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Wann sollte man den VAN-Anbieter wechseln und was ist dabei zu beachten?

Viele Unternehmen können nur schwer beurteilen, ob der momentan genutzte Value-Added-Network-Anbieter (VAN) noch zeitgemäß ist oder sie zu einem modernen VAN-Anbieter wechseln sollten. Dies kommt unter anderem daher, dass vielerorts Unwissenheit über die neuesten Entwicklungen im Bereich EDI (elektronischer Datenaustausch) herrscht. Oftmals ist auch unklar, ob ein Wechsel überhaupt notwendig ist und welche Vorteile damit verbunden sind.

Zusätzlich können auch bestehende Set-ups und Workflows einem Wechsel im Wege stehen. Durch die sich ständig ändernden Anforderungen im EDI-Bereich ist es einfach den Überblick über die eingesetzten Netzwerke, Verbindungen, Datenmappings etc. zu verlieren. In solchen Situationen kann EDI nicht als strategisches Werkzeug eingesetzt werden. Stattdessen sehen sich Unternehmen vermehrt mit fehlerhaften Prozessen konfrontiert, die wichtige Geschäftsabläufe behindern. Dies kann zu schlechten Lieferanten- und Qualitätsbewertungen von Partnern führen, was wiederum in einer verschlechterten Verhandlungsposition mit neuen Auftraggebern resultiert.

Da der elektronische Datenaustausch im B2B-Bereich immer mehr an Bedeutung gewinnt, wird die Entscheidung auf zukunftssichere Systeme und Prozesse zu wechseln immer kritischer. In diesem Artikel nehmen wir mögliche Gründe, den VAN-Anbieter zu wechseln unter die Lupe und sehen uns an, was dabei besonders beachtet werden muss.

Was ist ein Value-Added-Network (VAN)?

Ein VAN ist ein von einem Dienstleister betriebenes Netzwerk, welches den Datenaustausch zwischen Systemen erlaubt, wie beispielsweise zwischen den ERP-Systemen von Geschäftspartnern. Der größte Vorteil eines VANs ist die Vereinfachung der Kommunikation zwischen Partnern. Wie wir noch in diesem Artikel untersuchen werden, können VAN-Anbieter aber noch weitere Services anbieten.

Den Ist-Zustand analysieren

Besonders ältere EDI-Systeme können sehr komplex sein – ein Umstand, der durch die Anbindung von mehreren VANs zusätzlich verstärkt wird. Aufgrund dessen können Unternehmen folgenden Hindernissen begegnen, wenn Sie den VAN-Anbieter wechseln:

  • Erhöhte Kosten – Zumeist sind einzelne VAN-Anbieter nicht besonders teuer. Wenn aber Daten über mehrere Anbieter übermittelt werden, kann dies zu unvorhersehbaren Kosten führen. Insgesamt sind somit die Kosten höher als beim Einsatz eines einzelnen Anbieters.
  • Keine zentrale Verantwortung Zumeist sind einzelne VAN-Anbieter nicht besonders teuer. Wenn aber Daten über mehrere Anbieter übermittelt werden, kann dies zu unvorhersehbaren Kosten führen. Insgesamt sind somit die Kosten höher als beim Einsatz eines einzelnen Anbieters.
  • Wenig Flexibilität – Um auf neue Anforderungen der Geschäftswelt entsprechend reagieren zu können, müssen Unternehmensprozesse flexibel gestalten sein. Durch die Anbindung mehrerer VAN-Anbieter verlieren Unternehmen jedoch an Flexibilität, was zu Frustration und Verzögerungen bei der Durchführung von Updates und Anpassungen der Prozesse führen kann.

Analyse der aktuellen und zukünftigen Anforderungen

Oft ist unbekannt, welche Services VAN-Anbieter haben, wodurch eine entsprechende Bewertung und Unterscheidung erschwert wird. Um zum passenden VAN-Anbieter zu wechseln, muss auch beachtet werden, welche Anforderungen und Möglichkeiten Geschäftspartner für den Datenaustausch haben. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte, die bei der Analyse der verschiedenen Anbieter berücksichtigt werden sollten:

  • Datentransparenz und Benutzerfreundlichkeit – Um EDI-Prozesse überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten für diese identifizieren zu können, sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Echtzeitdaten zur Verfügung stehen. Des Weiteren sind diese Funktionen von Bedeutung:
  1. Ansicht des Status aller gesendeten und erhaltenen Nachrichten und Dokumente
  2. Volltextsuche über alle Nachrichten
  3. Grafische Repräsentation der Nachrichtenstatistiken
  4. Nachrichtenarchiv mit anpassbaren Aufbewahrungsfristen
  5. Downloadfunktion für die lokale Verarbeitung
  6. Unlimitierte Userzahl und integriertes User- Management

Idealerweise sollte die EDI-Lösung auch in bestehende ERP-Systeme integriert werden können.

  • Skalierbarkeit – Der Anbieter sollte in der Lage sein, die eingesetzten Systeme und Services an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen zu können. Beispielsweise sollte ein webbasiertes EDI oder ein Supplier Relationship Management System (SRM) nachgerüstet werden können.
  • Support – Grundsätzlich bietet jeder Anbieter Support an – dieser kann sich jedoch im Hinblick auf Umfang und Servicequalität wesentlich unterscheiden. Wichtig ist, dass in Notfällen technisches Personal erreichbar ist, welches sich um die Problembehebung kümmern kann. Hierbei sollten Unternehmen auch Anbieter bevorzugen, die proaktiv agieren und Fehler so rasch wie möglich selbstständig beheben.
  • Einfache Partnerintegration – Das Onboarding von neuen Geschäftspartnern wird oft als besonders zeitintensiv und problembehaftet wahrgenommen. Folglich können Unternehmen Ressourcen sparen, indem ein Anbieter gewählt wird, der die gesamte Partnerintegration übernimmt. Falls ein Partner kein EDI-System betreibt, kann ein Dienstleister mit einer Web-EDI Lösung helfen.
  • Monitoring und proaktive Problemlösung – EDI-Prozesse müssen überwacht werden, um im Fehlerfall zeitnah agieren und somit Geschäftsabläufe ungehindert weiterarbeiten lassen zu können. Aufgrund dessen sollten Unternehmen darauf achten, dass ihr zukünftiger VAN-Anbieter sämtliche EDI-Prozesse laufend überwacht. Besonders empfiehlt sich ein Dienstleister, der im Fehlerfall proaktiv agiert und sich selbstständig um die Lösung des Problems kümmert. Dadurch können Firmen Ressourcen sparen und sich auf einen ungehinderten Ablauf der Geschäftsprozesse verlassen.
  • Analyse / SRM – Der Zugriff auf Key Performance Indicators (KPIs) und Kennzahlen zu Lieferanten kann helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Bei einigen VAN-Anbietern können Unternehmen auch Ziele für Partner festlegen und die Einhaltung dieser Ziele entsprechend überwachen.
  • Preisstruktur – Wie auch beim Monitoring und Support, kann die Preisgestaltung je nach Anbieter beachtlich variieren. Sollte ein Unternehmen mit den Kosten der aktuellen EDI-Lösung zufrieden sein, sollte dennoch analysiert werden, ob das System auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann.

Abschließend noch weitere Punkte, die beachtet werden sollten, wenn Unternehmen den VAN-Anbieter wechseln.

  • Besteht Erfahrung in der Branche des Unternehmens?
  • Welche geografische Reichweite hat der Anbieter?
  • Gibt es relevante Case Studies?
  • Was ist im Service inkludiert? Kümmert sich der Dienstleister beispielsweise auch um das Mapping und Testen der Daten?

White Paper – Lokaler EDI-Konverter vs. Managed EDI-Service

Was ist mit einem Umstieg verbunden?

Welche Auswirkungen wird ein Umstieg haben? Was geschieht, sollte etwas schieflaufen? Diese Verunsicherungen gehören mitunter zu den Hauptgründen, weswegen Unternehmen mit dem VAN-Anbieter wechseln zögern.

Kommt es beim Wechsel zu Problemen, kann es durchaus passieren, dass Daten nicht richtig übermittelt werden. Beispielsweise werden Daten an den falschen Empfänger gesendet oder das Netzwerk kann aufgrund von Routingproblemen gar keine Daten übermitteln. Diese Fehler sind aber vermeidbar, weswegen Firmen einen vertrauenswürdigen Dienstleister für die Umstellung beauftragen sollten. Als Spezialist hat der Anbieter Erfahrung mit allen gängigen EDI-Protokollen und -Netzwerken und kann einen reibungslosen Wechsel durchführen.

Die Dauer der Migration variiert je nach Ausgangssituation, bleibt aber mithilfe eines EDI-Spezialisten in einem überschaubaren Rahmen. Außerdem stellt der Dienstleister sicher, dass es zu keinen Störungen für das Unternehmen und dessen Partnern kommt.

Wann sollten Unternehmen wechseln?

Sobald die Entscheidung für einen Umstieg getroffen wurde, sollte mit der Datenmigration begonnen werden. Meistens wird bereits viel Zeit in den Entscheidungsprozess investiert, weswegen sich die Umstellung in die Länge ziehen kann. Haben Unternehmen Probleme mit ihrer derzeitigen EDI-Lösung, sollte ein Wechsel so früh wie möglich in die Wege geleitet werden. Übrigens: wie Sie gerade bei X.400-Verbindungen Kosten sparen können, darüber klärt Sie dieser Artikel auf.

Noch Fragen?

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