5 Schritte zu einem erfolgreichen EDI-Projekt
Egal ob man als Unternehmen selbst entscheidet EDI einzuführen oder von einem größeren Handelspartner dazu aufgefordert wird, sich um EDI-Unterstützung zu bemühen — ein EDI-Projekt ist immer eine Herausforderung. Die Herausforderung versteckt sich bereits im Namen: es ist ein Projekt.
Zieht man eine Definition des Projekt Management Institutes heran, so liest man:
„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.“
Es ist vor allem die Tatsache, dass das EDI-Projekt üblicherweise nur ein Mal im Unternehmen durchgeführt wird und die große Anzahl an beteiligten Partnern und Technologien, die aus einem EDI-Projekt eine Herausforderung machen. Gilt es bei einem unternehmensinternen Projekt eine Abstimmung über die Fachabteilungen hinweg zu finden, so kommt bei einem EDI-Projekt noch hinzu, dass eine Abstimmung über verschiedene Unternehmen hinweg notwendig ist.
Doch etwas Beruhigendes gleich vorweg: mit sorgfältiger Planung ist alles möglich — auch zum Mond fliegen.
Was gilt es bei der Planung eines EDI-Projekts zu beachten und wo sollten Sie früh genug ansetzen, um spätere Überraschungen à la Apollo 13 zu vermeiden? Aus unserer Sicht sind die folgenden 5 Punkte speziell zu beachten.
1 – Projektleitung
Das mag zwar wie ein No-Brainer klingen, aber ein EDI-Projekt braucht eine technisch entsprechend versierte Projektleitung. In vielen Unternehmen — vor allem in kleineren — wird die EDI-Abwicklung dem Vertrieb oder dem Sekretariat übertragen. Das heiße EDI-Projekteisen bekommt also oft der, der zur falschen Zeit am falschen Ort ist.
Um eine reibungslose Abwicklung des Projekts zu ermöglichen, sollte die Projektleitung jemandem übertragen werden, der mit der Technik ausreichend vertraut ist. Ist im Unternehmen selbst niemand verfügbar, so muss ein externer EDI-Dienstleister hinzugezogen werden, der als technischer Ansprechpartner für den größeren Handelspartner dient und die Projektkoordination übernehmen kann.
2 – Stammdaten
Bevor ein Austausch von EDI-Daten erfolgen kann, müssen die Stammdaten der beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden. Dies sind zumeist die GLNs, welche für die Identifikation der Unternehmen und Unternehmensfilialen verwendet werden, sowie die GTINs, anhand derer die ausgetauschten Produkte identifiziert werden.
Die Art und Weise wie Stammdaten, z.B. zwischen einem Lieferanten und einem Großhändler ausgetauscht werden, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Der Austausch kann in Form von Excellisten erfolgen, mit Hilfe von webbasierten Portallösungen oder automatisch auf Basis von PRICAT-Nachrichten.
Auf das Stammdatenthema wird leider allzu oft vergessen, wodurch sich die Verarbeitung der ersten Testnachrichten dann oft verzögert.
3 – Datenimport und -export
Eine Voraussetzung für den Einsatz von elektronischem Datenaustausch sind — nun ja — Daten. Je nach Unternehmensgröße und eingesetzter Software können die geforderten Daten entweder direkt vom ERP- oder FIBU-System in Form von Datenexportdateien bereitgestellt werden oder nicht.
Im ersten Schritt ist also zu klären, ob die im Unternehmen verwendete Software in der Lage ist, strukturierte Dateien (z.B. in Form von TXT, XML, CSV u.ä.) zu importieren und zu exportieren. Diese Daten können anschließend von einem EDI-Dienstleister verarbeitet werden und in die gewünschten Zielformate der Handelspartner übersetzt werden und umgekehrt.
Wenn Daten von der Software importiert und exportiert werden können, dann kann auf klassisches EDI zurückgegriffen werden, bei dem der Datenaustausch vollautomatisch zwischen den Systemen erfolgt.
Ist die verwendete Software nicht in der Lage strukturierte Daten zu importieren und exportieren, so muss entweder eine neue Software angeschafft werden, oder man behilft sich mit einer webbasierten Lösung. In diesem Fall können EDI-Dateien über einen Webbrowser eingesehen werden und Antwortdokumente einfach erstellt werden. Eine direkte Datenübernahme aus und in das unternehmenseigene System ist in der Regel jedoch nicht möglich.
Welche Lösung hier zu bevorzugen ist, sollte man direkt mit seinem EDI-Dienstleister bzw. mit der eigenen IT-Abteilung klären.
4 – Austauschprotokoll und Austauschstandard
Damit EDI-Daten von A nach B gelangen können, muss eine technische Verbindung zwischen den beteiligten Partnern eingerichtet werden. Je nach Branche kommen dabei unterschiedlichen Protokolle zum Einsatz. Die Automobilindustrie ist geprägt von OFTP und OFTP2-Verbindungen und im Handel dominieren X.400 und AS2-Verbindungen das Bild.
Welches Protokoll eingesetzt wird, hängt üblicherweise davon ab, welche Protokolle der größere Handelspartner unterstützt. Für die Einrichtung einer Verbindung bedient man sich zumeist eines EDI-Dienstleisters. Der EDI-Dienstleister nimmt die notwendigen technischen Abstimmungen mit dem größeren Handelspartner vor und testet die Verbindung.
Das Format, in welchem die Daten ausgetauscht werden, wird meist nicht bilateral vereinbart, sondern vom größeren Handelspartner vorgegeben. Im Handelsbereich überwiegen hier EDIFACT EANCOM-Subsets und in der Automobilindustrie die VDA-Standards.
Die Herausforderung für den Vorlieferanten besteht nun darin, einerseits die Nachrichten des größeren Handelspartners verarbeiten zu können (zumeist sind dies Bestellungen) und umgekehrt die geforderten Nachrichten für den Handelspartner zu erzeugen (zumeist Lieferscheine und Rechnungen).
Wird, wie unter Punkt 3 beschrieben, eine Lösung auf Basis von Import- und Exportdateien aus dem ERP-System gewählt, so muss ein geeigneter EDI-Konverter gewählt werden. Der EDI-Konverter übernimmt die Übersetzung des unternehmensinternen Formats in das Zielformat des Empfängers und umgekehrt. Bei der Bereitstellung eines EDI-Konverters hilft der EDI-Dienstleister weiter.
Wird eine webbasierte Lösung gewählt, so muss keine Datenkonvertierung vorgenommen werden — diese erfolgt automatisch im Hintergrund in der Web EDI-Anwendung.
Um die eingesetzte Lösung zu testen, bekommt man auf Wunsch vom größeren Handelspartner Testnachrichten zur Verfügung gestellt, auf deren Basis anschließend die Antwortnachrichten erstellt werden können. Diese Antwortnachrichten muss man vom Handelspartner abnehmen lassen, sodass dieser eine EDI-Produktivfreigabe erteilt.
5 – Umsetzung der Abwicklung
Nachdem die technischen Details geklärt sind und eine Abnahme der Testnachrichten erfolgt ist, beginnt die produktive Übermittlung von EDI-Nachrichten. In den meisten Fällen erfolgt der Start in Form eines Parallelbetriebs — d.h., dass neben EDI-Nachrichten auch weiterhin Papierbelege ausgetauscht werden. Dies ermöglicht eine Verifikation und Kontrolle der korrekten Verarbeitung der EDI-Nachrichten. Werden keine Fehler mehr festgestellt, können die Papierbelege weggelassen werden.
Im Rahmen des operativen Betriebes muss der laufende Datenaustausch konsequent überprüft werden, sodass bei Fehlern rasch gegengesteuert werden kann. Vor allem Bestellungen und Lieferscheine sind hier zeitkritisch. Bei vielen Großhändlern ist ein Abladen der Waren ohne vorher eingegangenen elektronischen Lieferschein beispielsweise nicht möglich.
Im schlimmsten Fall heißt dies, dass der Lastwagen wieder fahren muss, ohne dass die Waren abgeladen werden konnten. Damit dies nicht passiert, müssen Maßnahmen gesetzt werden, die ein Aufrechterhalten der EDI-Prozesse garantieren. Auch hier kann ein EDI-Dienstleister helfen, der für die reibungslose Abwicklung der Prozesse sorgt.
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