So war das nicht geplant: Sie haben ein WebEDI-Portal eingeführt, um das Lieferanten-Onboarding zu optimieren, manuelle Eingaben zu reduzieren und fehleranfällige Formate zu vermeiden. Doch Monate später löst Ihr Team immer noch Formatierungsprobleme, prüft gemeinsame Postfächer und fragt sich, warum so wenige Lieferanten das Portal tatsächlich nutzen. Damit sind Sie nicht allein.

Definition: Ein WebEDI-Portal ist ein Online-Zugang für Lieferanten, um strukturierte Geschäftsdokumente auszutauschen, ohne eigene EDI-Infrastruktur. 

TL;DR Zusammenfassung

• Die meisten WebEDI-Portale scheitern, weil Lieferanten sie meiden und weiterhin PDFs versenden.
• Das Kernproblem ist nicht der Zugang, sondern die Akzeptanz. Wenn Lieferanten das WebEDI-Portal nicht nutzen, bleibt die manuelle Arbeit bestehen.
• Aus Sicht der Lieferanten machen mehrere unübersichtliche Portale die E-Mail zur einfacheren Wahl.
• ecosio Flow löst dies, indem es EDI für Lieferanten einfach und optimiert gestaltet.
• Das Ergebnis: schnelleres Onboarding, weniger Fehler und eine Lieferantenanbindung, die tatsächlich funktioniert.
• Kurz gesagt: WebEDI funktioniert nur, wenn es für Lieferanten einfach ist – und genau hier setzt Flow an.

Tipp: Sehen Sie sich unser kurzes Video „What is WebEDI?“ an – eine englischsprachige Einführung, die den Unterschied zwischen klassischem EDI und modernen WebEdi-Portalen anschaulich erklärt. (Nur auf Englisch verfügbar.)

Die Wahrheit, die Ihnen niemand über WebEDI-Portale erzählt

Die meisten WebEDI-Portale sehen in der Theorie gut aus. Sie bieten einen einfachen Login, strukturierte Felder und einen zentralen Ort zur Verwaltung von Transaktionen.

Häufig setzen Portale jedoch weiterhin darauf, dass sich Lieferanten an unbekannte Systeme, Formate und Prozesse anpassen. In der Praxis meiden viele Lieferanten ihre Nutzung deswegen gänzlich.

Denn wenn sich das Portal nach mehr Arbeit anfühlt als das Versenden einer E-Mail oder eines PDFs, raten Sie mal, wofür sie sich entscheiden werden?

Sie stecken also in einer Zwickmühle: Ein Teil Ihrer Lieferanten arbeitet außerhalb des Systems, der andere nutzt es uneinheitlich – und Ihr Team muss manuell einspringen.

Gängige Ansätze

Viele Unternehmen nutzen bereits ein WebEDI-Portal oder eine Form von Self-Service-Tool für die Anbindung von Longtail-Lieferanten. Das Problem ist die Umsetzung.

Self-Service-Portale klingen großartig … bis Lieferanten sie meiden
Diese Tools versprechen geringen Aufwand, aber in der Realität ist die Akzeptanz oft gering. Lieferanten verlieren sich in unklaren Schritten oder kämpfen mit nicht reagierenden Systemen.

E-Mail- und PDF-Onboarding dominieren weiterhin, aber haben ihren Preis
Sie erhalten vielleicht noch das Dokument, aber es ist unstrukturiert, fehleranfällig und erfordert manuelle Neueingabe.

OCR-Tools können Daten extrahieren, aber nur für begrenzte Anwendungsfälle
Das Scannen von Rechnungen löst nicht das Problem bei Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen.

SRM-Plattformen sind leistungsstark, aber kompliziert
Sie sind schwerfällig, teuer und für strategische Partner konzipiert, nicht für schnelles Longtail-Onboarding.

Es geht nicht nur um den Zugang, sondern um die Akzeptanz

Die Unternehmen, mit denen wir sprechen, sind nicht auf der Suche nach einer weiteren Plattform. Sie fragen:

• „Warum braucht es immer noch drei Personen, um einen kleinen Lieferanten anzubinden?“
• „Warum muss ich immer wieder dasselbe erklären?“
• „Warum zeigt mein ERP immer noch fehlende oder nicht übereinstimmende Dokumente an?“

Sie brauchen etwas, das zu ihrer bestehenden Arbeitsweise passt und keine Notlösung. Wird ein System nicht akzeptiert, bleibt der manuelle Aufwand.

Wie es sich aus Sicht der Lieferanten anfühlt

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Lieferant und haben kein dediziertes Team für den elektronischen Datenaustausch. XML? Nicht vertraut. Dazu kommen fünf Kunden, jeder mit einem anderen Portal, und Sie versuchen, Bestellungen abzuwickeln.

Einer von ihnen schickt Ihnen einen Link zu einem neuen WebEDI-Portal. Es gibt keine Login-Informationen, und wenn Sie sich dann einloggen, ist unklar, was erforderlich ist oder wie Sie reagieren sollen.

Also tun Sie, was die meisten Menschen tun: Sie antworten auf die E-Mail mit einem PDF. Dann verlagert sich die Last zurück zu Ihrem Kunden.

Das ist die Realität, mit der viele Lieferanten konfrontiert sind und genau deshalb scheitert die Akzeptanz.

Worauf Sie bei einer WebEDI-Lösung achten sollten

Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, wenn Sie Optionen prüfen oder sich fragen, warum Ihr aktuelles Portal nicht die gewünschte Leistung erbringt:

• Können meine Lieferanten es ohne Setup oder Schulung nutzen?
• Lässt es sich direkt in mein ERP integrieren, ohne manuelle Bearbeitung?
• Kann ich Dokumentenabläufe anpassen, um reale Prozesse abzubilden?
• Kann ich Akzeptanz und Nutzung überwachen?
• Ist dieses Tool für meine Arbeitsweise gemacht?

Einführung von Flow: WebEDI, das zu Ihrem Prozess passt, nicht umgekehrt

ecosio Flow – unsere WebEDI-Lösung zur einfachen Longtail-Lieferantenanbindung – wurde entwickelt, um die typischen Akzeptanzprobleme klassischer Portale zu beseitigen. ecosio Flow ist nicht nur ein weiteres Portal; es ist eine intelligentere Möglichkeit, Longtail-Lieferanten in Ihre bestehenden Systeme einzubinden.

Der Prozess ist reibungslos. Nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Lieferanten:

• Lieferanten loggen sich direkt über jeden Browser ein
• Sie werden Schritt für Schritt durch jedes Dokument geleitet (was benötigt wird, wann es fällig ist usw.)
• Sie müssen nicht einmal manuell Informationen für gängige Antworten wie Lieferscheine und Rechnungen eingeben, da die Details vorausgefüllt sind
• Währenddessen landet jede Nachricht in Ihrem ERP in derselben Struktur wie Ihr EDI-Verkehr, ohne erforderliche Neuformatierung

Kurz erklärt: Flow fügt sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse ein und macht gleichzeitig den Austausch schnell und einfach für Ihre Partner. Flow beschleunigt das Onboarding von Lieferanten in jedem Szenario.

Was macht Flow so einzigartig?

Eine ganze Menge. Aber die folgenden Funktionen dürften für Ihr Team einen echten Unterschied machen:

• Echtzeit-Aktivitätsverfolgung. Sie fragen sich nicht mehr, ob Ihr Lieferant Ihre Bestellung erhalten hat.
• One-Click-Lieferanteneinladungen und Benutzerverwaltung. Verwalten Sie Zugänge und exportieren Sie Benutzerlisten in Sekunden.
• Automatische Dokumentenkonvertierung. Flow wandelt jede Lieferantennachricht in strukturierte, ERP-fähige Daten um.
• Anpassbare Dokumentenabläufe. Sie können Dokumenteneinstellungen für Ihre häufigsten Szenarien optimieren, von Bestellungen über Rechnungen bis hin zu Lieferabrufen.
• Anpassbare Prozessschritte. Jeder Schritt im Lieferantenprozess kann konfiguriert werden, einschließlich Validierungen, Felder und Geschäftslogik.

Flow sendet nicht nur Nachrichten. Es hilft Ihnen, den gesamten Austausch zu verwalten, von der Einladung bis zur Rechnung. Einfach WebEDI, wie es sein sollte.

Was kann ein gutes WebEDI-Portal wirklich leisten?

Hier sind nur einige der Ergebnisse, die wir gesehen haben, als Unternehmen Flow eingeführt haben:

• Support-Tickets werden weniger
• Onboarding-Zeiten schrumpfen von Wochen auf Tage
• Interne Teams hören auf, Brände zu löschen, und beginnen zu optimieren
• Lieferanten fragen nicht mehr „Wo logge ich mich ein?“ und beginnen, präzise Dokumente zu senden

Das Ergebnis? Schnelleres, konsistenteres Lieferanten-Onboarding und eine Longtail-Lieferantenanbindung, die tatsächlich funktioniert.

Möchten Sie mehr Informationen über Flow?

Nehmen Sie Kontakt auf! Unsere EDI-Experten beantworten Ihnen gerne alle Ihre Fragen.

Möchten Sie, dass jemand sowohl traditionelles EDI als auch WebEDI für Sie verwaltet?

Flow bietet Ihnen ein leistungsstarkes WebEDI-Portal zur Anbindung nicht integrierter Lieferanten. Wenn Sie jedoch nach einer vollständig verwalteten Lösung suchen, die alle Ihre Lieferanten über alle Formate hinweg unterstützt, kommt die Lieferantenaktivierungs-Lösung von ecosio ins Spiel.

Sie umfasst Flow, geht aber noch viel weiter.

Mit der Lieferantenaktivierungs-Lösung übernimmt ecosio den gesamten Prozess: Onboarding, Dokumentenaustausch, Monitoring und Support. Unabhängig davon, ob Lieferanten klassisches EDI oder WebEDI nutzen, erhält Ihr Team Automatisierung und Sichtbarkeit ohne manuelle Koordination.

FAQ – Häufige Fragen zu WebEDI & Flow

Was ist ein WebEDI-Portal?
Ein WebEDI-Portal ist ein browserbasiertes Tool, das den elektronischen Datenaustausch (EDI) auch für nicht integrierte Lieferanten ermöglicht – ohne komplexe EDI-Anbindung.

Wie unterscheidet sich WebEDI von klassischem EDI?
Beim klassischen EDI erfolgt die Integration direkt ins ERP-System, während WebEDI Portale für kleinere Lieferanten gedacht sind, die ihre Daten manuell, aber strukturiert eingeben. 

Wie steigert Flow die Lieferantenakzeptanz?
Flow reduziert manuelle Schritte, nutzt vorausgefüllte Daten und bietet ein nahtloses Onboarding – ganz ohne zusätzliche IT-Hürden.