La Spagna sta trasformando il panorama B2B con l’introduzione di un modello di fatturazione elettronica obbligatorio. Con un approccio ibrido unico, che combina piattaforme private e rendicontazione pubblica, questa nuova normativa rappresenta un grande passo verso una conformità digitale su larga scala: le aziende devono prepararsi fin da subito.
Come funzionerà esattamente lo scambio di fatture, quali sono le principali scadenze e in che modo inciderà sul Suo sistema ERP?
In questo video, abbiamo posto all’esperto di fatturazione elettronica in Spagna Sergio Martinez alcune delle domande più urgenti sul prossimo obbligo di fatturazione elettronica in Spagna ed esploriamo come semplificare al meglio la conformità.
Guardi il video o legga la trascrizione qui sotto.
Cosa sta succedendo con la fatturazione elettronica B2B in Spagna?
La Spagna sta introducendo la fatturazione elettronica B2B obbligatoria, nell’ambito di una spinta più ampia verso la digitalizzazione delle comunicazioni aziendali e fiscali.
Il modello spagnolo è interessante perché utilizza un approccio ibrido. Le aziende possono scambiarsi le fatture tramite piattaforme private, affiancate da un sistema pubblico gestito dall’amministrazione fiscale.
Ogni fattura deve comunque essere comunicata al sistema pubblico, così le autorità hanno visibilità su ciò che accade nel mercato.
Quando diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica in Spagna?
Spain's regulatory framework dovrebbe entrare in vigore il 1 ottobre 2026. Da quel momento, l’introduzione sarà scaglionata. Le grandi aziende con un fatturato annuo superiore a 8 milioni EUR dovranno essere conformi a partire dal 1 ottobre 2027.
Tutte le altre imprese e i liberi professionisti seguiranno un anno dopo, il 1 ottobre 2028.
Come verranno scambiate le fatture secondo il nuovo modello spagnolo?
In Spagna, le fatture potranno essere scambiate tramite piattaforme private, tramite un sistema pubblico o con una combinazione di entrambi. Se decide di utilizzare una piattaforma privata, deve comunque inviare una copia elettronica fedele di ogni fattura al sistema pubblico nello stesso momento in cui viene emessa. Sebbene le aziende abbiano flessibilità nel modo in cui scambiano le fatture con i partner, alla fine tutto viene comunicato centralmente e diventa visibile alle autorità fiscali.
Quali sono i principali requisiti di conformità in Spagna?
Ci sono alcuni aspetti fondamentali che deve gestire correttamente. Innanzitutto, le fatture devono rispettare lo standard europeo EN 16931 e utilizzare un formato strutturato come UBL. La Spagna richiede inoltre alle aziende di comunicare determinati stati delle fatture, ad esempio se una fattura è stata accettata, rifiutata o pagata.
L’accesso alla piattaforma pubblica richiede anche un’autenticazione sicura, di solito tramite certificati elettronici.
Le aziende potranno ancora usare fatture in PDF in Spagna?
In Spagna le fatture in PDF diventeranno presto un ricordo, anche se saranno consentite durante il periodo di transizione. Nel primo anno dell’obbligo per le grandi aziende, le fatture devono essere fornite anche in PDF per garantirne la leggibilità, a meno che il destinatario non accetti di lavorare esclusivamente con fatture elettroniche strutturate.
Over time, the structured format diventerà lo standard e i PDF verranno gradualmente eliminati. Prima sarà pronto a passare a un sistema completamente automatizzato, meglio sarà.
Sarà richiesto il reporting in tempo reale?
Yes, <g ctype="x-html-a" id="gid_1" xhtml:href="{wpml_trans_unit è un elemento chiave del modello spagnolo. Se invia le fatture tramite la nostra piattaforma privata, deve inviare una copia al sistema pubblico nello stesso momento.
Se utilizza direttamente la piattaforma pubblica, la fattura è immediatamente disponibile alle autorità. Questo approccio rende la comunicazione molto più immediata e consente di individuare i problemi molto più rapidamente.
Cosa dovrebbero fare le aziende già da ora per prepararsi alle normative spagnole sulla fatturazione elettronica?
In questo momento, la cosa più importante è esaminare la Sua configurazione attuale. Start with your Sistema ERP. È davvero in grado di generare fatture elettroniche strutturate con i dati fiscali richiesti o ci sono delle lacune?
È lì che di solito emergono i primi problemi. Poi valuti come desidera connettersi, direttamente al sistema pubblico o tramite un provider. Infine, non sottovaluti i cambiamenti di processo. Attività come il monitoraggio degli stati delle fatture o la gestione dei rifiuti devono essere integrate direttamente nei Suoi flussi di lavoro.
Prima testa questi elementi insieme, meno sorprese avrà in seguito.
Come possono le aziende semplificare la conformità in futuro?
Con le nuove regole, mantenere la conformità in Spagna sarà complicato per molte aziende, soprattutto per quelle che devono gestire sia piattaforme private sia requisiti di rendicontazione verso le autorità pubbliche.
Collaborare con un fornitore con servizio completamente gestito come ecosio aiuta a semplificare questi processi.
Con un approccio completamente gestito, si collega una sola volta e il Suo fornitore gestisce sia lo scambio con i partner sia la comunicazione alle autorità.
Gli aggiornamenti di stato, le modifiche al formato e gli aggiornamenti normativi vengono gestiti da esperti esterni, così il Suo team non deve occuparsi internamente di ogni dettaglio. In questo modo ha la tranquillità di restare al passo con le normative in evoluzione, mentre il suo team può concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.