Die Automatisierung bestehender Prozesse ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategien in Unternehmen und soll unter anderem die Effizienz, Sicherheit und Verlässlichkeit steigern. Im Beschaffungs­wesen kann dies beispielsweise erreicht werden, indem manuelle Verfahren, die bisher z. B. mithilfe von Papier und Fax vonstattengingen, durch elektronischen Datenaustausch (EDI) ersetzt werden.

In einem früheren Artikel haben wir bereits vorgestellt, wie EDI-Prozesse in der Beschaffung mit EDIFACT, ANSI ASC X12 und IDocs umgesetzt werden können. Im heutigen Beitrag widmen wir uns einem weiteren EDI-Dokumenttyp: dem REMADV. Wir werden klären, wie ein REMADV in den klassischen Beschaffungsprozess integriert werden kann und welche Vorteile sich für Unternehmen daraus ergeben.

EDI-Dokumentflüsse zwischen Unternehmen

Beim elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen werden strukturierte Dokumente zwischen Auftragnehmer und -geber ausgetauscht, die automatisch aus dem ERP-System erstellt, empfangen und verarbeitet werden können.

Im Austausch zwischen Unternehmen, wie beispielsweise im Handel, werden verschiedene Dokumente zwischen den ERP-Systemen versendet:

  1. PRICAT: Preiskatalog-Daten werden vom Lieferanten an den Kunden gesendet, welche in das ERP-System übernommen werden.
  2. ORDERS: Der Kunde übermittelt eine Bestellung an den Lieferanten.
  3. ORDCHG: Die getätigte Bestellung wird vom Kunden abgeändert.
  4. ORDRSP: Rückmeldung des Lieferanten zur Bestellung, ob diese angenommen wird.
  5. DESADV: Lieferavis-Nachricht an den Käufer, die Details zur Lieferung enthält.
  6. RECADV: Nachricht an den Lieferanten über die Warenannahme.
  7. INVOIC: Die Rechnung wird an den Kunden übermittelt.

Diese Dokumenttypen müssen aber nicht in jedem Geschäftsszenario zur Anwendung kommen, auch unterscheiden sich Typ und Einsatz von Branche zu Branche. Im Anschluss kann nun noch ein REMADV, ein weiterer EDI-Dokumenttyp, versendet werden, auf welchen wir im Folgenden näher eingehen werden.

Die REMADV-Nachricht im EDI-Dokumentfluss

REMADV (Remittance Advice, auf Deutsch Zahlungsavis) ist ein EDI-Dokument, welches ein Unternehmen an seinen Lieferanten übermittelt, um mitzuteilen, wann und wie viel es für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen zahlen wird.

Dadurch wissen Lieferanten genau, wann sie welche Zahlungen erhalten werden und können aufgrund dessen ihre finanzielle Situation besser planen und steuern.

In EDIFACT heißt der Dokumenttyp REMADV, in ANSI ASC X12 spricht man von der Nachricht 820. Der oben beschriebene Dokumentfluss inklusive REMADV sieht somit folgendermaßen aus:

EDI-Dokumentfluss im Beschaffungswesen mit REMADV

EDI-Dokumentfluss im Beschaffungswesen mit REMADV

Inhalte des REMADV

Neben Daten zu Sender und Empfänger, finden sich alle rechnungsrelevanten Informationen im Dokument wieder. Darunter sind beispielsweise Rechnungsnummer sowie -betrag, Berichtigungsgründe und -werte (z. B. Skonto), bereits überwiesene und fällige Beträge, etc. Das Zahlungsavis kann sich des Weiteren auf mehrere Geschäftsvorfälle und die dazugehörigen finanziellen Transaktionen beziehen, wie z. B. Rechnungen und Gutschriften. Wichtig ist auch, dass sich jedes REMADV nur auf einen Zahlungstermin beziehen darf.

Ein Beispiel wie ein REMADV-Dokument im EDIFACT EANCOM D01B-Format aussehen kann:

UNA:+.? '
UNB+UNOC:3+1234567890123:14+1234567890124:14+190311:1137+00000000004711++REMADV'
UNH+1+REMADV:D:01B:UN:EAN004'
BGM+481+0024103741+9'
DTM+137:20190227113719:204'
DTM+203:20190301000000:204'
FII+RB+DE32100600003200765324:MUSTERMANN GMBH+SPAODEGFXXX::17'
NAD+PR+1234567890125::9'
CTA+AD'
COM+0049 89 477 23 23:TE'
COM+0049 89 477 28 99:FX'
COM+0049 89 477 23 28:TE'
NAD+SU+1234567890126::9'
CUX+2:EUR:11'
DOC+380+4365384323'
MOA+39:53800.12'
MOA+52:1076.00'
MOA+12:52724.12'
DTM+137:20190213000000:204'
UNS+S'
MOA+39:53800.12'
MOA+12:52724.12'
MOA+138:1076.00'
UNT+22+1'
UNZ+1+00000000004711'

Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz von REMADV-Dokumenten

Informationen aus der REMADV-Nachricht werden vom ERP-System automatisch übernommen, was die manuelle Dateneingabe ablöst. Somit können interne Ressourcen gespart und die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung reduziert werden. Daraus folgend ist es für Unternehmen auch einfacher, den Ist- mit dem Sollzustand zu vergleichen und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

Der REMADV erlaubt es Firmen, ihre finanzielle Planung genauer und verlässlicher durchzuführen, da Informationen zum Erhalt von Rechnungsbeträgen bereits im ERP-System vorliegen, bevor diese am Konto eingetroffen sind. Dadurch besteht die Möglichkeit wichtige Berichte und Prognosen erstellen zu können, die für die wirtschaftliche Planung eines Unternehmens benötigt werden, bevor die Beträge tatsächlich angekommen sind.

Zusammen­fassung

Der REMADV findet derzeit noch weniger Verwendung als andere Dokumenttypen im EDI-Bereich, jedoch lassen sich, einmal umgesetzt, die Vorteile sehr rasch erkennen. Nicht nur für die Finanzplanung kann ein REMADV vorteilhaft sein, der Gebrauch erlaubt es zudem, Fehler bei Zahlungen automatisiert und frühzeitig aufzudecken. Vor allem große Betriebe arbeiten mit diesem Dokumenttyp und fordern den Einsatz vermehrt von ihren Geschäftspartnern an.

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