Factura electrónica B2B en España: lo que deben saber las empresas

La facturación electrónica B2B será obligatoria en España a partir del 6 de octubre de 2027 para las empresas con una facturación superior a 8 millones de EUR. Para el resto de empresas y profesionales, la obligación comenzará el 6 de octubre de 2028. Si su empresa factura a otras empresas en España, deberá enviar facturas electrónicas estructuradas y remitir una copia a la solución pública de la autoridad tributaria. También tendrá que comunicar la aceptación y el pago de las facturas que reciba.

En este artículo explicamos los requisitos, los plazos de aplicación y los pasos que puede dar para preparar su empresa.

Lo esencial, de un vistazo

• La normativa española establece la facturación electrónica estructurada obligatoria para las operaciones nacionales entre empresas y profesionales.
• Las empresas con una facturación superior a 8 millones de EUR deberán cumplir los requisitos a partir del 6 de octubre de 2027.
• El resto de empresas y profesionales deberán hacerlo a partir del 6 de octubre de 2028.
• Los destinatarios deberán comunicar si aceptan o rechazan cada factura y la fecha de pago.
• Cada factura enviada a través de una plataforma privada deberá remitirse también, de forma simultánea, a la solución pública.
• Esta obligación coexistirá con otras normas de facturación y de comunicación de información tributaria. Conviene planificarlas de forma conjunta.

¿Qué es la facturación electrónica B2B en España?

La facturación electrónica B2B consiste en el intercambio de facturas entre empresas en un formato estructurado que los sistemas informáticos pueden procesar automáticamente. Un PDF enviado por correo electrónico no basta para cumplir este requisito. Una factura electrónica estructurada es un archivo de datos, normalmente en XML, siglas de Extensible Markup Language. Su ERP, el software de planificación y gestión de recursos empresariales, puede generarlo, enviarlo, recibirlo y procesarlo sin que sea necesario introducir los datos a mano.

En España, la base legal es la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. El Real Decreto 238/2026 desarrolla los requisitos y la Orden HAC/1028/2026 incorpora las especificaciones técnicas de la solución pública. La Agencia Estatal de Administración Tributaria, o AEAT, gestiona esa solución.

El cambio va más allá del formato. Muchas empresas españolas siguen enviando facturas en PDF e introduciendo manualmente los datos de las que reciben. Ese proceso consume tiempo, favorece los errores y dificulta saber cuándo se ha aceptado o pagado una factura. Con la factura electrónica obligatoria, esa información puede seguirse desde la emisión hasta el pago.

Para los equipos financieros y de TI, la factura pasa a ser un registro con un ciclo de vida: emisión, aceptación o rechazo y pago. Las autoridades pueden conocer cada uno de esos estados.

ecosio ya permite intercambiar facturas estructuradas en España. Facturae, el formato español de factura electrónica, está disponible con ecosio para facturas dirigidas a las administraciones públicas. Los clientes de ecosio en España también utilizan el intercambio electrónico de datos, conocido como EDI, para pedidos, avisos de expedición y facturas. La obligación B2B amplía ese mismo enfoque a las facturas entre empresas.

¿Por qué introduce España la factura electrónica B2B obligatoria?

El principal objetivo es reducir la morosidad. El plazo máximo legal de pago entre empresas en España es de 60 días, pero el plazo medio ronda los 80 días. Los proveedores soportan el coste de ese retraso. Las pequeñas y medianas empresas, o pymes, son especialmente vulnerables porque disponen de menos liquidez para afrontarlo.

Hasta ahora, el Gobierno no contaba con un mecanismo fiable para conocer las fechas reales de pago. La facturación electrónica B2B obligatoria cambia esa situación. Cuando reciba una factura, deberá comunicar si la acepta o la rechaza y en qué fecha paga el importe íntegro. Así, las autoridades podrán comparar las fechas reales de pago con los plazos acordados y actuar frente a las empresas que paguen tarde.

La reforma persigue otros objetivos. Las facturas estructuradas facilitan la trazabilidad y contribuyen a reducir la brecha del IVA, el impuesto sobre el valor añadido. Esa brecha es la diferencia entre la recaudación esperada y la efectiva. La reforma también acerca a España al paquete europeo IVA en la era digital, conocido por sus siglas en inglés, ViDA, que impulsa la comunicación digital de información tributaria.

Para su empresa, esto significa que su comportamiento de pago será visible. Si paga tarde a sus proveedores, quedará reflejado en los datos. Las empresas que no respeten los plazos legales pueden perder el acceso a subvenciones y contratos públicos. Si su empresa actúa como proveedor, esa misma información le ayudará a conocer el estado de sus facturas y a prever los cobros.

Por eso, conviene abordar la obligación como un cambio en los procesos financieros, además de como un proyecto de TI. Con ecosio, los eventos de estado permanecen vinculados a cada factura. Los equipos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar trabajan con el mismo registro, en lugar de recurrir a una hoja de cálculo independiente para hacer el seguimiento.

¿Qué empresas estarán afectadas?

La obligación afecta a prácticamente todas las empresas y profesionales autónomos establecidos en España que facturen a otras empresas. La fecha de aplicación depende de la facturación del año natural anterior. Los requisitos se aplican a las operaciones nacionales B2B entre empresas y profesionales establecidos en España. Las facturas dirigidas a las administraciones públicas, conocidas como B2G, seguirán utilizando FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas, y el formato Facturae. Las ventas a consumidores, o B2C, quedan fuera del ámbito de aplicación. También quedan excluidas las operaciones transfronterizas cuando una de las partes no esté establecida en España.

Las facturas simplificadas quedan excluidas, salvo que incluyan el número de identificación fiscal y el domicilio del destinatario. En ese caso, se aplican las reglas B2B.

La obligación abarca las facturas ordinarias, las rectificativas, las emitidas en sustitución de facturas simplificadas y las facturas expedidas por el destinatario en nombre del proveedor. Si utiliza este último procedimiento, conocido como autofacturación, deberá incluir esos flujos en su proyecto.

El alcance del cambio depende de su situación actual. Si todavía envía facturas en PDF o en papel, la adaptación será mayor, ya que esos formatos por sí solos no serán válidos para las operaciones sujetas a la obligación. Si ya intercambia facturas estructuradas en otros países, parte del trabajo estará hecho. Aun así, deberá cumplir los requisitos españoles de formato, envío de copias y comunicación de estados.

Los grupos con varias sociedades en España deberán planificar la adaptación con especial cuidado. Una sociedad puede superar los 8 millones de EUR y otra no, por lo que podrían aplicarse fechas distintas dentro del mismo grupo. Algunos grupos optan por adaptar todas sus sociedades al mismo tiempo para evitar mantener dos procesos en paralelo.

ecosio admite facturas expedidas por el destinatario y facturas rectificativas en España. Puede incluir estos flujos en el mismo proyecto que sus facturas ordinarias.

Calendario y plazos de la factura electrónica B2B en España

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, se publicó en el Boletín Oficial del Estado, o BOE, el 31 de marzo de 2026. Los plazos de aplicación se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública. La Orden HAC/1028/2026 se publicó el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor al día siguiente. Por tanto, el calendario de la factura electrónica B2B en España ya está fijado legalmente.

Doce meses pueden parecer suficientes, pero el tiempo pasa rápido. Tendrá que adaptar la generación de facturas en su ERP, depurar los datos de clientes y proveedores, acordar los canales de intercambio y probar el proceso completo. Las pruebas deben incluir la copia a la solución pública y los mensajes de estado. Varias de estas tareas dependen de personas y organizaciones ajenas a su empresa.

La fecha de 2029 no significa que las empresas más pequeñas puedan esperar hasta entonces para adaptarse. A partir del 6 de octubre de 2028 deberán enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas. Solo se aplaza la comunicación de estados para personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas.

Los flujos B2B de ecosio para España ya están disponibles en acceso anticipado, antes de la primera fase. Puede probar el proceso completo, desde su ERP hasta sus clientes y la solución pública, incluidas las respuestas, con antelación al 6 de octubre de 2027. Consulte nuestra página sobre cumplimiento normativo de la facturación electrónica en España para conocer la situación más reciente (en Inglés).

¿Cómo funciona el nuevo sistema?

España ha elegido un modelo híbrido. No se trata de un modelo de autorización previa, conocido como clearance, en el que la autoridad tributaria valida cada factura antes de que llegue al comprador. Existen dos vías para intercambiar facturas:

• Una plataforma privada de facturación electrónica: las plataformas privadas deberán interconectarse de forma gratuita. No será necesario adherirse a la plataforma de cada cliente. Podrán intercambiar facturas en cuatro formatos admitidos: Universal Business Language, o UBL; Facturae; EDIFACT, el estándar de las Naciones Unidas para el intercambio electrónico de datos; y Cross Industry Invoice, o CII.
• La solución pública gratuita: la Solución Pública de Facturación Electrónica, o SPFE, estará gestionada por la AEAT. Solo utilizará UBL, basado en la norma europea EN 16931 y en una especificación para España.

Con independencia del canal elegido, la SPFE actuará como registro central. Se aplicarán tres reglas a cada factura:

• Cuando una factura se envíe a través de una plataforma privada, esta deberá remitir simultáneamente una copia fiel en UBL a la SPFE. Esto también se aplica si el destinatario recibe la factura en Facturae o EDIFACT.
• Cada factura incluirá un identificador único compuesto por el número de identificación fiscal, o NIF, del emisor, el número y la serie de la factura y la fecha de expedición.
• El destinatario deberá comunicar la aceptación o el rechazo y la fecha de pago íntegro en un plazo de cuatro días naturales desde cada evento.

Las facturas enviadas a través de plataformas privadas también deberán incorporar una firma o un sello electrónico avanzado. La copia remitida a la SPFE no podrá contener archivos adjuntos incrustados, salvo el archivo de firma.

Este es uno de los puntos donde suelen surgir problemas. Una empresa puede enviar una factura Facturae válida a su cliente y una copia UBL incorrecta a la SPFE. La entrega al cliente se completa, pero la empresa sigue sin cumplir todos los requisitos. Otro riesgo es omitir las comunicaciones de estado. Si no se realizan a tiempo, la factura puede considerarse aceptada tácitamente, con consecuencias para los plazos de pago y las posibles controversias.

ecosio genera ambos envíos a partir de los mismos datos. Usted envía los datos de la factura una sola vez desde su ERP. Los convertimos al formato que necesita su cliente, aplicamos la firma electrónica avanzada y enviamos, en paralelo, la factura al destinatario y la copia UBL a la SPFE. Los eventos de aceptación, rechazo y pago se gestionan en Compliance Transactions. Monitor, actualmente en acceso anticipado, muestra el estado de cada factura respecto al plazo de comunicación. Su equipo puede actuar sobre las incidencias antes de que venza ese plazo.

¿En qué se diferencia la facturación electrónica B2B de VERI*FACTU?

Es fácil confundir ambos sistemas. Los dos están vinculados a la AEAT y se aplican en un periodo similar, pero son obligaciones distintas con objetivos diferentes.

Una forma sencilla de distinguirlos es esta: VERI*FACTU se ocupa de cómo genera y protege la factura en su software. Crea y Crece se ocupa de cómo la envía al cliente y sigue su estado hasta el pago.

El Suministro Inmediato de Información, o SII, añade una tercera obligación. Es el sistema español de suministro de información del IVA prácticamente en tiempo real para grandes empresas y otros contribuyentes. Muchas de esas empresas creen que estar sujetas al SII las exime de la obligación B2B. No es así. La AEAT ha confirmado que la facturación electrónica B2B y el SII son obligaciones independientes, por lo que deberán cumplir ambas.

Los sistemas regionales añaden otra capa de requisitos. TicketBAI en el País Vasco y el sistema de Navarra seguirán vigentes. Coexistirán con la obligación nacional, en lugar de ser sustituidos por ella.

El riesgo es convertir cada obligación en un proyecto separado, con su propio proveedor y sus propios mapeos de datos. En ese escenario, un cambio en uno de los sistemas puede afectar a otro.

ecosio no sustituye VERI*FACTU, que seguirá correspondiendo a su ERP o software de facturación. Lo que hacemos es reunir el intercambio de facturas en una misma conexión: Facturae para B2G, EDI para sus procesos desde el pedido hasta el cobro y la nueva obligación B2B. Su equipo utiliza una única conexión para intercambiar facturas en España, en lugar de gestionar varias.

Cómo preparar su empresa

Puede organizar la preparación en seis pasos. Cada uno sirve de base para el siguiente:

1. Identifique sus operaciones: separe las operaciones nacionales B2B sujetas a la obligación de las ventas B2C, las exportaciones y las demás operaciones transfronterizas excluidas. Incluya la autofacturación y las facturas rectificativas.
2. Depure sus datos maestros: elimine NIF duplicados, compruebe los domicilios y recopile los datos de encaminamiento necesarios para los puntos de entrada públicos y privados. Entre ellos figuran los códigos DIR3 que identifican a las unidades de las administraciones públicas.
3. Revise su ERP: confirme cuáles de los cuatro formatos admitidos puede generar su ERP o software de contabilidad y si puede aplicar una firma electrónica avanzada.
4. Planifique las comunicaciones: decida cómo enviarán sus sistemas las copias fieles a la SPFE y cómo comunicarán a tiempo la aceptación, el rechazo y las fechas de pago. Asigne la responsabilidad de cada evento al equipo de cuentas a pagar.
5. Coordínese con sus clientes y proveedores: acuerde los canales y las plataformas que utilizarán para intercambiar facturas y fije las pruebas con sus principales clientes y proveedores.
6. Planifique las obligaciones de forma conjunta: coordine el proyecto de facturación electrónica B2B con las actualizaciones del software para VERI*FACTU y con el SII. Las tres obligaciones seguirán siendo independientes.

La depuración de datos y la coordinación con otras empresas suelen requerir más tiempo, porque dependen de la calidad de la información y de calendarios externos. Si empieza pronto, dispondrá de más margen para probar antes del 6 de octubre de 2027.

Veamos un ejemplo. Su empresa industrial está establecida en España y factura 20 millones de EUR al año. Envía facturas en PDF a unos 300 clientes empresariales y recibe la mayoría de las facturas de sus proveedores en ese mismo formato. A partir del 6 de octubre de 2027, cada factura que emita deberá ser electrónica, estructurada y estar en un formato admitido. Además, deberá llegar una copia UBL a la SPFE. También tendrá que comunicar el estado de las facturas recibidas, incluida la fecha de pago. Esto afecta al ERP, a los datos de clientes, al proceso de cuentas a pagar y al envío de facturas.

Si ya trabaja con ecosio para EDI o Facturae en España, parte de esa preparación estará hecha. Los datos de sus clientes y proveedores y la conexión con el ERP ya estarán disponibles. El cumplimiento de los requisitos B2B podrá apoyarse en esa infraestructura.

Cómo elegir una solución de facturación electrónica que pueda crecer con su empresa

Una vez definidos sus requisitos, deberá decidir cómo conectarse. Hay dos opciones principales:

• Integración directa con la SPFE: su equipo de TI desarrolla y mantiene la conexión con los servicios web de la SPFE para enviar facturas y copias y comunicar los estados de pago. La SPFE es gratuita y le ofrece pleno control, pero su equipo deberá mantener el mapeo UBL. Además, la SPFE no admite otros formatos ni archivos adjuntos incrustados.
• Una plataforma privada de facturación electrónica: conecta su ERP una sola vez y el proveedor se encarga de la conversión de formatos, la firma electrónica avanzada, el envío a la plataforma del destinatario y la copia UBL a la SPFE.

La integración directa puede ser una opción si solo factura en España, tiene un volumen reducido de facturas y dispone de recursos de desarrollo. La gestión se complica cuando cambia la especificación, los clientes necesitan formatos que la SPFE no admite o su empresa empieza a operar en otros países.

España es uno de los muchos países que están introduciendo estas obligaciones. En Europa y otras regiones, los gobiernos avanzan hacia la facturación estructurada y la notificación en tiempo real. Si resuelve cada país por separado, cada nueva obligación supondrá otro proyecto, otro proveedor y otro mapeo que mantener.

Al comparar proveedores, plantee estas cuatro preguntas:

• ¿Genera el proveedor la factura y la copia para la SPFE a partir de los mismos datos?
• ¿Gestiona las comunicaciones de aceptación, rechazo y pago tanto de las facturas emitidas como de las recibidas?
• ¿Admite todos los formatos que utilizan sus clientes y proveedores?
• ¿Quién actualiza el mapeo cuando la AEAT cambia la especificación?

Con Global E-invoicing Compliance de ecosio, conecta su ERP una sola vez y accede a las plataformas y los formatos que exige cada país para B2B, B2G y B2C. En España, convertimos los datos de sus facturas a Facturae, UBL, EDIFACT o CII, enviamos la copia UBL a la SPFE y gestionamos las comunicaciones de estado. Cuando cambia la especificación, actualizamos el mapeo para que no tenga que reabrir el proyecto.