Weltweit nehmen E-Invoicing-Mandate rasant zu. Unternehmen müssen daher über die reine Rechnungsstellung hinausblicken und ihre gesamte Supply Chain auf eine umfassende Automatisierung vorbereiten. Wer die Treiber hinter den globalen Steuermandaten versteht, sichert sich Compliance und echte Wettbewerbsvorteile.
In diesem Video beleuchtet Philipp Liegl, Managing Director bei ecosio, welche Dokumententypen als Nächstes reguliert werden und wie Sie Ihre IT-Strategie zukunftssicher aufstellen.
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Warum treiben Unternehmen E-Invoicing so stark voran?
Prinzipiell gibt es hier zwei verschiedene Antworten. Die nordeuropäische Perspektive, die lautet, zu automatisieren. Und die lateinamerikanische Perspektive, die lautet, Steuerbetrug zu bekämpfen. Wenn wir das Ganze auf die Europäische Union ummünzen, so ist auch hier die Antwort klar: dem Steuerbetrug entgegenzuwirken.
Ist E-Invoicing nur der Anfang einer umfassenderen Automatisierungswelle?
Anstatt in die Kristallkugel zu blicken, werfen wir einen Blick auf Lateinamerika und auf Südamerika. Dort sehen wir, dass sich neben der elektronischen Rechnung auch der elektronische Begleitschein oder der elektronische Lieferavis etabliert hat. Werfen wir jetzt einen Blick nach Europa, sehen wir auch hier, dass sich beispielsweise in Rumänien, in Serbien oder auch in der Türkei das Thema elektronischer Lieferschein weiter etabliert. Die weitere Automatisierung ist da. Sie wird weitere Belegtypen treffen.
Welche Transaktionen dürften als Nächstes folgen?
Um das zu beantworten, können wir uns einen klassischen Order-to-Cash- oder Purchase-to-Pay-Prozess ansehen. Der besteht typischerweise, abhängig von der Industrie, aus vier verschiedenen Belegtypen: Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferavis und Rechnung.
Heiße Kandidaten für die weitere Automatisierung sind die Bestellung und die Bestellbestätigung oder eben auch der Lieferavis. Meine persönliche Wette: der Lieferavis.
Was sollten Unternehmen tun, um sich auf umfassendere Anforderungen bei der Transaktionsautomatisierung vorzubereiten?
Erster Tipp: keine Angst haben. Es ist kein Mondflug. Prinzipiell gilt es, auf drei Dinge zu achten. A, ich muss die Prozesschoreografie verstehen, das ist der Ablauf der Dokumente. B, ich muss den Payload verstehen, sprich, welche Datenpunkte gesendet und empfangen werden müssen. C, ich muss die Transaktionstechnologie per se verstehen. Das sind typischerweise APIs oder Webservices.
Was ist der häufigste Fehler, den Unternehmen im Zusammenhang mit Compliance-Transaktionen machen?
Da hilft ein Vergleich mit der Schulzeit. Dort gab es Hausaufgaben, dort gab es Schularbeiten. Wenn wir an diese Zeit zurückdenken, woran ist es in den meisten Fällen gescheitert? Man beginnt zu spät und man unterschätzt, was zu tun ist.
Welche Risiken birgt der Versuch, die Compliance vollständig intern zu verwalten?
Hier hilft es, genauer hinzuschauen, was die eigentlichen Aufwände sind und wie man diese stemmen kann. Ich brauche auf der einen Seite explizites Know-how rund um die Mandate oder die ERP-Prozesse und auf der anderen Seite die entsprechende Manpower. Diese ist nicht in allen Fällen in den Unternehmen selbst zu stellen oder vorhanden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass wir gegen ein sich bewegendes Ziel arbeiten. Diese Mandate ändern sich laufend. Die Herausforderung ist es, compliant zu werden und compliant zu bleiben.
Ist es wirklich möglich, Compliance zukunftssicher zu machen?
Dazu fällt mir ein gutes Sprichwort ein: Das Glück bevorzugt den, der vorbereitet ist.
Wie können wir uns vorbereiten? Wir müssen die notwendigen Prozesse unterstützen und unter Kontrolle haben, sprich im ERP-System abbilden können. Wir müssen die notwendigen Datenpunkte verarbeiten können und wir müssen die technische Connectivity stemmen können. Wenn diese drei Punkte erfüllt sind, dann sind wir zukunftssicher aufgestellt für jedes Mandat.
