Ab dem 27. November 2018 sind alle Verfassungsorgane und Bundesministerien in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß dem e-Rechnungsstandard XRechnung verarbeiten zu können.

Wir zeigen im heutigen Beitrag wie man ein SAP ERP-System an PEPPOL anbindet, um XRechnungs-Dokumente an Behörden und andere Unternehmen zu übermitteln.

XRechnung im Überblick

Am 27. November 2018 wird es also ernst – alle Bundesministerien und Verfassungsorgane müssen ab diesen Zeitpunkt die XRechnung akzeptieren. Ein Jahr später, am 27. November 2019, folgen dann alle restlichen Bundesbehörden und müssen auch die XRechnung akzeptieren. Lieferanten können allerdings nach wie vor auch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen senden.

Ab dem 27. November 2020 fällt dann die Papierrechnung in diesem Bereich gänzlich weg – alle Rechnungen an die öffentlichen Organe müssen von den Lieferanten elektronisch im XRechnungs-Format gestellt werden. Es werden ab diesen Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr akzeptiert. Ist man also Lieferant einer Bundesbehörde, so wird es langsam Zeit sich mit dem Thema XRechnung auseinanderzusetzen.

Doch was ist die XRechnung genau?

Die XRechnung wurde im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland entwickelt. Diese EU-Richtlinie sieht die Entwicklung einer eigenen europäischen Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung vor. Die öffentlichen Auftraggeber in den EU-Mitgliedsländern werden außerdem dazu verpflichtet elektronische Rechnungen zu akzeptieren, welche dieser europäischen Norm entsprechen. Mittlerweile wurde die Norm von den EU-Mitgliedsländern entwickelt. Es handelt sich um die EU-Rechnungsnorm EN 16931.

Da es je nach EU-Mitgliedsland unterschiedliche spezifische Anforderungen an eine elektronische Rechnung gibt, wurden so genannte Core Invoice Usage Specifications (CIUS) entwickelt. Formell gesehen ist XRechnung eine CIUS für Deutschland - jedoch nicht die einzige CIUS in Deutschland. Die Spezifikation der XRechnung ist von der Webseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards abrufbar.

Technisch gesehen ist eine XRechnung eine XML-Datei, welche den XML-Schemavorgaben gemäß der Europäischen Norm EN 16931 und den weiteren Einschränkungen durch die XRechnung folgt. Die Europäische Norm EN 16931 sieht zwei Arten von XML Schemata vor – Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Aus SAP-Sicht ist hier die erste Herausforderung erkennbar. Ein SAP-System kann auf der SD-Seite (Sales and Distribution) standardmäßig keine UBL oder CII-Datei erzeugen.

Warum PEPPOL?

Neben der Definition eines einheitlichen e-Rechnungsstandards muss auch festgelegt werden, mit Hilfe welches Protokolls die elek­tronischen Rechnungen an die Behörden zugestellt werden sollen. Theoretisch würde hier die gesamte Bandbreite an Austausch­protokollen zur Verfügung stehen, wie sie auch heute im B2B-Bereich eingesetzt werden – von SFTP über AS2 bis hin zu X.400 etc. Dadurch müssten die Behörden aber alle dieser verschiedenen Protokolle – auch mit ihren jeweiligen Nachteilen – unterstützen.

Um einen einheitlichen Standard festzulegen, greift der Gesetzgeber auf einen innerhalb der EU im B2G-Bereich bereits weit verbreiteten Standard zurück – PEPPOL. PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online und wurde von der Europäischen Union entwickelt. Das Ziel ist die Kommunikation zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern im Rahmen der elektronischen Beschaffung (e-Procurement) zu erleichtern.

Technisch gesehen ist PEPPOL die Definition einer Zustell­infrastruktur für elektronische Dokumente.

PEPPOL besteht aus

  • dem PEPPOL eDelivery-Netzwerk
  • den PEPPOL-Dokumentspezifikationen, welche den Aufbau der elektronischen Dokumente regeln (PEPPOL Business Interoperability Specifications – BIS)
  • einem rechtlichen Rahmenwerk, welches die Zusammenarbeit innerhalb des Netzwerkes regelt (PEPPOL Transport Infrastructure Agreement)

Um über PEPPOL zu senden und zu empfangen, muss man über einen PEPPOL Access Point verfügen. Da es technisch und organisatorisch aufwändig ist einen PEPPOL Access Point zu erstellen und zu registrieren, greifen die meisten Unternehmen auf spezialisierte Dienstleister zurück, über welche mit dem PEPPOL-Netzwerk kommuniziert werden kann.

SAP an PEPPOL anbinden

Im Folgenden wird die Anbindung eines SAP-Systems an PEPPOL mit Hilfe von ecosio dargestellt. ecosio ist ein zertifizierter PEPPOL Access Point Provider und somit in der Lage Dokumente an das PEPPOL-Netzwerk zu senden und von diesem zu empfangen.

SAP-Anbindung an PEPPOL (Anklicken für eine größere Darstellung)

SAP-Anbindung an PEPPOL (Anklicken für eine größere Darstellung)

Die Verbindung zwischen dem SAP-System und ecosio erfolgt mit Hilfe des EPO Connectors. Der EPO Connector ist eine Middleware-Lösung für SAP und vollständig in ABAP programmiert. Die Lösung ist für alle SAP-Versionen ab 4.6 von SAP zertifiziert und damit auch S/4HANA kompatibel. Über den EPO Connector werden IDoc-Dokumente an den ecosio MessagingHub gesendet und können von diesem empfangen werden. Im Falle von elektronischen Rechnungen werden beispielsweise INVOIC02 IDocs versendet.

Wenn bereits eine andere SAP Middleware wie SAP PI oder SAP PO eingesetzt wird, so kann auch diese für die Anbindung an den ecosio MessagingHub genutzt werden. Des Weiteren kann die Anbindung auch über eine SFTP-Lösung erfolgen. Dabei kann der SFTP-Server entweder von ecosio oder dem Unternehmen gehostet werden.

Auf Seiten von ecosio erfolgt nach Empfang des IDocs die Bestimmung von Sender, Empfänger und Dokumenttyp. Auf Basis dieses Tripels wird die Nachricht anschließend in das richtige Ziel­format konvertiert (zB XRechnung) und an den Empfänger zugestellt. Im Falle von PEPPOL erfolgt die Zustellung über das PEPPOL-Netzwerk an den PEPPOL Access Point des Empfängers – zB eine deutsche Bundesbehörde oder ein anderes Unternehmen, welches PEPPOL nutzt.

Damit können elektronische Rechnungen gemäß dem XRechnungsstandard direkt aus SAP heraus erzeugt und über PEPPOL versendet werden.

Die Kommunikation ist aber auch in die andere Richtung möglich. So können zB auch Bestellungen über das PEPPOL-Netzwerk empfangen werden.

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