Möchten Unternehmen die Kosten und den Aufwand für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern senken, bietet es sich an, auf elektronischen Datenaustausch (EDI) zu setzen. Doch damit dieser all seine Vorteile ausspielen kann, sind die passenden EDI-Anbindungen entscheidend.
Um Ihnen bei der Auswahl der besten EDI-Anbindungen für Ihr Unternehmen zu helfen, analysiert dieser Artikel die vier wichtigsten Ansätze zur EDI-Nutzung. Hier erfahren Sie alles über Punkt-zu-Punkt-Verbindungen und Punkt-zu-Punkt-Verbindungen auf Basis von Platform-as-a-Service, über nicht verwaltete VANs und vollständig verwaltete VANs.
1) Lokale Punkt-zu-Punkt-Verbindungen
Lokale Punkt-zu-Punkt-Verbindungen sind eine Möglichkeit, EDI-Anbindungen zu nutzen. Sie setzen voraus, dass ein Unternehmen über eine lokale (on-premise) Middleware als EDI-Lösung verfügt, auch lokaler EDI-Konverter genannt. Diese Software kommt zum Einsatz, um Geschäftsdokumente zwischen dem ERP-Export-/Importformat und den verschiedenen Formaten der EDI-Partner abzubilden. Zudem lässt sie sich für die Herstellung individueller Anbindungen zu Partnern verwenden. Da sich die EDI-Anbindungen alle voneinander unterscheiden, gibt es keine allgemein funktionierende Lösung für alle Anforderungen. Das macht lokale Punkt-zu-Punkt-Verbindungen sehr zeitintensiv. Zwar können hier Mapping und Verbindungsvorlagen zur Verringerung des Arbeitsaufwands beitragen, die gesamte Arbeit inklusive Einrichtung, Überwachung, Fehlerbehebung und Aktualisierung entfällt jedoch am Ende auf die internen Teams. Das bedeutet: Wer mit lokalen Punkt-zu-Punkt-Verbindungen arbeiten möchte, braucht ein hochqualifiziertes EDI-Team.
2) Punkt-zu-Punkt-Verbindungen auf Basis von Platform-as-a-Service
Die Platform-as-a-Service-Methode (PaaS) ist im Grunde genommen genau dasselbe wie lokale Punkt-zu-Punkt-Verbindungen mit einem EDI-Konverter. Der einzige Unterschied zwischen diesen beiden EDI-Anbindungen besteht darin, dass es sich hierbei nicht um eine On-Premise-Software, sondern um eine cloudbasierte Middleware-Lösung handelt. Dabei beinhalten einige Serviceangebote vorkonfigurierte Dokumentenzuordnungen und Verbindungsvorlagen, die auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten und konfiguriert werden müssen. Wie bei lokalen Punkt-zu-Punkt-Verbindungen ist auch die Nutzung von PaaS-EDI-Anbindungen mit einem hohen Aufwand verbunden, den entweder interne Teams oder externe Dienstleister bewältigen müssen.
Gängige Beispiele für diese Art von EDI-Anbindungen sind PaaS-Cloud-Angebote von EDI-Konverter-Anbietern oder die SAP®-Cloud Platform Integration. Auch bei MuleSoft oder Microsoft Azure Logic Apps handelt es sich um ähnliche Anwendungen.
3) Klassische, nicht verwaltete VANs
Eine weitere Möglichkeit, um EDI-Anbindungen zu nutzen, sind herkömmliche, nicht verwaltete VANs. Ganz einfach erklärt, bieten diese Unternehmen die Möglichkeit, ihren Nachrichtenaustausch zu vereinfachen, indem sie vom Netzwerkmodell der Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zu einem „Stern-Modell“ übergehen. Ein VAN benötigt dabei nur eine einzige Verbindung zu Ihrem internen System und fungiert als eine Art „Poststelle“, die Nachrichten an sämtliche EDI-Partner zustellen kann, die ebenfalls an dieses Netzwerk angeschlossen sind. Aber: Der Anschluss an ein nicht verwaltetes VAN vereinfacht zwar den Nachrichtenversand, nur haben nicht alle EDI-Partner, die an dieses VAN angeschlossen sind, dieselben Anforderungen in Bezug auf Formate und Dokumentenstandards. Deswegen ist es vor dem Nachrichtenversand per VAN erforderlich, spezifische Dokumentenzuordnungen zu erstellen.
Im Zusammenhang mit nicht verwalteten VANs taucht oft der Zusatz „added value“ auf. Dieser „Mehrwert“ gründet sich darauf, dass das Netzwerk selbst einen zusätzlichen „Wert“ für seine Teilnehmer bieten kann. Denn neben der Option, dass sich jeder Teilnehmer des Netzwerks leicht erreichen lässt, liefert das dritte Modell der EDI-Anbindungen weitere Mehrwerte wie z. B. Validierung, Nachrichtenprüfung, Überwachung und vieles mehr.
Wie jedoch die Mehrwerte dieser Variante der EDI-Anbindungen ganz konkret aussehen, unterscheidet sich maßgeblich je nach VAN-Produkt. So enthalten nicht verwalteten VANs meist nur folgende Zusatzfeatures:
- eine Mailbox
- die Möglichkeit, Nachrichten über verschiedene Formate zu senden (z. B. AS2 und SFTP)
- die Möglichkeit, Nachrichten bis zum zentralen Netzwerkelement zu verfolgen. Für Sie als Nutzer bedeutet das, dass Sie eine technische Bestätigung erhalten, wie z. B. eine MDN im Falle von AS2, wenn das Netzwerkelement die Nachricht erhalten hat. In der Regel bekommt der Sender jedoch keine Bestätigung über die Zustellung der Nachricht an den Endempfänger.
Diese Features gehören in der Regel zum Standard der „added values“. Doch gleichzeitig gibt es auch eine Menge Funktionen, die EDI-Anbindungen in Form von nicht verwalteten VANs nicht bieten. Dazu gehören folgende Aspekte:
- Sie müssen alles selbst machen. Denn obwohl der Aufwand für die Übermittlung von Nachrichten über ein VAN geringer ist als bei einer Punkt-zu-Punkt-Verbindung, liegt die verbleibende Arbeit (z. B. die Strukturierung und Überprüfung von Nachrichten) vollständig bei den internen Teams.
- Es gibt keinen proaktiven Support. Sobald EDI-Anbindungen eingerichtet sind, sind Sie und Ihre Kunden bzw. Geschäftspartner allein dafür verantwortlich, dass die Verbindung ordnungsgemäß funktioniert.
- Keine Fehlerwarnungen/Benachrichtigungen. Treten Fehler innerhalb der EDI-Anbindungen auf und gibt es dann keine internen Methoden zur Fehlerprüfung, bleiben diese leider schnell unbemerkt.
Im Grunde ähneln EDI-Anbindungen in der Variante nicht verwalteter VANs einem E-Mail-Anbieter wie Gmail: Sobald Sie ein E-Mail-Postfach haben, können Sie Nachrichten an jede andere Person senden, die eine E-Mail-Adresse besitzt. Was Sie in die E-Mail schreiben und wie Sie Ihren Posteingang verwalten, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen. Und wenn Sie auf Probleme stoßen, liegt es ebenfalls an Ihnen, eine Lösung zu finden. Denn in der Google-Zentrale werden Sie weder jemanden erreichen, der Ihnen helfen kann, noch eine Telefonnummer finden, die Sie anrufen können. Aber: Im Unterschied zu E-Mails sind nicht verwaltete VANs nicht kostenlos!
4) Das vollständig verwaltete EDI-Netzwerk/vollständig verwaltetes VAN – EDI as a Service
Die letzte, aber keineswegs unwichtigste der vier EDI-Anbindungen ist die Nutzung eines vollständig verwalteten EDI-Netzwerks bzw. eines vollständig verwalteten VANs – gerne auch als B2B-Netzwerk in der Cloud bezeichnet. Denn diese EDI-Methode bietet nicht nur alle Vorteile eines nicht verwalteten VANs, sondern überzeugt darüber hinaus mit weiteren zusätzlichen Aspekten. Dazu gehören die folgenden Features:
- Alle Protokolle und Dokumentenformate werden unterstützt: Anstatt die Übertragung über eine begrenzte Anzahl von Protokollen anzubieten, können vollständig verwaltete VANs (wie ecosio) die Übertragung standardmäßig über alle gängigen Protokolle abwickeln und Nachrichten via EDI-Anbindungen in sämtlichen Formaten (z. B. EDIFACT, ANSI ASC X12, XML etc.) abbilden.
- Proaktive Überwachung und Support: Anstatt Ihnen selbst den Betrieb der Lösung zu überlassen, bietet ein vollständig gemanagtes VAN eine Nachrichtenüberwachung rund um die Uhr. Zudem können Ihnen Anbieter (wie ecosio) eine proaktive Fehlerbehebung anbieten. Ihr Vorteil? Sie selbst müssen nichts tun, um einen Fehler zu beheben. Besser noch: Fehler lassen sich beseitigen, ohne dass Sie überhaupt mitbekommen, dass es diesen gegeben hat. Vollständig verwaltet EDI-Anbindungen machen es möglich.
- WebEDI: Mit einer WebEDI-Lösung profitieren Sie vom automatisierten Nachrichtenaustausch mit allen Partnern – ganz unabhängig von deren individuellen Möglichkeiten. Der Zugang zu den Vorteilen von WebEDI-Anbindungen ist allerdings nur mit einem vollständig verwalteten VAN möglich.
- Merge/Split-Funktionalität: Da einige ERP-Systeme nicht in der Lage sind, Nachrichten mit mehreren Dokumenten zu empfangen, kann ein vollständig verwaltetes VAN die Nachricht aufteilen, um den Empfang trotzdem zu ermöglichen. Wer Partnern mit besonderen Anforderungen (z. B. solchen, die nur eine Übermittlung pro Tag wünschen) gerecht werden möchte, können vollständig verwaltete VANs Nachrichten zusammenführen und über eine Batch-Nachricht versenden.
- API-Integration: Eine API-Verbindung zwischen Ihrem ERP-System und dem VAN wird zwar nicht standardmäßig von allen vollständig verwalteten VANs angeboten, kann aber eine erheblich verbesserte Datentransparenz gewährleisten. Eine solche Verbindung ermöglicht Ihnen und Ihren Kunden bzw. Geschäftspartnern nicht nur den Zugriff auf Echtzeitdaten, sondern bietet zudem eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Nachrichten – und das sogar bis hin zum Endempfänger. So lässt sich mit dieser Variante der EDI-Anbindungen genau feststellen, wo ein Problem liegt und was zu seiner Behebung erforderlich ist.
- Lösung für e-Rechnungen: Ein vollständig verwaltetes VAN sollte in der Lage sein, alle Ihre technischen Anforderungen in Bezug auf e-Rechnungen zu erfüllen, ganz unabhängig davon, wie unterschiedlich oder komplex diese sind. So war ecosio beispielsweise einer der ersten zertifizierten Peppol Access Points und kann Rechnungen unter Einhaltung aller nationalen Vorschriften austauschen.
- VAN-übergreifende Kommunikation (VAN-Interconnect): Die EDI-Landschaft der Nutzer vereinfachen und die Anzahl der EDI-Anbindungen minimieren, um die sich die internen Teams kümmern müssen? Hier bieten vollständig verwaltete VANs eine VAN-übergreifende Kommunikation. In vielen Fällen können die Kunden dadurch eine Menge Zeit und Kosten sparen.
- Überprüfung/Verifizierung: Als vollständig verwaltete VANs sind EDI-Anbindungen in der Lage, gesendete Nachrichten zu überprüfen. So können Sie vor der Übermittlung an den Empfänger sicherstellen, dass alle Nachrichten korrekt formatiert sind. Idealerweise sollte dies automatisch geschehen, damit der Absender sofort eine Benachrichtigung erhält, wenn etwas falsch ist. So kann er Fehler korrigieren und die geänderte Version erneut senden.
Alle diese Features und Vorteile zusammengenommen, verschaffen vollständig verwaltete VANs Ihren internen Abteilungen nicht nur viel mehr Zeit, um sich auf andere, wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus sorgen sie auch dafür, dass der Kunde weniger Probleme hat. Warum? Weil EDI-Experten sich in der Regel besser mit EDI-Anbindungen auskennen als nicht spezialisierte interne IT-Teams. So sparen alle Beteiligten nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Nerven.
Im Gegensatz zu ecosio bieten übrigens nicht alle EDI-Anbindungen in Form von sogenannten verwalteten VANs das gesamte Spektrum der in diesem Artikel aufgeführten Dienstleistungen und Funktionen an. Daher ist es wichtig, vorab zu prüfen, welche Leistungen die Anbieter der verschiedenen EDI-Verfahren tatsächlich bieten.
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