Wie kann ich eine XRechnung validieren?

TL;DR – Zusammenfassung

• Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und basiert auf der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor
• Unternehmen müssen Rechnungen in den Formaten UBL oder UN/CEFACT CII übermitteln und sollten diese vor dem Versand auf Korrektheit und Konformität prüfen
• Fehler entstehen häufig durch fehlende Pflichtfelder im ERP-System oder Fehler bei der Konvertierung ins XRechnungsformat
• Eine Validierung über ein Tool oder durch einen EDI-Dienstleister stellt sicher, dass nur fehlerfreie und standardkonforme XRechnungen versendet werden

Unternehmen sollten E-Rechnungen nicht ohne vorherige Prüfung versenden. In diesem Artikel zeigen wir, wie elektronische Rechnungen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland auf ihre Korrektheit geprüft werden können – und wie Sie Dokumente im Format XRechnung validieren.

Warum XRechnung?

Die XRechnung ist das Ergebnis der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese schreibt vor, dass öffentliche Auftraggeber in Europa elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen.

Auf Basis dieser Richtlinie hat das Europäische Komitee für Normung (CEN) den Standard EN 16931 entwickelt. Dieser definiert die grundlegenden Bestandteile einer elektronischen Rechnung. Jeder Mitgliedstaat kann auf dieser Grundlage eine eigene, angepasste Richtlinie entwickeln, die den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Verwaltung entspricht. Diese wird als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bezeichnet. Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung dieser Spezifikation.

Erstellung und Übermittlung von XRechnungen

Für die Umsetzung der XRechnung sind zwei Syntaxen zulässig: UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen in einer dieser beiden Syntaxen übermitteln müssen, während Behörden in der Lage sein müssen, beide Formate zu empfangen und zu verarbeiten.

Für den Austausch von E-Rechnungen wird zunehmend das Netzwerk Peppol (Pan-European Public Procurement Online) genutzt. Dieses wurde entwickelt, um Geschäftsdokumente sicher und zuverlässig zwischen Unternehmen und Behörden auszutauschen.

Mehr Details zur Entwicklung, Erstellung und Übermittlung von XRechnungen finden Sie in unseren Beiträgen „Was ist das XRechnungs-Format?“ sowie „Anbindung von SAP an Peppol zum Austausch von XRechnung“.

Warum sollte ich XRechnungen validieren?

Die meisten Unternehmen verwenden ein ERP-System um Prozesse abbilden und automatisieren zu können. Diese Systeme können im Normalfall Rechnungen in bestimmten Formaten exportieren (z. B. IDoc im Falle von SAP). Dieses Export-Format entspricht aber nicht den Anforderungen der XRechnung und muss in Folge in UBL oder UN/CEFACT CII umgewandelt werden. In Zusammenhang mit dem elektronischen Datenaustausch spricht man auch von Konvertierung oder Mapping.

Ausschnitt einer XRechnung in UBL (Anklicken für größere Darstellung

Diese Konvertierung erfolgt im Idealfall automatisiert. Dennoch kann allein dieser Schritt nicht garantieren, dass das erzeugte Dokument vollständig korrekt ist.

Dabei können zwei typische Fehlerquellen auftreten:

• bei der Eingabe der Daten in das ERP-System, etwa wenn verpflichtende Felder fehlen
• bei der Umwandlung selbst, beispielsweise durch Fehler im Programmcode

Durch die Validierung des Dokuments vor der Übermittlung lassen sich solche Fehler frühzeitig erkennen. Wurden beispielsweise Pflichtangaben nicht korrekt übermittelt, muss dies dem Rechnungssteller mitgeteilt werden. Dieser kann die Rechnung anschließend korrigieren, erneut exportieren und wieder prüfen.

Grundsätzlich sollten Rechnungen erst versendet werden, wenn sie fehlerfrei sind und von einem Validierungstool als korrekt erkannt wurden. Eine fehlerhafte Rechnung kann sonst zur Beanstandung oder Ablehnung durch den Empfänger führen.

Wie kann ich XRechnungen validieren?

Um XRechnungen schnell und einfach auf Korrektheit zu überprüfen, haben wir ein kostenloses Online-Tool entwickelt, mit dem verschiedenste Peppol- oder XML-Dokumente umgehend validieren können.

Unser Tool kann Ihre XML-Dokumente nach zahlreichen weltweit gängigen Standards validieren – von EN 16931 (z. B. XRechnung in Deutschland) über Peppol BIS-Profile, etwa A-NZ Peppol BIS3 für Australien und Neuseeland, bis hin zu verschiedenen UBL-Dokumenttypen und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Dabei werden unterschiedliche Versionen und Dokumenttypen unterstützt.

Wenn Sie E-Rechnungen oder andere XML-Dokumente künftig direkt in Ihrer eigenen IT-Umgebung validieren möchten, lässt sich unser Tool auch über einen RESTful Web Service integrieren. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne.

Automatische Validierung durch einen Dienstleister

Wenn ein Unternehmen für die Konvertierung und Übermittlung von XRechnungen einen Dienstleister beauftragt, übernimmt dieser in der Regel auch die Validierung der Dokumente. Der Datenaustausch mit dem Dienstleister funktioniert dabei typischerweise wie folgt:

Die Exportdatei aus dem ERP-System des Unternehmens wird an den Dienstleister übermittelt. Dort wird das Dokument automatisch in das XRechnungs-Format umgewandelt.

Bevor die Rechnung an den Empfänger gesendet wird, wird sie anschließend auf Korrektheit geprüft. Dabei können zwei Szenarien auftreten:

1. Die Validierung ist erfolgreich: Es werden keine Fehler festgestellt und die Erstellung einer gültigen XRechnung wird bestätigt. Die Rechnung kann anschließend sicher an den Empfänger übermittelt werden.

2. Die Validierung schlägt fehl: Die vorliegende E-Rechnung entspricht nicht vollständig dem XRechnung-Standard. In diesem Fall wird die Rechnung nicht versendet. Stattdessen erhält das ERP-System des Unternehmens eine Statusmeldung mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung.

Fehlen beispielsweise Pflichtangaben, kann der Rechnungssteller diese ergänzen, das Dokument erneut exportieren und anschließend erneut vom Dienstleister konvertieren und validieren lassen.

Durch diesen Prozess können Unternehmen sicher gehen, dass nur dem Standard entsprechende Rechnungen an Auftraggeber versendet werden. Somit können Unternehmen einen Rechnungseinspruch aufgrund nicht-konformer XRechnungen vermeiden.

*SAP ERP und SAP S/4HANA sind die Marken oder eingetragenen Marken der SAP SE oder ihrer verbundenen Unternehmen in Deutschland und mehreren anderen Ländern.