España está transformando su panorama B2B con la introducción de un modelo obligatorio de facturación electrónica. Con un enfoque híbrido único de plataformas privadas e informes al sistema público, esta nueva normativa supone un gran paso hacia un cumplimiento digital generalizado, y las empresas deben prepararse ya.
¿Cómo funcionará exactamente el intercambio de facturas, cuáles son los plazos clave y cómo afectará a su sistema ERP?
En este vídeo, le planteamos al experto en facturación electrónica en España Sergio Martínez algunas de las preguntas más urgentes sobre el próximo mandato de facturación electrónica en España y analizamos la mejor manera de agilizar el cumplimiento.
Vea el vídeo o lea la transcripción a continuación.
¿Qué está pasando con la facturación electrónica B2B en España?
España está implantando la facturación electrónica B2B obligatoria, como parte de un impulso más amplio hacia la digitalización de las empresas y la presentación de informes fiscales.
El modelo español es interesante porque utiliza un enfoque híbrido. Las empresas pueden intercambiar facturas a través de plataformas privadas, pero se complementa con un sistema público gestionado por la autoridad tributaria.
Aun así, cada factura debe reportarse al sistema público, lo que da visibilidad a las autoridades sobre lo que sucede en el mercado.
¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en España?
Spain's regulatory framework se espera que entre en vigor el 1 de octubre de 2026. A partir de ahí, el despliegue será gradual. Las grandes empresas con más de 8 millones de EUR de facturación anual deberán cumplir a partir del 1 de octubre de 2027.
El resto de empresas y las personas autónomas lo harán un año después, el 1 de octubre de 2028.
¿Cómo se intercambiarán las facturas según el nuevo modelo español?
En España, las facturas pueden intercambiarse a través de plataformas privadas, mediante un sistema público o con una combinación de ambos. Si decide usar una plataforma privada, igualmente debe enviar una copia electrónica fiel de cada factura al sistema público al mismo tiempo que se emite. Aunque las empresas tienen flexibilidad para intercambiar facturas con sus socios, al final todo se declara de forma centralizada y queda visible para las autoridades fiscales.
¿Cuáles son los principales requisitos de cumplimiento en España?
Hay algunos puntos clave que debe hacer bien. En primer lugar, las facturas deben cumplir la norma europea EN 16931 y usar un formato estructurado como UBL. España también exige que las empresas informen de determinados estados de las facturas; por ejemplo, si una factura ha sido aceptada, rechazada o pagada.
El acceso a la plataforma pública también requiere una autenticación segura, normalmente mediante certificados electrónicos.
¿Seguirán pudiendo las empresas usar facturas en PDF en España?
Las facturas en PDF pronto quedarán en el pasado en España, aunque se permitirán durante el periodo de transición. En el primer año de la obligación para las grandes empresas, las facturas también deben facilitarse en PDF para su lectura, salvo que el destinatario acepte trabajar solo con facturas electrónicas estructuradas.
Con el tiempo, el formato estructurado se convertirá en el estándar y los PDF se irán eliminando gradualmente. Cuanto antes esté listo para pasar a un sistema totalmente automatizado, mejor.
¿Se exigirá el reporte en tiempo real?
Sí, el reporte en tiempo real es una parte clave del modelo español. Si envía facturas a través de nuestra plataforma privada, debe enviarse una copia al sistema público al mismo tiempo.
Si usa directamente la plataforma pública, la factura está disponible para las autoridades de inmediato. Este enfoque hace que el reporte sea mucho más inmediato y que los problemas se detecten mucho más rápido.
¿Qué deberían hacer las empresas ahora para prepararse para la normativa de facturación electrónica en España?
Lo más importante ahora mismo es analizar su configuración actual. Start with your ERP system. ¿Puede generar realmente facturas electrónicas estructuradas con los datos fiscales requeridos o hay alguna carencia?
Ahí suelen aparecer los primeros problemas. Después, revise cómo quiere conectarse: directamente al sistema público o a través de un proveedor. Por último, no subestime los cambios de proceso. Aspectos como el seguimiento de los estados de las facturas o la gestión de rechazos deben integrarse directamente en sus flujos de trabajo.
Cuanto antes pruebe estos elementos en conjunto, menos sorpresas tendrá después.
¿Cómo pueden las empresas simplificar el cumplimiento de cara al futuro?
Con las nuevas normas, mantener el cumplimiento en España será complicado para muchas empresas, sobre todo para las que deben gestionar tanto plataformas privadas como requisitos de reporte al sector público.
Trabajar con un proveedor totalmente gestionado como ecosio ayuda a simplificar estos procesos.
Con un enfoque totalmente gestionado, usted se conecta una sola vez y su proveedor se encarga tanto del intercambio con sus socios como del reporte ante las autoridades.
Expertos externos gestionan las actualizaciones de estado, los cambios de formato y las actualizaciones normativas, para que su equipo no tenga que ocuparse internamente de cada detalle. Así tendrá más tranquilidad ante los cambios normativos de cumplimiento, mientras su equipo se centra en tareas de mayor valor.