Übertragung von Stammdaten am Beispiel von EDEKA

Einführung in das Thema Stammdaten

Unter Stammdaten versteht man jene Daten, die Grundinformationen über die betrieblichen Entitäten in einem Unternehmen darstellen. Dies sind zum Beispiel Artikelinformationen, Informationen über Betriebsstätten, Mitarbeiter, Gehälter, Rabattvereinbarungen usw. Einige dieser Stammdaten haben keine Relevanz nach außen (z.B. Mitarbeiter und deren Gehälter), andere Stammdaten wie Artikelinformationen und Informationen über Betriebsstätten sind für einen funktionierenden Datenaustausch zwischen zwei Unternehmen zwingend erforderlich.

Die folgende Abbildung zeigt eine Rechnung des österreichischen Lieferanten Obst & Gemüse Schuster KG an EDEKA in Hamburg.

Rechnung an EDEKA

Obwohl die Rechnung in deutscher Sprache verfasst ist, ergeben sich dennoch eine Reihe von Leseproblemen auf Seiten der EDEKA. Zum einen sind die in Österreich gängigen Artikelbezeichnungen in Hamburg vermutlich unbekannt. Die folgende Tabelle hilft bei der Dechiffrierung:

Paradeiser -> Tomate
Marille -> Aprikose

Selbst wenn die Bezeichnungen Tomaten und Aprikosen verwendet werden, ergibt sich trotzdem eine Zuordnungsproblematik auf Seiten der EDKEA. Welche Tomaten und Aprikosen dieses Lieferanten sind genau gemeint? Höchstwahrscheinlich hat der Lieferant verschiedene Tomaten und Aprikosen im Angebot – jeweils in unterschiedlichen Packungsgrößen und in unterschiedlichen Qualitätsstufen.

Der Lieferant könnte statt der Artikelbezeichnungen seine internen Artikelnummern verwenden. z.B. 001 für die Paradeiser und 002 für die Marillen. Bei der Verwendung von internen Artikelnummern kann jedoch nicht garantiert werden, dass diese nicht auch von anderen Lieferanten verwendet werden. Eine Artikelnummer wäre daher nur in Kombination mit einem Lieferanten eindeutig. Beispielsweise:

Obst&GemüseSchusterKG/001
Obst&GemüseSchusterKG/002

In der Praxis zeigt sich, dass diese Vorgangsweise sehr ineffizient ist. Eine bessere Lösung stellt die Verwendung von eindeutigen Bezeichnern dar, die eine überschneidungsfreie Identifikation der beteiligten Unternehmen und der ausgetauschten Produkte erlauben. Im Konsumgüterbereich haben sich hier GLNs zur Unternehmensidentifikation und GTINs zur Artikelidentifikation durchgesetzt. Diese erlauben eine weltweit eindeutige und überschneidungsfreie Identifikation von Unternehmen und Produkten. Ein Unternehmen bekommt in diesem Fall von der GS1 – im Falle von Deutschland der GS1 Germany – eine eindeutige GLN zugewiesen und kann auf Basis dieser GLN anschließend GTINs zur Produktidentifikation generieren.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, können die so erzeugten GLNs und GTINs anschließend zur Identifikation der Artikel, sowie der beteiligten Partner verwendet werden.

EDI-Nachricht an EDEKA

Anstelle von natürlichsprachlichen Bezeichnungen werden nur mehr die eindeutigen Identifier verwendet. Dies erleichtert vor allem auf Seiten des Empfängers die automatisierte Verarbeitung der empfangenen Daten. Aber auch der Sender der Nachricht kann damit die entsprechenden Niederlassungen der EDEKA, an welche die Waren geliefert werden, eindeutig identifizieren. Alleine in Deutschland hat EDEKA über 11.000 verschiedene GLNs in Verwendung.

Bevor der Lieferant in seinen Dokumenten jedoch die entsprechenden GLNs und GTINs verwenden kann, müssen diese vorab an EDEKA kommuniziert werden. Zu diesem Zwecke stellt EDEKA eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung, die wir im Folgenden vorstellen.

Eines gleich vorweg – eine Excelliste an EDEKA senden ist nicht dabei…

Kommunikation der Stammdaten an EDEKA

Die Stammdatenkommunikation für die gesamte EDEKA-Gruppe (EDEKA Zentrale, Großhandelsbetriebe, Netto Marken-Discount, EDEKA C&C Großmarkt, sowie die selbständigen Einzelhändler) wird von der EDEKA Zentrale AG & Co. KG übernommen. Für den Lieferanten ergeben sich dadurch die folgenden Vorteile:

• Reduktion des Pflege- und Korrekturaufwands, da die Artikelstammdaten nur einmal für die ganze EDEKA-Gruppe zu liefern sind.
• Erhöhung der Distributionsgeschwindigkeit für die Artikel in der EDEKA-Gruppe.
• Verbesserung von Transport und Logistik (auch für Streckenlieferungen).
• Nach einer Übergangsphase entfällt das Ausfüllen der regionsindividuellen Artikelpässe für Stammdaten.

Für die Kommunikation der Stammdaten stehen den Lieferanten drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Die Daten werden über das EDEKA Stammdatenportal übermittelt. Über eine webbasierte Maske können dabei die Stammdaten einfach und unkompliziert einmalig erfasst werden. Die Datenübermittlung über dieses Portal ist kostenfrei.
2. Die Stammdaten werden bei 1WorldSync oder einem anderen kostenpflichtigen Datenpool des GDSN hinterlegt.
3. Wenn die Daten bereits bei 1WorldSync oder einem anderen kostenpflichtigen Datenpool des GDSN eingepflegt sind, können die Daten direkt der EDEKA zur Verfügung gestellt werden.

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Weiterführende Konzepte

In bestimmten Bereichen der Produktion und des Handels können sich Produktausprägungen sehr oft ändern und damit auch die verbundenen GTINs. Beispiele hierfür sind der Bekleidungshandel oder die Sportartikelindustrie. In diesem Bereich ist ein automatisierter Austausch von Stammdaten unumgänglich. Erreicht kann dies beispielsweise durch den Austausch von PRICAT-EDIFACT Nachrichten werden.

Fragen zu Stammdaten?

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