standardisierung von Nachrichtenformaten trägt darüber hinaus zur Sicherheit bei, was durch die Kompatibilität sowie Zuverlässigkeit von Übertragungsprotokollen unterstrichen wird. Relevante Systeme sind hierbei Nachrichtenstandards wie ANSI X12 oder Protokolle wie AS2. Auch das passende ERP-System, wie Microsoft Dynamics, für den reibungslosen Datenaustausch sind dabei unerlässlich.
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