L’Espagne transforme son paysage B2B avec l’introduction d’un modèle obligatoire de facturation électronique. Avec une approche hybride unique combinant plateformes privées et reporting public, cette nouvelle réglementation marque une étape majeure vers une conformité numérique généralisée. Les entreprises doivent s’y préparer dès maintenant.
Concrètement, comment l’échange de factures va-t-il fonctionner, quels sont les principaux délais et quel sera l’impact sur votre système ERP ?
Dans cette vidéo, nous avons posé à Sergio Martinez, expert de la facturation électronique en Espagne, certaines des questions les plus urgentes sur l’obligation à venir. Nous explorons aussi la meilleure façon de simplifier la mise en conformité.
Regardez la vidéo ou lisez la transcription ci-dessous.
Que se passe-t-il avec la facturation électronique B2B en Espagne ?
L’Espagne introduit la facturation électronique B2B obligatoire. Cela s’inscrit dans un mouvement plus large de numérisation des activités et du reporting fiscal.
Le modèle espagnol est intéressant, car il repose sur une approche hybride. Les entreprises peuvent échanger des factures via des plateformes privées, mais un système public géré par l’administration fiscale existe en parallèle.
Chaque facture doit malgré tout être déclarée dans le système public, ce qui donne aux autorités une visibilité sur ce qui se passe sur le marché.
Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire en Espagne ?
Le cadre réglementaire espagnol devrait entrer en vigueur le 1 octobre 2026. Ensuite, le déploiement sera échelonné. Les grandes entreprises dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 8 millions d’EUR devront se mettre en conformité à partir du 1er octobre 2027.
Toutes les autres entreprises et tous les professionnels indépendants suivront un an plus tard, le 1er octobre 2028.
Comment les factures seront-elles échangées dans le nouveau modèle espagnol ?
En Espagne, les factures peuvent être échangées via des plateformes privées, via un système public, ou en combinant les deux. Si vous décidez d’utiliser une plateforme privée, vous devez tout de même envoyer une copie électronique fidèle de chaque facture au système public au moment de son émission. Même si les entreprises disposent d’une certaine flexibilité dans la manière d’échanger des factures avec leurs partenaires, tout est au final déclaré de manière centralisée et devient visible pour l’administration fiscale.
Quelles sont les principales exigences de conformité en Espagne ?
Il y a quelques points clés à bien respecter. Tout d’abord, les factures doivent respecter la norme européenne EN 16931 et utiliser un format structuré comme UBL. L’Espagne exige aussi des entreprises qu’elles déclarent certains statuts de facture, par exemple si une facture a été acceptée, rejetée ou payée.
L’accès à la plateforme publique nécessite aussi une authentification sécurisée, généralement au moyen de certificats électroniques.
Les entreprises pourront-elles encore utiliser des factures PDF en Espagne ?
En Espagne, les factures PDF seront bientôt de l’histoire ancienne, même si elles resteront autorisées pendant la période de transition. Au cours de la première année d’obligation pour les grandes entreprises, les factures devront aussi être fournies au format PDF, pour faciliter leur lecture, sauf si le destinataire accepte de travailler uniquement avec des factures électroniques structurées.
Over time, the structured format deviendra la norme et les PDF seront progressivement supprimés. Plus tôt vous serez prêt·e à passer à un système entièrement automatisé, mieux ce sera.
La déclaration en temps réel sera-t-elle obligatoire ?
Yes, <g ctype="x-html-a" id="gid_1" xhtml:href="{wpml_trans_unit_5_ constitue un élément clé du modèle espagnol. Si vous envoyez des factures via notre plateforme privée, une copie doit être transmise au système public au même moment.
Si vous utilisez directement la plateforme publique, la facture est immédiatement disponible pour les autorités. Avec cette approche, la déclaration devient beaucoup plus immédiate et les problèmes peuvent être détectés bien plus rapidement.
Que devraient faire les entreprises dès maintenant pour se préparer à la réglementation espagnole sur la facturation électronique ?
Le plus important, pour l’instant, est d’examiner votre configuration actuelle. Start with your Système ERP. Votre système peut-il réellement générer des factures électroniques structurées avec les données fiscales requises, ou existe-t-il des lacunes ?
C’est généralement là que les premiers problèmes apparaissent. Ensuite, déterminez comment vous souhaitez vous connecter, soit directement au système public, soit via un prestataire. Enfin, ne sous-estimez pas les changements de processus. Le suivi du statut des factures ou le traitement des rejets doivent être intégrés directement à vos workflows.
Plus vous testez ces éléments ensemble tôt, moins vous aurez de mauvaises surprises par la suite.
Comment les entreprises peuvent-elles simplifier la conformité à l’avenir ?
Avec les nouvelles règles, maintenir la conformité en Espagne sera complexe pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui doivent gérer à la fois des plateformes privées et des obligations de reporting aux autorités publiques.
Travailler avec un prestataire de services entièrement géré comme ecosio permet de simplifier ces processus.
Avec une approche entièrement gérée, vous vous connectez une seule fois et votre prestataire prend en charge à la fois les échanges avec les partenaires et le reporting aux autorités.
Les mises à jour de statut, les changements de format et les mises à jour réglementaires sont gérés par des expert·e·s externes, ce qui évite à votre équipe de devoir prendre en charge chaque détail en interne. Vous gagnez ainsi en sérénité face à l’évolution des exigences de conformité, tandis que votre équipe peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.