In vielen Unternehmen kommt heute zur Verwaltung der Unternehmensprozesse die ERP-Software aus Walldorf zum Einsatz. SAP ist mit seinem Produktportfolio die zentrale Software zur Steuerung der Unternehmensabläufe.

Bei der Einführung von EDI gilt es dann das eigene SAP EDI-fit zu machen, um EDI-Nachrichten senden und empfangen zu können. Wie man das eigene SAP möglichst kostengünstig EDI-fit macht, stellen wir im heutigen Beitrag vor.

Das Ausgangsszenario - wie mache ich mein SAP EDI-fähig?

Entscheidet man sich heute in einem Unternehmen EDI mit Vorlieferanten oder Kunden einzuführen, so sind davon meistens eine Reihe von verschiedenen Geschäftspartnern betroffen (wer hat schon 1 Lieferanten und 1 Abnehmer…). Je nach Größe des Handelspartners, wird dieser unterschiedliche EDI-Standards und EDI-Dokumenttypen unterstützen. So ist beispielsweise im Automobilbereich der VDA-Standard vorherrschend, während im Handel vorwiegend auf EDIFACT EANCOM gesetzt wird. Andere Unternehmen setzen auf proprietäre XML, CSV oder FlatText-Standards.

Selbst wenn man nur an den Handel liefert, kann man leider nicht davon ausgehen, dass jedes Unternehmen den selben EDIFACT EANCOM Standard verwendet. Im Gegenteil – fast jedes Handelsunternehmen setzt irgendeine Art von EDIFACT-Subset ein.

Typisches Integrationsszenario

Typisches Integrationsszenario

Die Problematik ist also – aus dem SAP System müssen verschiedene Dokumentformate exportiert und auch wieder importiert werden. Und das ganze am Besten, ohne dass die Kosten gleich explodieren. Um dies zu realisieren, gibt es mehrere Alternativen.

Möglichkeit 1: Lokaler EDI-Konverter mit eigener X.400-Box und AS2-Server

Eine Möglichkeit ist die Anschaffung und der Betrieb eines EDI-Konverters. Ein EDI-Konverter ist eine spezielle Software, die im Unternehmen installiert wird und anschließend zwischen dem SAP-System und den verschiedenen Partnerunternehmen “vermittelt”. Sprich, eine Übersetzung des SAP-Formats – auch SAP IDocs genannt – in das Partnerformat vornimmt bzw. umgekehrt.

Zu beachten ist hier, dass für EDI-Konverter teilweise hohe Lizenz- und Wartungskosten anfallen. Außerdem müssen IT-Mitarbeiter entsprechend geschult werden um neue Übersetzungen (sogenannte “Mappings”) zu erstellen, bzw. bestehende Mappings zu warten.

EDI mit lokalem Konverter

EDI mit lokalem Konverter

Mit der Konvertierung alleine ist es nicht getan – die Daten müssen über ein bestimmtes Protokoll an das Partnerunternehmen zugestellt werden. Dieses Protokoll kann je nach Geschäftspartner ggf. unterschiedlich sein. So gibt es beispielsweise X.400 und AS2, die im Handel weit verbreitet sind. Dies erfordert dann der Betrieb einer eigenen X.400-Mailbox (z.B. BusinessMail X.400 – früher auch X.400 Telebox genannt) oder eines eigenen AS2-Servers. Zudem gibt es noch branchenspezifische Protokolle, wie beispielsweise OFTP und OFTP2, welche vor allem in der Automobilindustrie und den damit verbundenen Zulieferindustrien verbreitet sind. Manche Unternehmen setzen auch auf den Einsatz von SFTP zur Übermittlung von EDI-Daten, da es zuverlässig und kostengünstig ist.

Das Problem ist nun: die verschiedenen Protokolle müssen alle unterstützt werden, damit ein reibungsloser Datenaustausch zu den Partnern gewährleistet ist. Und das kostet leider bei vielen EDI-Konvertern jeweils pro unterstütztem Protokoll extra. Außerdem sind bei einer steigenden Anzahl an Handelspartnern natürlich auch die internen Kosten für das Management und die Wartung der verschiedenen Partnerverbindungen zu berücksichtigen.

Fazit: eine EDI-Konverterlösung ist an und für sich keine schlechte Lösung – sie kann jedoch in der Anschaffung und im Betrieb mit signifikanten Kosten verbunden sein. Außerdem sind für den Betrieb ein gewisses Maß an Expertise sowie ein entsprechender Personaleinsatz notwendig.

Möglichkeit 2: Ein EDI-Dienstleister für Routing und Konvertierung

Eine populäre Alternative zur lokalen EDI-Konverter-Lösung ist der Einsatz eines EDI-Dienstleisters, der die Nachrichtenübermittlung und die Nachrichtenkonvertierung übernimmt. Wie in der folgenden Abbildung gezeigt, nimmt der EDI-Dienstleister in diesem Fall ein einheitliches Format entgegen (SAP IDoc) und übersetzt es in das gewünschte Zielformat des Endempfängers. Umgekehrt werden ankommende Daten in das Zielformat des SAP-Systems übersetzt.

Elektronischer Datenaustausch mit einem EDI-Dienstleister

Elektronischer Datenaustausch mit einem EDI-Dienstleister

Als EDI-Spezialist übernimmt ecosio gerne das Thema EDI für Sie und bietet Ihnen Managed-Services in vollem Umfang: Routing, Konvertierung in die jeweilige Datenstruktur sowie Archivierung, Signatur und proaktives Monitoring Ihrer EDI-Nachrichten. Sämtliche Nachrichten laufen über eine Schnittstelle: ecosio steuert den gesamten Datenaustausch, eingangs- sowie ausgangsseitig, über den zentral verwalteten ecosio.MessagingHub. Die Übermittlung Ihrer EDI-Nachrichten zu Ihren Geschäftspartnern ist über alle gängigen Protokolle wie X.400, AS2, SFTP, SMTP, OFTP, OFTP2 und REST-Services sowie auch zu allen anderen EDI-Netzwerken wie GXS, Basware, eXite, etc.

Speziell für die Anforderungen von SAP-Kunden hat ecosio – gemeinsam mit der der Firma EPO Consulting GmbH – eine elegante und kostengünstige Lösung entwickelt.

Direkte Integration von EDI ins SAP mittels ecosio.EDI und dem EPO-Connector

Für SAP-Kunden erfolgt die Interaktion mit dem ecosio.MessagingHub direkt aus dem User Interface des SAP Systems über eine zentrale Schnittstelle. Der EPO-Connector für SAP greift dabei direkt auf den ecosio.MessagingHub zu, um Nachrichten über diesen zu versenden bzw. zu empfangen.

Elektronischer Datenaustausch mit ecosio und EPO-Connector

Elektronischer Datenaustausch mit ecosio und EPO-Connector

Der direkte Zugriff auf den ecosio.MessagingHub ersetzt somit den umständlichen Weg über das Dateisystem, um IDocs auszutauschen. Bei dem EPO-Connector für den ecosio.Messaginghub handelt es sich um ein Standardprodukt, das an Ihre speziellen Anforderungen, sowie an Ihre IDoc-Konfiguration angepasst wird.

Durchgehendes Monitoring Ihrer EDI-Nachrichten

Das Zusammenspiel des EPO-Connectors mit dem ecosio.MessagingHub ermöglicht aber nicht nur den direkten Versand bzw. die Abholung von elektronischen Geschäftsdokumenten, sondern auch ein durchgehendes Monitoring Ihrer Daten. Dieses end-to-end-Monitoring visualisiert Ihnen direkt im SAP, ob Ihr Geschäftspartner die Daten erhalten hat sowie deren Erhalt auch bestätigt hat. Möglich wird dies durch “Message-Level Bestätigungen” der verschiedenen Protokolle (z.B. AS2 MDN, X.400 Delivery Notifications (DN), Rückmeldung des SFTP Servers, Web Services, etc.), welche vom ecosio.MessagingHub entsprechend übersetzt und vom EPO-Connector aufbereitet werden. Der folgende Ausschnitt zeigt eine Integration des Monitorings in das User-Interface von SAP.

End-to-end-Monitoring im EPO-Connector

End-to-end-Monitoring im EPO-Connector

Ebenso können entsprechende “Application-Level Bestätigungen” (z.B. EDIFACT CONTRL-Nachrichten) aufbereitet und den versandten Nachrichten zugeordnet werden. Durch das Zusammenspiel des EPO-Connectors mit dem ecosio.MessagingHub erhalten Sie außerdem eine Volltextsuche für Ihre EDI-Nachrichten direkt ins SAP integriert um nach Aspekten wie Belegnummern, GLNs, Produktnamen, etc. zu suchen.

Haben Sie Interesse an der ecosio.EDI Lösung speziell für SAP-Kunden? Wollen Sie mehr zur direkten Integration von ecosio.EDI ins SAP mittels dem EPO-Connector wissen? Kontaktieren Sie uns – das Team von ecosio berät Sie gerne unverbindlich, wie Sie ihr SAP EDI-fähig machen.

Falls Sie aus einem bestimmten Grund nicht auf den EPO-Connector zurückgreifen möchten, können Sie natürlich ecosio.EDI gerne auch über den “klassischen Weg” (Export/Import von IDocs über das Dateisystem nutzen). Sind Sie SAP Business One Kunde? Auch hier hat ecosio eine spezielle Lösung für Sie – mehr dazu inklusive einer Case Study in einem unserer nächsten Blogposts.