Die elektronische Rechnungslegung, meist schlicht als E-Rechnung bezeichnet, wird international sowohl im B2B- als auch B2G-Sektor immer beliebter und löst nach und nach die altgediente Papierrechnung ab. Das bedeutet einerseits natürlich eine Veränderung in Rechnungsprozessen. Andererseits bringt die E-Rechnung aber auch viele Vorteile mit sich.
Der Anfang: Papierrechnung
Die meisten Rechnungen werden auch heute noch in Papierform ausgetauscht. Wie die folgende Abbildung zeigt, ist der Versand von Papierrechnungen nicht nur im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch kritisch zu hinterfragen. Er verursacht auch auf Seiten des Senders und des Empfängers einen nicht zu unterschätzenden Aufwand.
Der Sender druckt die Rechnung aus, kuvertiert und frankiert sie, und verschickt sie anschließend mit der Post. Die dabei anfallenden Kosten beschränken sich jedoch nicht nur auf das obligatorische Postporto. Vielmehr sind es die manuellen Prozesse der Rechnungserstellung, die sich in Personal- und Infrastrukturkosten niederschlagen, die den papierbasierten Prozess teuer machen. Jeder der selbst einmal mehrere Rechnungen geschrieben hat, wird nachvollziehen können, wie aufwändig und wenig skalierbar die papierbasierte Rechnungslegung ist. Interessanterweise vertrauen auch viele beim Rechnungsversand „blind“ auf die Post, und gehen davon aus, dass die Rechnung wohl beim Empfänger ankommen wird (was sie, in den meisten Fällen, auch tut). Eine Bestätigung des Erhalts der Rechnung durch den Empfänger gibt es bei der klassischen Papierrechnung aber nur gegen Aufpreis.
Einen Schritt weiter – PDF-Rechnung
Durch die gesetzliche Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur, erfreut sich die PDF-Rechnung immer größerer Beliebtheit. Anstatt Papierrechnungen zu versenden, werden PDF-Dokumente per E-Mail versendet oder zum Download angeboten. Letztere Option kommt vor allem im B2C-Bereich zur Anwendung – z. B. beim Download der Telekomrechnung. Für den Sender reduziert sich der Aufwand auf die Generierung des PDFs (was meist automatisch aus dem IT-System heraus geschieht) und den Versand (der auch zumeist automatisch erfolgt) – insofern also eine wesentliche Verbesserung im Vergleich zur Papierrechnung.
Problematischer gestaltet sich das Ganze jedoch auf der Empfängerseite. Der Empfänger sieht sich genauso wie bei der Papierrechnung mit einem Medienbruch konfrontiert. Sprich, er kann die Daten aus dem PDF nicht automatisch in sein ERP/FIBU-System übernehmen, sondern muss diese manuell abtippen oder mit Copy & Paste übernehmen. Der Grund dafür liegt im PDF-Format selbst, das zwar für die menschenlesbare Darstellung eines Dokuments gut geeignet ist, sich jedoch nur schlecht für die Darstellung von maschinenverarbeitbaren Daten eignet. Hier sind Formate wie XML, CSV oder EDIFACT wesentlich besser geeignet.
Die E-Rechnung
Beim Versand einer E-Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt (z. B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet. Dort wird die E-Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z. B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.
Im Unterschied zur Papier- oder PDF-Rechnung müssen keine manuellen Schritte gesetzt werden und eine durchgehende Automatisierung des Prozesses ist möglich. Weiters bekommt der Sender (je nach verwendetem System der Rechnungsübermittlung) eine entsprechenden Bestätigung, sobald der Empfänger die Rechnung bekommen hat.
Die Rechnungsmethoden im direkten Vergleich
Folgendes Diagramm zeigt den Überblick aber alle drei Rechnungsmethoden:
Vorteile der E-Rechnung im Vergleich
Die reduzierte Anzahl an Zwischenschritten bringt vor allem eines: eine nicht zu verachtende Kostensenkung sowohl beim Sender als auch beim Empfänger.
Vorteile der E-Rechnung – Kostensenkung
Vorteile durch die E-Rechnung
Was sind nun die spezifischen Vorteile, die sich durch den Einsatz der E-Rechnung ergeben?
- Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen Versand, wird gänzlich vermieden. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann für andere wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System übernommen werden können. - Senkung von Materialkosten
Kosten für Papier, Drucker, Kuvertierung usw. können gesenkt werden. - Schnellerer Bezahlprozess durch raschere Durchlaufzeiten
Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen. Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen sind die Folge. - Reduktion von Eingabefehlern
Mit der durchgehenden Automatisierung des Rechnungsprozesses und dem Wegfall von manuellen Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum. - Vereinfachung der Archivierung
Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Österreich beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre, in Deutschland sind es bis zu 10 Jahre. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Die Folgen für das Unternehmen können sehr teuer sein – die Finanzbehörden beginnen dann typischerweise zu schätzen – zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens. Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor und können so sehr einfach in ein elektronisches Archivierungssystem eingebunden werden. Bei entsprechenden Backups und Datenspiegelungen (die bei zeitgemäßen Archivierungssystemen Standard sind) kann es im Archiv dann ruhig zu brennen beginnen. Die Rechnungsdaten sind weiterhin sicher und verfügbar. - Weniger Papierverbrauch
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