Spanien gestaltet seine B2B-Landschaft mit der Einführung eines verpflichtenden E-Invoicing-Modells grundlegend neu. Die neue Regelung kombiniert in einem einzigartigen hybriden Ansatz private Plattformen mit öffentlichem Reporting. Damit ist sie ein wichtiger Schritt hin zu flächendeckender digitaler Compliance – und Unternehmen sollten sich jetzt vorbereiten.
Wie genau wird der Rechnungsaustausch funktionieren, welche Fristen sind entscheidend und welche Auswirkungen hat das auf Ihr ERP-System?
In diesem Video haben wir Spanien-E-Invoicing-Experte Sergio Martinez einige der wichtigsten Fragen zum kommenden E-Invoicing-Mandat in Spanien gestellt und zeigen, wie sich Compliance am besten vereinfachen lässt.
Sehen Sie sich das Video an oder lesen Sie das Transkript unten.
Was passiert beim B2B-E-Invoicing in Spanien?
Spanien führt verpflichtendes B2B-E-Invoicing ein. Dies ist Teil eines größeren Vorstoßes zur Digitalisierung von Geschäfts- und Steuerreporting.
Das spanische Modell ist interessant, weil es einen hybriden Ansatz nutzt. Unternehmen können Rechnungen über private Plattformen austauschen. Parallel dazu besteht jedoch ein öffentliches System, das von der Steuerbehörde betrieben wird.
Jede Rechnung muss weiterhin an das öffentliche System gemeldet werden. Dadurch erhalten die Behörden Einblick in die Vorgänge am Markt.
Wann wird E-Invoicing in Spanien verpflichtend?
Spaniens regulatorischer Rahmen wird voraussichtlich am 1. Oktober 2026 in Kraft treten. Anschließend erfolgt die Einführung gestaffelt. Große Unternehmen mit mehr als 8 Millionen EUR Jahresumsatz müssen die Anforderungen ab dem 1. Oktober 2027 erfüllen.
Alle anderen Unternehmen und Selbstständigen folgen ein Jahr später, am 1. Oktober 2028.
Wie werden Rechnungen im neuen spanischen Modell ausgetauscht?
In Spanien können Rechnungen über private Plattformen, über ein öffentliches System oder über eine Kombination aus beidem ausgetauscht werden. Wenn Sie eine private Plattform nutzen, müssen Sie dennoch gleichzeitig mit der Ausstellung eine originalgetreue elektronische Kopie jeder Rechnung an das öffentliche System senden. Unternehmen haben zwar Flexibilität beim Rechnungsaustausch mit Partnern, letztlich wird jedoch alles zentral gemeldet und für die Steuerbehörden sichtbar.
Was sind die wichtigsten Compliance-Anforderungen in Spanien?
Es gibt einige zentrale Punkte, die Sie richtig umsetzen müssen. Erstens müssen Rechnungen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen und ein strukturiertes Format wie UBL verwenden. Spanien verlangt außerdem, dass Unternehmen bestimmte Rechnungsstatus melden, zum Beispiel ob eine Rechnung akzeptiert, abgelehnt oder bezahlt wurde.
Der Zugriff auf die öffentliche Plattform erfordert zudem eine sichere Authentifizierung, in der Regel über elektronische Zertifikate.
Können Unternehmen in Spanien weiterhin PDF-Rechnungen verwenden?
PDF-Rechnungen werden in Spanien bald der Vergangenheit angehören, sind während der Übergangsphase jedoch erlaubt. Im ersten Jahr des Mandats für große Unternehmen müssen Rechnungen zur Lesbarkeit zusätzlich als PDF bereitgestellt werden, sofern der Empfänger nicht zustimmt, ausschließlich mit strukturierten elektronischen Rechnungen zu arbeiten.
Mit der Zeit wird das strukturierte Format zum Standard werden und PDFs werden schrittweise abgelöst. Je früher Sie bereit sind, auf ein vollständig automatisiertes System umzustellen, desto besser.
Wird Echtzeit-Reporting erforderlich sein?
Ja, Echtzeit-Reporting ist ein zentraler Bestandteil des spanischen Modells. Wenn Sie Rechnungen über unsere private Plattform versenden, muss gleichzeitig eine Kopie an das öffentliche System gesendet werden.
Wenn Sie die öffentliche Plattform direkt nutzen, steht die Rechnung den Behörden sofort zur Verfügung. Dieser Ansatz macht das Reporting deutlich unmittelbarer und ermöglicht es, Probleme viel schneller zu erkennen.
Was sollten Unternehmen jetzt tun, um sich auf die spanischen E-Invoicing-Vorschriften vorzubereiten?
Am wichtigsten ist jetzt, Ihre aktuelle Systemlandschaft zu prüfen. Beginnen Sie mit Ihrem ERP-System. Kann es tatsächlich strukturierte E-Rechnungen mit den erforderlichen Steuerdaten erzeugen oder gibt es Lücken?
Dort zeigen sich in der Regel die ersten Probleme. Prüfen Sie anschließend, wie Sie sich anbinden möchten: direkt an das öffentliche System oder über einen Anbieter. Unterschätzen Sie schließlich nicht die Prozessänderungen. Aspekte wie die Nachverfolgung von Rechnungsstatus oder die Bearbeitung von Ablehnungen müssen direkt in Ihre Workflows integriert werden.
Je früher Sie diese Bausteine gemeinsam testen, desto weniger Überraschungen gibt es später.
Wie können Unternehmen Compliance künftig vereinfachen?
Mit den neuen Regeln wird die Einhaltung der Compliance-Anforderungen in Spanien für viele Unternehmen anspruchsvoll, insbesondere wenn sie sowohl private Plattformen als auch öffentliche Reporting-Anforderungen verwalten müssen.
Die Zusammenarbeit mit einem Fully Managed Provider wie ecosio hilft, diese Prozesse zu vereinfachen.
Mit einem Fully-Managed-Ansatz verbinden Sie sich einmal, und Ihr Anbieter übernimmt sowohl den Austausch mit Partnern als auch das Reporting an die Behörden.
Status-Updates, Formatänderungen und regulatorische Neuerungen werden von externen Experten verwaltet. Ihr Team muss somit nicht jedes Detail intern betreuen. Das schafft Sicherheit bei sich ändernden Compliance-Vorschriften, während Ihr Team sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.