Der elektronische Datenaustausch (EDI) wird von Unternehmen bereits seit einiger Zeit eingesetzt, um die Zuverlässigkeit und die Kosteneffizienz im B2B-Nachrichtenaustausch (also der Austausch alltäglicher Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine) zu maximieren. Aufgrund des hohen Anspruchs an technischer Expertise und den notwendigen technischen und personellen Ressourcen, scheuten viele Unternehmen jedoch den Einsatz von EDI. Das ändert sich nun – seit es Fully Managed EDI-Lösungen am Markt gibt, können mehr und mehr Unternehmen EDI als erfolgskritischen Wettbewerbsvorteil einsetzen – mit minimalem internen Aufwand.
Dieser Artikel beantwortet nun folgende Fragen:
- Was ist Fully Managed EDI genau?
- Wie unterscheidet es sich von vorherigen EDI-Lösungen?
- Wer kann davon profitieren und wie sehen die Vorteile genau aus?
- Wie gestaltet Fully Managed EDI die Zukunft?
Bevor wir uns genauer damit beschäftigen, sehen wir uns noch einmal die Grundlagen von EDI an, sowie dessen Vorteile und Herausforderungen.
Übrigens: In diesem Artikel gehen wir außerdem auf die fünf wichtigsten aktuellen EDI-Trends ein, die Sie kennen sollten.
Die Grundlagen von EDI
EDI bietet Unternehmen die Möglichkeit, Geschäftsdokumente mit Partnern automatisiert auszutauschen – also mit möglichst geringem manuellen Aufwand. Die Daten solcher normalerweise ausgetauschten Dokumente (wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen etc.) werden dabei in maschinell verarbeitbare Formate übersetzt und über standardisierte EDI-Protokolle an die Geschäftspartner versendet.
Damit ist eine manuelle Dateneingabe bzw. Datenauslese nicht mehr notwendig. Das reduziert die Fehlerquote deutlich und gestaltet den B2B-Dokumentenaustausch wesentlich schneller, günstiger und effizienter. Ein gut aufgesetztes EDI-System bietet Unternehmen weiters Flexibilität und Skalierbarkeit, das es erlaubt, neue Anforderungen abzudecken und Peaks abfedern zu können.
In aller Kürze: EDI ermöglicht Ihrem Unternehmen bedeutend bessere operative Prozesse, da Ihre Partnerverbindungen effizienter und verlässlicher funktionieren als Prozesse auf Basis von unstrukturierten Daten, wie z.B. E-Mail oder Papier.
(sehen Sie sich dazu auch unser Video)
Herausforderungen und Hürden rund um EDI
Trotz der offensichtlichen Vorteile von EDI bleibt in vielen EDI-Systemen oft einiges an Potenzial unausgeschöpft – schuld daran sind üblicherweise folgende Probleme:
1) EDI braucht (zu) viel interne/n Expertise/Aufwand
Zweifelsfrei das von Unternehmen am häufigsten erlebte Problem ist der (oft unterschätzte) Aufwand, eine EDI-Lösung intern zu betreiben. Nicht nur die erforderliche Expertise für das Setup eines EDI-Systems ist unabdingbar, auch der laufende Betrieb kostet viel Aufwand (z. B. Monitoring des Nachrichtenaustausches und Fehlerbehebung). Diese Aufgaben bleiben bei der Auswahl einer Lösung oft unbeachtet, mit dem Ergebnis, dass Unternehmen eine Lösung umsetzen, die viel mehr interne Expertise und Ressourcen benötigt als gedacht.
Das kann für Unternehmen mit entsprechend großer interner EDI-Expertise funktionieren – für Unternehmen ohne solche interne Ressourcen bedeutet das jedoch eine Belastung für das Personal, die sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten negativ auswirken kann. Selbst wenn Ihr Team in der Lage ist, aktuelle Anforderungen umzusetzen, ist eine interne EDI-Lösung meist nicht flexibel genug, um neue Anforderungen rasch umzusetzen und hemmt so die Skalierbarkeit. Hängt der reibungslose EDI-Betrieb außerdem zu sehr von Einzelpersonen im Unternehmen ab, können Abwesenheiten oder Kündigungen zu weiteren Problemen führen.
2) Fehlender Support bei Fehlern bremst die Lieferkette
Für Frust sorgen EDI-Lösungen auch, wenn es darum geht, bei Fehlern und Problemen jemanden zu finden, der verlässlich helfen kann (z. B. wenn eine Nachricht irgendwo im Sendeprozess feststeckt und den Partner nicht erreicht). Das macht sich unterm Strich deutlich negativ bemerkbar, wenn man bedenkt, wie rasch moderne Lieferketten funktionieren und wie sehr diese vom korrekten Austausch der entsprechenden Dokumente abhängen.
3) Die Flexibilität des Unternehmens leidet aufgrund technischer Limitationen oder teuren Preisen für Updates
Zwar werden alle EDI-Lösungen Ihrem Unternehmen ermöglichen, automatisiert Nachrichten mit Ihren Partnern auszutauschen – die Unterschiede der angebotenen Pakete der verschiedenen Dienstleister sind jedoch nicht zu unterschätzen. Manche Lösungen sind bei den technischen Funktionen sehr streng ausgelegt, sprich eine Änderung bei neuen Anforderungen ist innerhalb des Paketes nicht oder nur sehr schwer möglich (z. B. wenn ein neues Protokoll erforderlich wird oder Sie eine WebEDI-Plattform für kleinere Partner einführen möchten). Weiters können unvorteilhafte Preismodelle die Flexibilität Ihrer Lösung limitieren – wenn beispielsweise selbst kleinere Anpassungen verhältnismäßig teuer verrechnet werden.
Was ist Fully Managed EDI?
Bei einer Fully Managed EDI/Rundum-Sorglos-EDI-Lösung, wie sie auch ecosio umsetzt, werden alle EDI-Aufgaben (vom technischen Setup und Testing etc. über den laufenden Betrieb bis hin zum Nachrichten-Monitoring und der Fehlerkorrektur) von EDI-Dienstleister übernommen. Daher kommt der Begriff Fully Managed EDI – der Dienstleister managed alles rund um EDI für Ihr Unternehmen. Wie viel Aufwand für Setup und Betrieb einer EDI-Lösung von einem Fully Managed EDI-Dienstleister im Vergleich zu anderen Dienstleistern übernommen wird, zeigen wir Ihnen auch in dieser Infografik.
Fully Managed EDI-Lösungen bieten typischerweise auch entscheidend besseren Support, mehr Flexibilität und eine höhere Datentransparenz als ältere EDI-Lösungen. Damit können die oben beschriebenen Herausforderungen von Unternehmen erfolgreich verhindert bzw. gelöst werden.
Die Grundlage dafür sind drei Faktoren:
- eine Plattform in der Cloud, die flexibel skalierbar, verlässlich und tief integriert in das vorhandene ERP-System ist
- ein Netzwerk, das den Nachrichtenaustausch über jedes EDI-Protokoll, eine Verbindung zu allen VANs, echte Ende-zu-Ende-Datentransparenz und zukunftssichere technische e-Rechnungs-Compliance bietet
- Vollumfänglicher Service, bei dem Setup, Einrichtung, Onboarding und Testing von dedizierten Integration Engineers übernommen wird, inklusive 24/7 Monitoring und proaktivem Support sowie Fehlerbehebung
Die Liste an Vorteilen einer Fully Managed EDI-Lösung ist jedoch mit der Lösung dieser drei Herausforderungen nicht zu Ende.
Die Vorteile von Fully Managed EDI
Aus Unternehmenssicht können die wesentlichen Vorteile von Fully Managed EDI anhand folgender vier Faktoren eingeteilt werden.
1) Fully Managed EDI spart Ihnen Zeit
Ganz allgemein spart EDI Unternehmen Zeit indem manuelle Prozesse minimiert und die Datengenauigkeit erhöht (d. h. Fehler reduziert) werden. Fully Managed EDI skaliert diesen Vorteil weiter:
- Interne Teams können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren, da alle EDI-Aufgaben vom Dienstleister übernommen werden.
- Partner-Onboardings laufen deutlich schneller ab, da das Projektmanagement extern übernommen wird und intelligente Tools, beispielsweise für automatisiertes Testing, eingesetzt werden.
- Die Zeit für eine Fehlerbehebung wird stark reduziert, dank der tiefen Integration der EDI-Lösung in das ERP-System und einer Volltextsuche in allen EDI-Nachrichten.
- EDI wird von einer “Black Box” zu einem vollständig transparenten und integralen Bestanddteil des ERP-Systems. Das steigert die Akzeptanz beim Fachbereich und der IT und hilft, dass EDI im Unternehmen sein volles Potential entwickeln kann.
2) Fully Managed EDI spart Ihnen Geld
Wahrscheinlich der überzeugendste Vorteil von Fully Managed EDI ist finanzieller Natur – Fully Managed EDI spart Ihrem Unternehmen Geld:
- Die Total-Cost-of-Ownership (TCO) der B2B-Prozesse wird reduziert, da EDI als skalierbarer Service auf Pay-per-Use-Basis angeboten wird.
- Flexibles, kosteneffizientes Wachstum wird möglich, da neue Anforderungen, Features oder Verbindungstypen modular und ohne teure Preissprünge hinzugefügt werden können.
- Kostenintensive manuelle Aufgaben werden auf ein Minimum reduziert, da EDI-Verbindungen durch spezialisierte externe Teams schneller funktionsfähig sind.
Anmerkung: Auch wenn lokale EDI-Lösungen oder cloud-basierte EDI-Lösungen ohne Service-Komponente zu Beginn günstiger erscheinen, bieten, bei Miteinberechnung von CAPEX, OPEX und anderen indirekten Kosten, Fully Managed EDI-Lösungen fast immer den besseren Wert.
3) Fully Managed EDI reduziert Ihr operatives Risiko
Fully Managed EDI-Dienstleister wie ecosio helfen Unternehmen auch, Risiken zu minimieren:
- Höchstmögliche Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch den Betrieb mehrerer redundanter Server
- Die EDI-Lösung ist stets up-to-date, da Updates der Software regelmäßig und automatisch durchgeführt werden
- Die EDI-Lösung hängt nicht von Einzelpersonen ab, da der Nachrichtenaustausch von dedizierten externen Experten betreut und überwacht wird
- Potenzielle Übermittlungsfehler werden schnell erkannt und korrigiert, danke 24/7 Monitoring
Unternehmen, die sich für eine Fully Managed EDI-Lösung entscheiden, ersparen sich damit einige potenzielle Probleme, wie negative Einflüsse auf Beschaffungs-, Vertriebs- und Finanzprozesse, Strafzahlungen von Kunden aufgrund von fehlender Prozess-Compliance oder gar Datenverluste. Egal was passiert, Fully Managed EDI sorgt stets dafür, dass Ihr B2B-Nachrichtenaustausch reibungslos funktioniert.
4) Fully Managed EDI erhöht Ihren Wettbewerbsvorteil
Im Vergleich zu anderen EDI-Ansätzen, entlastet Fully Managed EDI nicht nur interne Teams, sondern sorgt auch für wichtige Vorteile für den Wettbewerb am Markt:
- Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während unterstützende EDI-Tätigkeiten von einem spezialisierten externen Dienstleister übernommen werden.
- Sie bleiben langfristig wettbewerbsfähig, da Fully Managed Lösungen einfach an sich verändernde Anforderungen angepasst werden können (z. B. die Einführung einer WebEDI-Plattform oder die Erfüllung länderspezifischer e-Rechnungs-Anforderungen)
- Sie fördern Ihre Geschäftsbeziehungen, da EDI-Anforderungen von Partnern schneller und genauer erfüllt werden können
Zusätzlich fördert Fully Managed EDI auch die Attraktivität von Unternehmen in Bezug auf potenzielle Partner, dank schnellem Onboarding und 24/7 Nachrichten-Monitoring sowie Fehlerbehebung.
Warum Fully Managed EDI die Zukunft der B2B-Integration ist
Mehr und mehr Unternehmen wollen die oben genannten Vorteile nutzen und setzen daher Fully Managed EDI bereits ein – Tendenz stark steigend. Dies ist auch nicht weiter verwunderlich, wenn man sich das aktuelle Umfeld vor Augen führt.
EDI ist absolut erfolgskritisch für Geschäftsprozesse geworden und wird es auch lange bleiben (ungeachtet falscher Vorhersagen der letzten Jahre). Während die großen Unternehmen der Branche immer detailliertere Daten von ihren Lieferanten verlangen, sind viele Unternehmen auch bestrebt, die Automatisierung des B2B-Nachrichtenaustauschs auf einen möglichst großen Teil ihrer Lieferkette auszudehnen, wobei WebEDI-Plattformen nun auch den kleinsten Lieferanten die Möglichkeit geben, Dokumente per EDI zu verarbeiten.
In immer mehr Ländern wird der Einsatz von EDI – und speziell der e-Rechnung – aktiv angeregt und oft sogar verpflichtend von Regierungen verlangt. Auch haben die Ereignisse rund um Covid-19 dazu geführt, dass Unternehmen ihre Anstrengungen in Bezug auf B2B-Integration deutlich erhöht haben, um den reibungslosen Ablauf ihrer Lieferketten sicherstellen zu können
Mit dem wachsenden Umfang und der zunehmenden Beliebtheit von EDI hat sich jedoch auch der Aufwand und die notwendige Expertise erhöht, die für das Setup und den Betrieb einer erfolgreichen EDI-Lösung erforderlich sind. Daher ist die interne Abwicklung von EDI für Unternehmen mit entsprechend intern vorhandenem EDI-Fachwissen zwar immer noch möglich, für die meisten Unternehmen bietet ein Rundum-Sorglos-Ansatz über die Cloud jedoch eine bessere und zukunftssichere Lösung.
So wie wir uns keine Gedanken mehr darüber machen müssen, wie unsere Telefongespräche mit der Person am anderen Ende der Leitung verbunden werden (dank unserer Netzbetreiber, die dies für uns erledigen), so erkennen moderne Unternehmen, dass sie sich nicht mehr mit den technischen Feinheiten von EDI-Formaten und -Protokollen befassen müssen. Fully Managed EDI bietet Unternehmen Sicherheit, Flexibilität und (vielleicht am wichtigsten) die Freiheit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können – und ist damit zweifellos die Zukunft der B2B-Integration.
Für mehr Infos über die Zukunft von EDI, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über die fünf Top EDI-Trends der nächsten Jahre, den Sie hier lesen können.
Mehr erfahren
Wenn Sie mehr über Fully Managed EDI erfahren möchten, werfen Sie einen Blick in unsere weiteren Ressourcen – wir bieten Ihnen eine Reihe an Artikeln sowie Infografiken und detailliertes Wissen in unseren White Papers und Webinaren. Direkt in die Praxis geht es in unseren Case Studies, die Ihnen einen hilfreichen Überblick über die Prozesse und Vorteile einer Umstellung auf Fully Managed EDI bieten.
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