ECR und EDI bei Spar Österreich
Spar (eigentlich korrekt: Spar Österreichische Warenhandels-AG) ist Mitglied der ECR-Initiative (Efficient Consumer-Response) Österreichs und lebt die ECR-Grundsätze aktiv in seiner operativen Tätigkeit. Unter ECR versteht man dabei die Zusammenarbeit aller an einer Wertschöpfungskette beteiligten Unternehmen, mit dem Ziel die Wünsche des Endkonsumenten besser, schneller und vor allem kostengünstiger erfüllen zu können.
Neben der besseren Befriedung der Bedürfnisse des Endkonsumenten sollen aber vor allem auch die Rationalisierungspotenziale entlang der Wertschöpfungskette optimal ausgenutzt werden. Erreicht wird dies beispielsweise durch den Einsatz von elektronischem Datenaustausch (EDI) zwischen den beteiligten Partnern entlang der Wertschöpfungskette.
Eine Spar-Filiale in Österreich
In Bezug auf EDI bedeutet dies, dass Sie als Lieferant die Möglichkeit haben elektronische Bestellungen (ORDERS) zu bekommen und Sie umkehrt elektronische Lieferscheine (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) an Spar senden können. Bevor es zum Versand von elektronischen Dokumenten kommt, müssen vorab die Stammdaten an Spar kommuniziert werden.
Schritt 1: Stammdatenabgleich
Unter Stammdaten versteht man einerseits die Daten Ihres Unternehmens wie z.B. Ansprechpartner, Adressen, etc. und andererseits die Daten der von Ihnen angebotenen Produkte. Für die Identifikation von Unternehmen wird dabei auf die Global Location Number (GLN) zurückgegriffen, während die Identifikation von Produkten auf den Global Trade Identification Numbers (GTIN) basiert.
Für den Abgleich der Stammdaten zwischen Ihrem Unternehmen und Spar stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder Sie tragen die Daten im Lieferantenportal von Spar ein (kostenfrei) oder Sie übermitteln die Daten auf Basis der von Ihnen schon gepflegten Stammdaten in Ihrem 1WorldSync Portal (kostenpflichtig). In Ausnahmefällen ist auch die Übermittlung von PRICATs möglich (bspw. dann, wenn sich Ihr Produktsortiment sehr oft ändert).
Schritt 2: Test-ORDERS
Sind Ihre Stammdaten erfolgreich an Spar kommuniziert worden, können Sie von Spar eine Testbestellung anfordern. Dabei übermittelt Ihnen Spar eine EDIFACT-Bestellung mit Testdaten an Ihr ERP-System.
Bei der Einrichtung der EDI-Verbindung zwischen Spar und Ihrem ERP-System hilft Ihnen ein EDI-Dienstleister weiter. Der Dienstleister stellt dabei die technische Verbindung her (z.B. über X.400, SFTP, AS2, etc.) und konvertiert bei Bedarf das EDIFACT-Format von Spar in das von Ihnen gewünschte Format (typischerweise jenes, das von Ihrem ERP-System importiert werden kann).
Wenn der Import der Testbestellung erfolgreich war, können Sie im nächsten Schritt mit dem Test von elektronischen Lieferscheinen und Rechnungen beginnen.
Schritt 3: Test-DESADV
Der Lieferschein ist vor allem für Großunternehmen und deren Eingangslogistik wichtig. Auf Basis der vor der eigentlichen Lieferung übermittelten Information können in den Lagern und Filialen von Spar die Logistikprozesse koordiniert werden. Das dabei übermittelte Dokument ist ein Lieferavis – ein sogenannter DESADV (despatch advice). Dabei gilt (Stand Oktober 2014) folgende Regelung:
- Filialbelieferung: DESADV ist ein Muss. NVE ist nicht notwendig.
- Großhandel: DESADV ist ab einem bestimmten Volumen gewünscht (wenn palettenweise angeliefert wird). NVE ist dabei ein Muss.
Schritt 4: Test-INVOIC
Nachgelagert zu einem Lieferschein können Sie auch die Rechnung elektronisch an Spar übermitteln. Der Vorteil für Sie ist dabei, dass keine Rechnung am Postweg verloren gehen kann (inhärent gewährleistet durch EDI) und die Rechnung auch schneller bei Spar ankommt. Das bedeutet für Sie, dass die Rechnung am Ende des Tages auch schneller bezahlt wird.
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