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Was ist ein VDA 4913 Lieferavis und wozu wird dieser benötigt?

Der Verband der Automobilindustrie (VDA) entwickelt eigene EDI-Standards, die vor allem in der Automobilindustrie und der produzierenden Industrie Anwendung finden. Beim digitalen Datenaustausch zwischen Automobilherstellern und Lieferanten kommen verschiedene VDA-Nachrichtentypen zum Einsatz, die die Kommunikationsprozesse zwischen den Partnern erheblich vereinfachen. In diesem Beitrag sehen wir uns einen dieser Nachrichtentypen genauer an: den VDA 4913 Lieferavis.

Der Lieferavis in der Automotive-Supply-Chain

Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Automobilherstellern (OEM) und Lieferanten, müssen unterschiedliche Dokumente digital ausgetauscht werden. Im Folgenden sehen wir uns an, welche Nachrichtentypen dies im Regelfall sind und welche Rolle der Lieferavis in der Lieferkette spielt.

Der erste wichtige Nachrichtentyp ist der Lieferabruf. Mit diesem sendet der OEM eine Bedarfsvorschau, zumeist für die nächsten 52 Wochen, an den Lieferanten. Da für so große Zeitspannen keine exakten Zahlen übermittelt werden können, sendet der OEM noch JIT-Abrufe (Just-In-Time), die für kürzere Zeiträume die genauen Zahlen für benötigte Materialien enthalten. Falls JIS-Prozesse (Just-in-Sequence) eingesetzt werden, wird außerdem ein JIS-Abruf an den Lieferanten versendet, um diesen über die exakte Anliefersequenz zu informieren.

Nachdem die Bestellungen aufgegeben wurden, kann der Lieferant die geforderten Güter zusammenstellen und für den Versand vorbereiten. Hier kommt nun der Lieferavis zum Einsatz, der den OEM über die baldige Anlieferung der bestellten Materialien informiert. Der Lieferavis, auch ASN (Advanced Shipping Notice) genannt, enthält Informationen über die Güter, Packmitteldaten, Produktionsnummerndaten, etc.


Die verschiedenen Nachrichtentypen in der Automotive-Supply-Chain
Die verschiedenen Nachrichtentypen in der Automotive-Supply-Chain

Sobald der OEM den Lieferavis erhalten und geprüft hat, sendet er eine Bestätigung in Form des Nachrichtentyps Functional Acknowledgement zurück und kommuniziert etwaige Fehler am Lieferavis. Sofern keine Fehler vorliegen, wird der Lieferavis mit dem Functional Acknowledgement positiv quittiert.

Nachdem die Lieferung beim OEM angekommen ist, muss dieser die an den Paletten angebrachten Labels scannen und mit den Daten im Lieferavis vergleichen, um die Vollständigkeit der Sendung zu überprüfen. Auf diese Weise lassen sich auch Unter- und Überlieferungen schnell erkennen. Außerdem werden die verwendeten Paletten, die darauf enthaltenen Verpackungsmaterialien und die darin enthaltenen Produkte automatisch im System vereinnahmt, womit sich der OEM jegliche Art von manueller Abtipparbeit erspart.
Nach Erhalt der Waren sendet der OEM die Warenempfangsbestätigung. Somit kann nun der Lieferant Gutschriften und Rechnungen an den Automobilhersteller übermitteln.

Motivation für den Lieferavis

Der Verband der Automobilindustrie (VDA) entwickelt schon seit Jahrzehnten eigene EDI-Standards, die vor allem in der Automobilindustrie im deutschsprachigen Raum zur Anwendung kommen. Dabei gibt es für jeden Prozess einen entsprechenden Dokumenttyp, der unterschiedliche Daten enthalten und einer gewissen Struktur folgen muss.

Der Lieferavis VDA 4913 (Daten-Fern-Übertragung von Lieferschein- und Transportdaten) kommt bereits seit März 1996 zum Einsatz. Er dient der Kommunikation von Vorabinformationen an den OEM bzw. den Empfänger der Materialien. Da diese Dokumente automatisiert verarbeitet werden können, müssen Daten nicht händisch in Computer-Systeme eingetragen werden. Dadurch werden Fehler reduziert und Prozesse schneller und effizienter gemacht. Generell hilft der Lieferavis dem Einkäufer dabei, die Transparenz zu erhöhen und den Überblick über den Materialfluss zu behalten. Zudem können Unternehmen durch die erhaltenen Informationen über Lieferzeitpunkt und -menge, aufkommende Platzmangel im Lager rechtzeitig erkennen und beseitigen, Ressourcen für den Wareneingang besser einplanen und die Produktionsplanung dementsprechend ausrichten.

Wie ist ein VDA 4913 Lieferavis aufgebaut?

Jeder VDA 4913 ist ein Dokument, bestehend aus standardisierten Datenelementen, bestimmten Feldlängen, Feldarten und Codes. Zudem enthält jeder VDA-Nachrichtentyp eine Reihe von bestimmten Satzarten, die verpflichtend oder optional anzuführen sind. VDA 4913 deckt die Satzarten 711 – 719 ab:

  • 711 – Vorsatz Lieferschein- und Transportdaten (Muss)
  • 712 – Einmalige Daten des Transports (Muss)
  • 713 – Einmalige Daten des Lieferscheins (Muss)
  • 714 – Lieferschein-Positionsdaten (Muss)
  • 715 – Packmitteldaten (Kann)
  • 716 – Textdaten zur Position (Kann)
  • 718 – Produktionsnummerndaten (Kann)
  • 719 – Nachsatz Lieferschein- und Transportdaten (Muss)

Jede neue Zeile der Nachricht muss mit einer der genannten Satzarten beginnen und hat genau 128 Zeichen. Pro Zeile wiederum gibt es festgelegte Positionen und Längen für die einzutragenden Daten. Betrachten wir als Beispiel die Satzart 712, die die Daten des Transports enthält: Die Zeichen 1-3 bestimmen die Satzart, also 712. Die Stellen 4-5 geben die Versionsnummer an, 6-13 enthalten die Bezugsnummer, die der Versender der Sendung zuteilt. In den Stellen 14-16 kann das Werk des Lieferanten (verschlüsselte Form) eingetragen werden – diese Angabe ist wie einige andere auch, nicht verpflichtend. Eine genaue Erklärung zu allen Satzarten und die Aufschlüsselungen der einzelnen Datenfelder können online in der VDA-Empfehlung 4913 nachgelesen werden.

Anhand dieses festgelegten Aufbaus können Unternehmen die Daten automatisiert aus dem Lieferavis entnehmen und verarbeiten. Dazu müssen alle Datenfelder einer Satzart den Vorgaben laut VDA-Datenkatalog entsprechen. Zusätzlich ist zu beachten, dass nicht benutzte numerische Felder mit Nullen zu befüllen sind. Alphanumerische Felder, die nicht verwendet werden, müssen mit Leerzeichen (Blanks) gefüllt werden. Dadurch kann garantiert werden, dass jede Zeile die vorgeschriebene Länge von 128 Zeichen hat.

Die verschiedenen Nachrichtentypen in der Automotive-Supply-Chain

Um Dokumente dem VDA-Standard entsprechend zu erstellen und zu versenden, kann ein spezialisierter EDI-Dienstleister beauftragt werden. Dieser kümmert sich um die Konvertierung, die Übermittlung, das Monitoring und den Empfang von Nachrichten.

Dazu werden Dokumente aus dem ERP-System des Unternehmens exportiert und über eine zentrale Verbindung an den Dienstleister gesendet. Dieser konvertiert die Daten in das richtige Format und übermittelt das VDA-Dokument über die erforderlichen Kanäle und Protokolle. Zudem werden sämtliche Abläufe rund um die Uhr überwacht, um im Falle eines Fehlers schnell reagieren zu können, damit der Datenaustausch zwischen Lieferanten und OEMs reibungslos ablaufen kann.
Natürlich funktioniert der Prozess auch in die andere Richtung: Der Dienstleister kann Dokumente empfangen, konvertieren und an das ERP-System des Unternehmens senden, in welches die Daten dann importiert werden können.


Der EDI-Dienstleister übermittelt Dokumente zwischen Lieferanten und OEM
Der EDI-Dienstleister übermittelt Dokumente zwischen Lieferanten und OEM

Ein weiterer Vorteil eines Dienstleisters ist die Möglichkeit, Dokumente in alle gängigen EDI-Formate konvertieren und auch über alle Protokolle wie AS2, OFTP2 oder in Drittnetzwerke übermitteln zu können. Somit sind Lieferanten stets auf dem neuesten technischen Stand und können rasch neue Anforderungen und Standards einführen.

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Die Zukunft des VDA 4913 Lieferavis

Wie eingangs erwähnt wird VDA 4913 bereits seit 1996 eingesetzt und ist somit schon recht alt – vor allem wenn man bedenkt, wie rapide sich Technologien im EDI-Bereich weiterentwickeln. Allerdings gibt es bereits seit 2016 eine Alternative bzw. Neuauflage von VDA 4913: VDA 4987.
Der Verband der Automobilindustrie löst alle Nachrichtentypen, die dem Fixed-Length-Format entsprechen, durch EDIFACT-Dokumenttypen ab. Der neue VDA 4987 Lieferavis basiert auf der EDIFACT-Nachricht DESADV und soll den elektronischen Datenaustausch in der Automobilindustrie erleichtern. Durch die sich ständig ändernden und erweiternden Belieferungskonzepte ist es notwendig mit modernen, flexibleren Standards zu arbeiten.

Dennoch werden die älteren VDA-Nachrichtentypen noch häufig eingesetzt und es bleibt abzuwarten, bis der Standard endgültig verschwindet. Allerdings kann bereits beobachtet werden, wie große Automobilhersteller wie VW, den Einsatz von VDA 4987 forcieren und nur noch die moderne Variante des Lieferavis akzeptieren. Das heißt, Lieferanten, die nach wie vor mit VDA 4913 arbeiten, müssen ihre Prozesse entsprechend anpassen und auf VDA 4987 umstellen, um langfristig relevant zu bleiben.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen rund um die Standards VDA 4913 oder VDA 4987? ? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!

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