X.400 kann teuer werden. Dieser Artikel beschreibt, wie X.400 funktioniert und wie man bei einem Wechsel Kosten sparen kann.
Wie funktioniert X.400?
Der Versand von Dokumenten über X.400 kann mit dem alltäglichen E-Mail-Verkehr verglichen werden: Der Absender bereitet eine Nachricht vor, hängt eventuelle Attachments an und gibt die Empfängerdaten ein – ähnlich wie eine E-Mail-Adresse. Die Nachricht wird dann über das Message Transfer System (MTS), welches aus mehreren Message Transfer Agents (MTA) bestehen kann, übermittelt. Jeder Teilnehmer im X.400-Netz besitzt eine eindeutige Adresse mit hierarchischer Struktur, welche der MTA ausliest, um Nachrichten an die richtigen Empfänger versenden zu können. Ist die Nachricht beim MTA des Empfängers angekommen, wird diese im Posteingang abgelegt und wartet auf Abholung durch den Empfänger.
Um Nachrichten aus der X.400-Box abzuholen, können Unternehmen die Software Filework der Deutschen Telekom verwenden. Zumeist kommt aber ein EDI-System zum Einsatz, welches das X.400-Protokoll unterstützt und Nachrichten über das X.400-Netz abholen und versenden kann.
In folgender Grafik ist der Versand von Nachrichten über X.400 dargestellt:
Von Usern erstellte Nachrichten werden über MTAs im X.400-Netzwerk versendet.
Herausforderungen beim Einsatz von X.400-Verbindungen
Die Vorteile des X.400-Protokolls sind klar: Es ist ein weitverbreiteter, sicherer und einfach zu benutzender Standard. Das X.400-Netz ist in sich geschlossen, sodass nur Sender mit einem gültigen X.400-Netzzugang Nachrichten versenden können. Um eine Nachricht an einen Empfänger zu übermitteln, reicht es, seine X.400-Adresse zu kennen. Dies erleichtert die tägliche Arbeit, da eine X.400-Verbindung dadurch so gut wie wartungsfrei ist.
Unternehmen stehen aber auch bestimmten Herausforderungen gegenüber, auf welche wir im Folgenden eingehen.
Hohe Kosten
Die Anschaffung von X.400-Postfächern und deren laufender Betrieb ist mit beachtlichen Kosten verbunden. Neben den Bereitstellungsgebühren für die einzelnen Mailboxen fallen Gebühren für die laufende Nachrichtenübermittlung an. Abgerechnet wird hierbei zumeist auf Kilobyte-Basis, womit X.400 bei vielen Verbindungen und einem hohen Datenaufkommen kostenintensiv ist. Vor allem Nachrichtenstandards wie XML, die Dateigrößen von 1 MB und mehr haben können, sind somit teuer in der Übertragung.
Bei der Übermittlung von Nachrichten im internationalen Umfeld muss beachtet werden, dass bei Verlassen der eigenen ADMD (Administrative Management Domain) zusätzliche Kosten anfallen. Ähnlich wie bei der regulären Telefonie ist also das Ferngespräch teurer als das Ortsgespräch.
Aufgrund der Kosten wechseln immer mehr Unternehmen zu AS2-Verbindungen, da hierfür keine Gebühren anfallen. An und für sich ist AS2 eine gute Alternative zu X.400 – das Protokoll ist jedoch mit einem größeren Wartungsaufwand verbunden, denn es müssen regelmäßig Zertifikate erneuert werden, Firewalleinstellungen bei Änderungen angepasst werden, etc. Da für jeden Partner, mit dem AS2-Nachrichten ausgetauscht werden, eine eigene bidirektionale Verbindung erstellt werden muss, steigt der Umsetzungsaufwand linear mit der Anzahl der auf AS2-Basis angebundenen EDI-Partner. Bei der Konsolidierung von AS2-Verbindungen kann auch ein EDI-Dienstleister Abhilfe schaffen.
Ob also X.400 oder AS2 zum Einsatz kommt, hängt zumeist davon ab, wie viele Nachrichten mit welchen Unternehmen ausgetauscht werden und wie die EDI-Voraussetzungen der EDI-Partner sind. Im Idealfall sollten Unternehmen aber über beide Protokolle Daten versenden und empfangen können.
Verbindungskonsolidierung und Monitoring
Unternehmen haben neben X.400 potenziell weitere EDI-Protokolle (zB OFTP2, Peppol, SFTP, HTTPS, etc.) im Einsatz, was im Hinblick auf das Monitoring der Verbindungen eine Herausforderung darstellt.
Bei regem Datenaustausch muss dieser auch überwacht werden, um festzustellen, ob Nachrichten auch richtig an die Partner versendet und empfangene Nachrichten auch korrekt in das ERP-System des Unternehmens importiert wurden.
Sobald es zu einem Fehler kommt, muss so schnell wie möglich geklärt werden, was den Fehler verursacht hat und wie dieser behoben werden kann. Hat ein Unternehmen kein ausgeklügeltes EDI-Monitoring-System integriert, welches sämtliche Prozesse protokolliert, kann das Aufspüren von Fehlern zeitintensiv sein. Hängen gebliebene EDI-Nachrichten führen zu Verzögerungen in der Beschaffung, im Vertrieb sowie im Rechnungswesen, was mit Kosten verbunden ist.
Tritt ein Fehler bei der Übermittlung auf, muss zuerst ermittelt werden, ob es sich um einen inhaltlichen Fehler handelt (aufgrund von ungültigen Daten in der EDI-Datei selbst) oder um einen Übertragungsfehler auf der EDI-Protokollebene. Inhaltliche Fehler sind in den meisten Fällen auf falsche Stammdaten zurückzuführen, die korrigiert werden müssen.
Bei einem Fehler auf der Protokollebene muss zuerst ermittelt werden, welches EDI-Protokoll betroffen ist (zB X.400, AS2, OFTP2). Anschließend muss mit dem EDI-Partner geklärt werden, wo der Fehler liegt und ob eine erneute Übermittlung angestoßen werden soll. Mit der Anzahl der EDI-Verbindungen steigt hier sowohl beim Monitoring der Nachrichten als auch bei der Fehlerbehebung die Komplexität rasch an und die Aufgaben binden Personal im Unternehmen.
X.400-Verbindungen über eine Managed Lösung und damit Kosten sparen
Um den genannten Herausforderungen zu begegnen, kann ein Unternehmen die Einführung einer Managed EDI-Lösung mithilfe eines spezialisierten Providers beauftragen. EDI-Dienstleister, wie ecosio, haben sich darauf spezialisiert, EDI-Themen für ihre Kunden einfacher und günstiger zu machen. Dabei wird nur eine zentrale Verbindung zum Dienstleister erstellt, wie zum ecosio Integration Hub, um alle EDI-Partner zu erreichen.
Da nur mehr eine einzelne EDI-Verbindung zum EDI-Dienstleister betrieben wird, gewinnen Firmen eine bessere Übersicht über bestehende Verbindungen. Nachrichten werden beispielsweise an den ecosio Integration Hub gesendet, welcher den Empfänger automatisch ausliest und die Nachricht über das benötigte Protokoll übermittelt. Dieser Vorgang funktioniert auch in die andere Richtung: Dokumente werden vom ecosio Integration Hub von Unternehmenspartnern empfangen und an das ERP-System weitergeleitet. Der Vorteil besteht darin, dass Unternehmen nun nicht mehr zig verschiedene Provider und Verbindungen haben, sondern alles über einen zentralen Ansprechpartner läuft.
Der Datenaustausch wird im Rahmen des laufenden Monitorings vom EDI-Dienstleister konstant überwacht. Im Fehlerfall behebt der EDI-Dienstleister proaktiv und ohne das Zutun des Kunden den Fehler. Nur bei Bedarf wird der Kunde informiert – beispielsweise, um Stammdatenfehler zu korrigieren.
Unternehmen benötigen nur eine Verbindung zum ecosio Integration Hub
Über den zentralen EDI-Dienstleister können Kunden und Lieferanten gleichermaßen erreicht werden. Sofern diese über keine eigene EDI-Fähigkeit verfügen, kommen webbasierte Lösungen zum Einsatz. Außerdem können Nachrichten zu weiteren Plattformen und Drittnetzen wie Value-Added-Networks (VANs), Peppol sowie öffentlichen Einrichtungen und staatlichen Institutionen gesendet und von diesen empfangen werden.
Zusammenfassung
Unternehmen, die EDI möglichst effizient und praktikabel betreiben möchten, können dies mit einer Managed Lösung eines EDI-Dienstleisters erreichen. Durch den Dienstleister profitieren Unternehmen von günstigeren X.400-Preisen und müssen sich nicht um die Einrichtung und Wartung von X.400-Verbindungen kümmern. EDI-Dienstleister arbeiten zudem mit allen gängigen EDI-Protokollen und ermöglichen es somit, den gesamten Nachrichtenaustausch zwischen einem Unternehmen und dessen Lieferanten und Kunden in einem gesicherten und überwachten System zu betreiben.
Noch Fragen?
Sie haben noch Fragen zu X.400-Verbindungen oder wie Sie diese kostengünstiger betreiben können? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder nutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!
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