España está transformando su panorama B2B con la introducción de un modelo obligatorio de facturación electrónica. Con un enfoque híbrido que combina plataformas privadas y un sistema público de reporte, esta normativa es un paso importante hacia el cumplimiento digital. ¿Está tu empresa preparada para este cambio?
En este artículo, respondemos a las preguntas más urgentes sobre el mandato de facturación electrónica en España, desde los plazos clave y los formatos requeridos hasta cómo preparar el sistema ERP.
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¿Qué está pasando con la facturación electrónica B2B en España?
España avanza hacia la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B como parte de un proceso más amplio de digitalización empresarial y fiscal. El modelo español combinará plataformas privadas de intercambio con una plataforma pública gestionada por la agencia tributaria, creando un modelo híbrido. En la práctica, las empresas podrán intercambiar facturas a través de distintos canales, pero la administración seguirá teniendo visibilidad sobre la información clave.
¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica en?
Está previsto que el marco normativo entre en vigor el 1 de octubre de 2026. A partir de ahí, la implantación será progresiva. Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de EUR deberán cumplir con la obligación a partir del 1 de octubre de 2027. El resto de empresas y los trabajadores autónomos dispondrán de un año adicional y deberán adaptarse antes del 1 de octubre de 2028.
¿Cómo se intercambiarán las facturas en el nuevo modelo?
Las facturas podrán enviarse a través de plataformas privadas, de la plataforma pública o mediante una combinación de ambas. Si una empresa utiliza una plataforma privada, también tendrá que remitir una copia fiel de cada factura a la agencia tributaria en el momento de su emisión. Aunque el canal de intercambio varíe, la información de las facturas siempre deberá estar a disposición de la agencia tributaria.
¿Cuáles son los principales requisitos en España?
Las facturas deberán cumplir con la norma europea EN 16931 y utilizar un formato estructurado como UBL. Además, las empresas tendrán que comunicar determinados estados de la factura a la agencia tributaria, por ejemplo, si ha sido aceptada, rechazada o pagada. El acceso a la plataforma pública requerirá mecanismos de autenticación segura, normalmente mediante certificados electrónicos.
¿Seguirán pudiendo usarse facturas en PDF en España?
Sí, pero solo de forma transitoria. Durante el primer año de aplicación para las grandes empresas, deberá facilitarse una versión en PDF para su lectura junto con la factura electrónica estructurada, salvo que el receptor acepte recibir únicamente el formato estructurado. Con el tiempo, el formato estructurado pasará a ser el estándar, así que cuanto antes prepares tus sistemas para la automatización total, mejor.
¿Será necesario comunicar la información en tiempo real?
Sí, la comunicación en tiempo real a la agencia tributaria es fundamental en el modelo. Si la factura se emite a través de una plataforma privada, habrá que enviar simultáneamente una copia al sistema público. Si se utiliza directamente la plataforma pública, la información quedará disponible para la administración de forma inmediata. Este enfoque permite un mayor control y agiliza la detección de incidencias.
¿Qué deberían hacer las empresas ya para prepararse?
Lo primero es revisar el punto de partida. Comience a analizar si el sistema ERP actual puede generar facturas electrónicas estructuradas con los datos exigidos por la normativa. Después, defina cómo se realizará la conexión, directamente con el sistema público o a través de un proveedor especializado. También habrá que adaptar los procesos internos, por ejemplo, para gestionar los estados, rechazos y confirmaciones de pago, similar al modelo francés que será obligatorio entre septiembre de 2026 y septiembre de 2027. Cuanto antes se empiece a probar todo esto de forma coordinada, menos problemas surgirán más adelante.
