Ab dem 1. Januar 2026 wird die E-Rechnung in Belgien für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend. Unternehmen müssen künftig strukturierte Rechnungen gemäß EN 16931 über das Peppol-Netzwerk versenden – Papier und PDF sind nicht mehr zulässig. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie sich optimal vorbereiten und welche Vorteile die Umstellung für Ihre Prozesse bringt.

Die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Rechnung, hat in Europa schon seit langem oberste Priorität. Bereits im Jahr 2014 verabschiedete das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie 2014/55/EU, die alle öffentlichen Einrichtungen in der EU dazu verpflichtete, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Ziele waren:

• die Modernisierung des Beschaffungswesens
• die Automatisierung von Abrechnungsprozessen
• die Realisierung erheblicher Kosteneinsparungen

Denn das Potenzial innerhalb der Europäischen Union ist enorm. Öffentliche Einrichtungen geben hier jährlich rund 2 Billionen Euro für Waren und Dienstleistungen aus. Schon eine Effizienzsteigerung von nur 1 % könnte den Regierungen pro Jahr etwa 20 Milliarden Euro einsparen.

Belgien, wie auch andere EU-Länder, hat in den letzten Jahren gemäß der Richtlinie 2014/55/EU darauf hingearbeitet, dass bei der Beschaffung zwischen Unternehmen und Regierung (B2G) nun E-Rechnungen anstelle von unstrukturierten Rechnungen oder Papierrechnungen verwendet werden. Ab 2026 weitet Belgien die E-Rechnung auch auf B2B-Transaktionen aus. Später folgt die E-Berichterstattungspflicht (engl. E-Reporting) im Rahmen der EU-weiten ViDA 2030 Reformen. Dieser E-Rechnung Belgien Leitfaden hilft Ihnen bei der Vorbereitung.

Das Wichtigste zur E-Rechnung in Belgien

• Pflicht ab 2026: Ab dem 1. Januar 2026 ist die E-Rechnung in Belgien Pflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
  
• Standard & Netzwerk: Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und über das Peppol-Netzwerk (speziell Peppol BIS 3.0) gesendet werden.
  
• Kein Papier oder PDF: Rechnungen in Papierform und als PDF-Anhänge werden ab 2026 nicht mehr akzeptiert.
  
• Ausblick 2028: Ab 2028 startet die Echtzeit-Meldepflicht (E-Reporting), bei der Rechnungsdaten direkt an die Steuerbehörden gemeldet werden (im Einklang mit ViDA).
• Handlungsbedarf: Unternehmen müssen jetzt ihre Systeme (ERP/AP) auf Peppol und die Verarbeitung strukturierter Daten umstellen.

E-Rechnung in Belgien: Warum die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht wird

Die Lücke schließen: Vom Flickenteppich zum Standard

Die Rechnungsstellung in Belgien war bislang ein Flickenteppich. Schätzungen zufolge wurden im Jahr 2021 rund 60 % der Rechnungen per E-Mail verschickt, oft einfach als PDF-Anhang. Weitere 25 % waren noch in Papierform, während nur 15 % echte, maschinell verarbeitbare E-Rechnungen waren.

Diese geringe Automatisierung war die Folge mangelnder Interoperabilität und fehlender gesetzlicher Verpflichtungen. Als der belgische Ministerrat den Gesetzesentwurf verabschiedete, erklärte er, die neue Regelung solle „die Bedingungen schaffen, die der E-Rechnung zum endgültigen Durchbruch verhelfen.” Mit anderen Worten: Durch die gesetzliche Verpflichtung soll die einheitliche und strukturierte elektronische Rechnungsstellung endlich im großen Stil ermöglicht werden.

Pflicht ab 2026: Strukturierte B2B-E-Rechnung wird Standard

Am 1. Januar 2026 treibt Belgien die digitale Transformation mit einem historischen Schritt weiter voran und führt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ein. Wie dieser E-Rechnung Belgien Leitfaden zeigt, endet damit die Ära der Papier- und PDF-Rechnungen, die den belgischen Handel lange Zeit dominiert haben. 

Im Zentrum der neuen Regelung steht die europäische Norm EN 16931, die die semantische Struktur von E-Rechnungen festlegt. So wird sichergestellt, dass Rechnungen systemübergreifend einheitlich verarbeitet und gelesen werden können, ganz unabhängig von der verwendeten ERP- oder Buchhaltungssoftware. 

Das Peppol-Netzwerk als technologisches Rückgrat

Das Grundgerüst der belgischen Umsetzung bildet das Peppol-Netzwerk, insbesondere die Spezifikation Peppol BIS 3.0 (UBL). Peppol, das bereits in ganz Europa und darüber hinaus etabliert ist, bietet einen sicheren und dezentralen Weg, um Geschäftsdokumente zu übertragen. Peppol wurde nicht nur aufgrund seiner weit verbreiteten Akzeptanz ausgewählt, sondern auch, weil es Interoperabilität, Skalierbarkeit und die Kompatibilität mit zukünftigen EU-weiten Meldepflichten gemäß ViDA garantiert.

Die Gesetzgebung lässt Spielraum für andere, EN 16931-konforme Datenformate. Jedoch sind solche Absprachen nur nach bilateraler Vereinbarung zwischen den Partnern gültig. Jedes Unternehmen muss weiterhin die technischen Voraussetzungen erfüllen, um Peppol-BIS-Rechnungen auszustellen und zu empfangen.

Als Teil dieses E-Rechnung Belgien Leitfadens betrachten wir nun die Auswirkungen auf die Debitorenbuchhaltung (AR) und die Kreditorenbuchhaltung (AP).

Aus Sicht der Debitorenbuchhaltung (engl. Accounts Receivable, AR) müssen Lieferanten sicherstellen, dass alle ausgehenden Rechnungen in einem EN 16931-konformen Datenformat erstellt und über Peppol (oder ein anderes gemeinsam vereinbartes Format) übermittelt werden. Systemänderungen sind hierfür erforderlich, um strukturierte Dateien anstelle von PDFs zu generieren, sowie eine ordnungsgemäße Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Stammdaten. Fehler in dieser Phase können zu abgelehnten Rechnungen und verspäteten Zahlungen führen, weshalb Datenqualität und Automatisierung von entscheidender Bedeutung sind.

Für die Kreditorenbuchhaltung (engl. Accounts Payable, AP) ist die Umstellung auch von großer Bedeutung. Eingehende Rechnungen kommen nun in einem strukturierten elektronischen Format an. Das bedeutet, ERP-Systeme müssen so konfiguriert werden, dass sie diese Rechnungen automatisch erfassen, validieren und abgleichen können. Das verspricht weniger manuelle Dateneingabe und eine reduzierte Fehlerquote. Allerdings nur, wenn Unternehmen ihre internen Genehmigungsprozesse anpassen und eine korrekte Abstimmung der Stammdaten stattfindet. 

Ausblick auf 2028: Die nächste Phase der E-Rechnung in Belgien

Der Meilenstein 2026 ist lediglich der Auftakt. Ab dem 1. Januar 2028 beabsichtigt Belgien, die elektronische Rechnungsstellung um eine Echtzeit-Meldepflicht zu erweitern. Dies steht im Einklang mit dem weltweiten Trend zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (engl. Continuous Transaction Controls, CTC).

In diesem System wird jede Rechnung nicht nur an den Handelspartner, sondern auch unmittelbar an die belgische Steuerbehörde übermittelt, was eine fast vollständige Echtzeit-Transparenz der Geschäftsvorgänge schafft.

Dieses Modell basiert auf einer Erweiterung von Peppol, dem sogenannten Fünf-Ecken-Modell, bei dem die Steuerbehörde effektiv zu einem zusätzlichen Teilnehmer am Austauschprozess wird.

Die Auswirkungen auf Accounts Receivable (AR) und Accounts Payable (AP)

Die Auswirkungen sind erheblich. Jährliche Meldepflichten wie die Kundenliste werden abgeschafft und durch eine sofortige Meldung auf Transaktionsebene ersetzt. Dies wird die Compliance für Unternehmen vereinfachen und gleichzeitig die Möglichkeiten der Regierung verbessern, die Mehrwertsteuerlücke (engl. VAT-Gap) zu schließen und Betrugsfälle aufzudecken.

Allerdings bleiben noch einige Fragen offen. Die Behörden haben noch nicht geklärt, wie sie Validierungsfehler behandeln. Was passiert beispielsweise, wenn eine Rechnung die Prüfungen des Käufers besteht, aber die Steuerbehörde sie ablehnt? Auch der genaue Umfang der Meldepflicht ist noch unklar: Der Rahmen für 2028 bestätigt inländische B2B-Rechnungen, aber es ist noch offen, ob er auf grenzüberschreitende Transaktionen oder B2C-Geschäfte ausgeweitet wird. Voraussichtlich legen die Behörden Leitlinien zu diesen Punkten gegen 2026 vor, sobald sie die erste Verordnung umgesetzt und getestet haben.

Auf der Seite der Debitorenbuchhaltung (AR) wird jede ausgestellte Rechnung nicht nur an den Käufer, sondern auch direkt an die belgische Steuerbehörde übermittelt. Dies führt zu einem doppelten Validierungsschritt: Kunden und Staat müssen die Rechnungen nun akzeptieren. Lieferanten benötigen deshalb robuste Überwachungstools. Damit verfolgen sie den Status jeder Rechnung und beheben Fehler schnell – zum Beispiel, wenn die Steuerbehörde eine Rechnung ablehnt, die der Käufer bereits akzeptiert hat. Deshalb wird die Nachverfolgbarkeit des gesamten Rechnungslebenszyklus zur zentralen Anforderung.

Für die Kreditorenbuchhaltung (AP) bringt die Echtzeit-Meldepflicht neue Herausforderungen im Bereich der Abstimmung mit sich. Käufer müssen nicht mehr nur die geschäftliche Korrektheit einer Rechnung prüfen, sondern auch, ob diese erfolgreich von der Steuerbehörde freigegeben wurde. Unstimmigkeiten könnten den Vorsteuerabzug beeinträchtigen. Daher spielen AP-Teams eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der Compliance. Unternehmen müssen möglicherweise ihre Freigabeprozesse überarbeiten und eine automatische Abstimmung zwischen den Bestätigungen der Steuerbehörde und den internen Aufzeichnungen einführen.

Die E-Rechnung in Belgien im europäischen Kontext: ViDA

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien fügt sich in die umfassendere europäische Entwicklung ein, wie sie in der Initiative „VAT in the Digital Age” (ViDA) der Europäischen Kommission festgelegt ist. Das ViDA-Paket stellt einen Fahrplan für die Mehrwertsteuerverwaltung innerhalb der EU für die kommenden zehn Jahre dar. Weitere detaillierte Informationen über ViDA finden Sie in unserem gesonderten Überblicksartikel.

Das im Jahr 2025 offiziell verabschiedete ViDA-Paket stellt einen Fahrplan für die Mehrwertsteuerverwaltung innerhalb der EU für die kommenden zehn Jahre dar und verfolgt dabei drei Hauptziele:

• Förderung der elektronischen Rechnungsstellung als Standard durch die EU und Anerkennung von Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, als europäische Norm.
• Abschaffung der Zustimmungspflicht des Käufers: Die ursprünglichen Regelungen verlangten die Zustimmung des Käufers zum Empfang elektronischer Rechnungen. ViDA beseitigt diese Anforderung, was die breite Einführung von E-Rechnungen erheblich erleichtert.
• Bis 2030 müssen Unternehmen alle B2B-Transaktionen innerhalb der EU digital an die Steuerbehörden übermitteln. Dadurch ersetzen diese Meldungen die derzeitigen zusammenfassenden Meldungen (EG-Umsatzlisten).

Für Belgien bedeutet dies, dass seine Reformen von 2026 und 2028 mehr als nur nationale Experimente sind, sondern echte Meilensteine auf dem Weg zur vollständigen Umsetzung der EU-Vision für 2030 darstellen. Durch frühzeitiges Handeln verringert Belgien nicht nur seine Mehrwertsteuerlücke, sondern zudem stellt es sicher, dass seine Unternehmen einen reibungslosen Übergang erleben, wenn ViDA in der gesamten Union verbindlich wird.

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FAQ – Fragen

Wann beginnt die E-Rechnungspflicht in Belgien für B2B-Transaktionen?
Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien beginnt am 1. Januar 2026.

Welches Format und welches Netzwerk muss für E-Rechnungen in Belgien verwendet werden?
Die Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bevorzugte Übertragungsnetzwerk ist Peppol, in der Regel unter Verwendung der Spezifikation Peppol BIS 3.0 (UBL).

Was ist der Unterschied zwischen der Reform 2026 und der Reform 2028?
Die Reform 2026 etabliert die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung (Peppol) zwischen Unternehmen (B2B). Die Reform 2028 führt eine zusätzliche Echtzeit-Meldepflicht (E-Reporting) ein. Hierbei melden Unternehmen die Rechnungsdaten unmittelbar an die belgische Steuerbehörde.

Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht?
Unternehmen, die ab 2026 keine konformen E-Rechnungen ausstellen oder empfangen können, riskieren abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und mögliche Probleme beim Vorsteuerabzug sowie Geldstrafen durch die Steuerbehörden.