Wie andere EU-Länder hat auch Finnland in den letzten Jahren Gesetzesänderungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingeführt, um die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen. Dieser Artikel soll den aktuellen Stand der Dinge für die E-Rechnung in Finnland beleuchten und aufzeigen, was Unternehmen benötigen, um die finnischen Vorschriften zur E-Rechnung einzuhalten.
Wie die E-Rechnung in Finnland immer wichtiger wird
In Sachen E-Rechnung hat Finnland schon lange die Nase vorn. Dies gilt insbesondere für die E-Rechnung im B2B-Bereich – ein Bereich, für den viele EU-Länder noch keine Regelungen geschaffen haben. Auch bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich sind die Zahlen beeindruckend: Strukturierte elektronische Rechnungen machen über 92 % aller Rechnungen aus, die bei der Zentralregierung eingehen (Anfang 2012 waren es noch 64 %).
Diese Zahlen sind größtenteils darauf zurückzuführen, dass Finnland die Kosteneinsparungen, die durch eine verstärkte Automatisierung möglich sind, schon lange erkannt hat. Im Anschluss an die EU-Richtlinie von 2014 veröffentlichte eine finnische Arbeitsgruppe 2015 ein Papier, in dem die zuständigen Stellen die möglichen Einsparungen bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen auf 2,8 Mrd. €, 150 Mio. € für den Kommunalsektor und 150 Mio. € für den Sektor der Zentralregierung schätzten.
Obwohl finnische öffentliche Einrichtungen seit 2010 E-Rechnungen von Lieferanten akzeptieren, gab es bis vor kurzem keine gesetzliche Verpflichtung für finnische öffentliche Einrichtungen, eine bestimmte Art von E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies änderte sich im Februar 2019, als das finnische Parlament ein Gesetz verabschiedete, das öffentliche Stellen verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu akzeptieren, deren Dateninhalt dem semantischen Datenmodell der Europäischen Norm (EN) entspricht. Mit diesem Gesetz wurde sichergestellt, dass Finnland die Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Die Fristen für die Einhaltung wurden auf den 1. April 2019 für zentrale Regierungsstellen und den 1. April 2020 für andere öffentliche Beschaffungsstellen festgelegt.
Am 1. April 2020 sollte auch das finnische E-Rechnungs-Gesetz 241/2019 in Kraft treten. Dieses Gesetz hätte die folgenden zwei wesentlichen Erweiterungen der EU-Richtlinie enthalten:
- Die Einhaltung der E-Rechnung wird für alle Rechnungen verlangt, die die nationalen Rechnungsschwellen erreichen, und nicht die höheren EU-Schwellenwerte (dieser Ansatz wurde auch von anderen Ländern wie Deutschland übernommen).
- Finnische öffentliche Einrichtungen sowie private Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 10.000 € werden in der Lage sein, E-Rechnungen, die der EN entsprechen, von einem anderen Auftraggeber oder Händler anzufordern und zu erhalten, falls dies gewünscht wird. Dies würde bedeuten, dass Organisationen e-Rechnungen ablehnen können, die nicht den EN-Richtlinien entsprechen.
Eine unerwartete Verzögerung
Leider hat das finnische Finanzministerium aufgrund von Covid-19 und den damit verbundenen Auswirkungen auf das Geschäfts- und Alltagsleben am 18. März 2020 eine Erklärung veröffentlicht, in der sie die Frist zum 1. April widerrufen. Demnach müssen nicht-zentrale finnische öffentliche Einrichtungen und finnische Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 10.000 € bis auf weiteres keine Rechnungen nach den EU-Standards für E-Rechnungen versenden und empfangen und können weiterhin ältere Formate austauschen.
Trotz dieser Entwicklung ist es ratsam, dass finnische Unternehmen und solche, die mit finnischen Unternehmen Handel treiben, versuchen, so schnell wie möglich die Einhaltung der geplanten Vorschriften zu erreichen.
Wie man E-Rechnungen in Finnland versendet
Der bevorzugte Weg, um E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Finnland zu senden, ist über Peppol.
Das Versenden von E-Rechnungen über Peppol ist einfach. Dank der Struktur des Peppol-Zustellnetzwerks (bekannt als das Four-Corner-Modell) ist alles, was ein Unternehmen für den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen mit Partnern benötigt, eine Verbindung zu einem zertifizierten Peppol-Zugangspunkt (wie ecosio). Ihr Dienstleister kann dann sicherstellen, dass die Dokumente im richtigen Format gesendet und empfangen werden
Versenden von E-Rechnungen ohne EDI-Fähigkeit
Ohne die Möglichkeit, strukturierte elektronische Rechnungen automatisch zu versenden, entgehen Unternehmen leider die vielen damit verbundenen Kostenvorteile von EDI. Für Unternehmen, die noch nicht bereit sind, in die Sicherstellung der eigenen EDI-Fähigkeiten zu investieren, gibt es jedoch Web-Portal-Lösungen für den Versand von E-Rechnungen. Ein Beispiel für ein solches Webportal ist die E-Rechnungs-Plattform Handi der finnischen Regierung.
Standards
Wenn es um akzeptierte E-Rechnungs-Standards geht, erlaubt die finnische Gesetzgebung den Unternehmen derzeit, E-Rechnungen in dem von ihnen bevorzugten Format (z. B. UBL oder CII) auszutauschen. Zentrale finnische Behörden und Unternehmen, die von der neuen Gesetzgebung zur e-Rechnung profitieren wollen, die es Unternehmen ermöglicht, e-Rechnungen von Partnern anzufordern, können jedoch nur die folgenden zwei Standards akzeptieren: TEAPPSXML 3.0 und Finvoice 3.0.
Diese beiden Standards sind XML-basiert und entsprechen den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU.
Finnland entwirft derzeit auch eine Core Invoice Usage Specification (CIUS), um ein einziges Dokument zu haben, auf das sich Unternehmen beziehen können und das alle notwendigen Anforderungen detailliert beschreibt.
Finnische E-Rechnungs-Anforderungen im Überblick
| STANDARDS | IST E-RECHNUNG PFLICHT? | VERBINDUNG |
|---|---|---|
Lieferanten von Zentralstellen:
Lieferanten von nicht-zentralen und privaten Stellen:
|
Lieferanten von Zentralstellen:
Lieferanten von nicht-zentralen und privaten Stellen
|
|
Wie sieht die Zukunft von E-Rechnung und EDI in Finnland aus?
Obwohl sich die Umsetzung des ursprünglich für den 1. April geplanten Gesetzes zur E-Rechnung wegen Covid-19 verzögert hat, wird die Entscheidung Finnlands, die Ablehnung nicht EN-konformer E-Rechnungen zu fördern, wahrscheinlich erhebliche Auswirkungen haben. Sie wird nicht nur mehr E-Rechnungen im B2B-Bereich voraussetzen, sondern auch dazu beitragen, dass mehr Unternehmen in der Lage sind, Rechnungen zu versenden, die dem EN-Standard entsprechen.
Angesichts der beeindruckenden Anzahl finnischer Unternehmen, die bereits E-Rechnungen nutzen, dürfte es nicht mehr lange dauern, bis fast alle B2B- und B2G-Austausche, an denen finnische Unternehmen beteiligt sind, auf strukturierte elektronische Rechnungen setzen. In den nächsten Jahren könnte Finnland auch anderen vorausschauenden Ländern wie Italien und Belgien folgen, die bereits begonnen haben, Umsetzungsvorschriften in Bezug auf e-Ordering zu diskutieren.
Zumindest werden immer mehr Unternehmen (einschließlich öffentlicher Einrichtungen) die Vorteile der Automatisierung zu schätzen wissen, und eine wachsende Zahl von Unternehmen in der Lieferkette wird sicherlich versuchen, andere wichtige Prozesse zu automatisieren, da die EDI-Fähigkeit zunehmend geschäftskritisch wird.
Sie möchten mehr über E-Rechnungen in Finnland erfahren?
Wir von ecosio haben tausenden von Unternehmen geholfen, vom optimierten elektronischen Datenaustausch zu profitieren und wissen genau, was eine effiziente und zuverlässige E-Rechnung erfordert. Wenn Sie mehr über E-Rechnung in Finnland erfahren möchten und welche Schritte Sie unternehmen können, um Einsparungen zu erzielen und gleichzeitig den internen Aufwand zu minimieren, kontaktieren Sie uns noch heute. Wir beantworten gerne Ihre Fragen.
Kennen Sie schon unseren kostenlosen XML/Peppol-Dokumente-Validator?
Um denjenigen zu helfen, die eine einfache und leichte Möglichkeit zur Validierung von Formaten und Dateitypen benötigen, von CII (Cross-Industry Invoice) bis UBL, haben wir einen kostenlosen Online-Validator erstellt.
