Die aktuelle Ausbreitung von E-Invoicing Mandates (sogenannten E-Rechnungs-Mandaten) auf der ganzen Welt verändert die Art und Weise, wie Unternehmen miteinander kommunizieren. Von der Einführung von Continuous Transaction Controls (CTCs) bis hin zur Entwicklung von Interoperabilitätsrahmen wie Peppol entwickelt sich die E-Rechnung in beispiellosem Tempo weiter.
Um die neuesten Trends und Herausforderungen in diesem Bereich zu ergründen, haben wir uns mit Chris Newman, dem E-Rechnungs-Produktmanager von ecosio, zusammengesetzt. In diesem Interview teilt Chris Newman seine Experteneinblicke in die Zukunft von E-Invoicing Mandates, darunter, wie sich Unternehmen auf kommende Vorschriften vorbereiten können. Ebenso erläutert er die Rolle neuer Technologien und die Bedeutung globaler Zusammenarbeit bei der Gestaltung der Zukunft von elektronischen Rechnungsstellungssystemen.
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Wie wird sich die E-Rechnung Ihrer Meinung nach in den nächsten Jahren entwickeln?
Die globale Landschaft von E-Invoicing Mandates befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Neben einer kontinuierlichen Ausweitung dieser Mandate erwarte ich, dass sich ein wichtiger Trend fortsetzen wird: die Einführung von Continuous Transaction Controls (CTCs). Diese helfen Regierungen, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, indem Rechnungsdaten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit an zentrale Plattformen gemeldet werden.
Ein weiterer zentraler Aspekt wird die Interoperabilität sein, da immer mehr Länder die E-Rechnung für B2B-, B2G- und B2C-Transaktionen verpflichtend machen. Dieser Trend treibt die Einführung globaler Standards wie Peppol voran, die es Unternehmen erleichtern, die Einhaltung von E-Invoicing Mandates über Grenzen hinweg zu gewährleisten.
Darüber hinaus sehe ich eine Integration der E-Rechnung in umfassendere Compliance-Initiativen, wie z. B. E-Transportsysteme zur Verfolgung von Warenbewegungen für eine genauere Umsatzsteuerberichterstattung. Länder wie Rumänien, Serbien und Ungarn sind bereits Vorreiter in diesem Bereich.
Werden neue Technologien eine Rolle bei künftigen E-Rechnungs-Prozessen spielen?
Ja, neue Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von E-Invoicing Mandates. Bei ecosio nutzen wir beispielsweise KI zur Verbesserung unserer Lösungen und zur Minimierung von Risiken für unsere Kunden. Auch Regierungen erkennen zunehmend das Potenzial von KI für die Betrugserkennung und Effizienzsteigerung.
Die zunehmende Nutzung von cloud-basierten Lösungen verändert ebenfalls die Art und Weise, wie Unternehmen E-Invoicing Mandates umsetzen. Cloud-Technologien ermöglichen Skalierbarkeit, sofortigen Zugriff und eine reibungslose Integration mit Finanzsystemen – was die Transparenz von Transaktionen erheblich verbessert.
Gehen Sie davon aus, dass Regierungen die Anforderungen an die B2B-Automatisierung über die Rechnungsstellung hinaus ausbauen werden?
Definitiv. Mehrere Länder haben bereits damit begonnen, über die bloße Rechnungsstellung hinauszugehen. Beispielsweise schreibt das Vereinigte Königreich neben E-Rechnungen auch elektronische Bestellungen und Lieferankündigungen für bestimmte Branchen vor.
Diese Entwicklungen zeigen, dass die Einhaltung von E-Invoicing Mandates Teil eines umfassenderen Digitalisierungsprozesses wird, der alle Aspekte des Beschaffungs- und Lieferprozesses einbezieht.
Kann man auf einen universellen Standard für die E-Rechnung hoffen?
Wir bewegen uns in die richtige Richtung, aber ein vollständig universeller Standard für E-Invoicing Mandates ist kurzfristig unwahrscheinlich. Während Normen wie EN 16931 zunehmend global adaptiert werden, gibt es nach wie vor regionale Unterschiede, insbesondere in Lateinamerika, wo etablierte Systeme bestehen.
Allerdings gewinnen Initiativen wie Peppol und die EU-Richtlinie ViDA an Bedeutung, um mehr Einheitlichkeit in der E-Rechnungs-Landschaft zu schaffen.
Welche Rolle wird die globale Zusammenarbeit bei der weiteren Entwicklung der E-Rechnung spielen?
Globale Zusammenarbeit ist entscheidend für die Weiterentwicklung von E-Invoicing Mandates. In der Vergangenheit entwickelten Länder individuelle Systeme, die zu komplexen grenzüberschreitenden Prozessen führten.
Initiativen wie ViDA und Peppol International Invoice (PINT) helfen dabei, Standards zu vereinheitlichen und den internationalen Handel zu erleichtern.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Integration und Modernisierung von E-Rechnungssystemen?
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die Extraktion relevanter Daten aus verschiedenen ERP-Systemen, um die Anforderungen von E-Invoicing Mandates zu erfüllen. Multinationale Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenqualität den gesetzlichen Anforderungen entspricht, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten.
Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Lösungsanbieter kann Unternehmen dabei helfen, diese Herausforderungen zu meistern.
Was können Unternehmen von den Erstanwendern bei der Einführung von E-Invoicing Mandates lernen?
Ein häufiger Fehler bei der Einführung von E-Rechnungs-Lösungen ist das Fehlen eines funktionsübergreifenden Teams mit Fachwissen in IT, Finanzen und Steuern. Ohne eine enge Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen können Implementierungsprobleme auftreten.
Frühe Anwender unterschätzten oft die Komplexität der internationalen Vorschriften. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass Compliance-Anforderungen kontinuierlich wachsen und sich weiterentwickeln.
Wie wichtig ist die Schulung der Mitarbeiter für die erfolgreiche Einführung von E-Rechnungs-Systemen?
Schulungen sind essenziell für eine erfolgreiche Umsetzung von E-Invoicing Mandates. Während viele Prozesse automatisiert werden können, ist internes Wissen entscheidend, um spezifische Anforderungen in ERP-Systemen zu verstehen und die E-Rechnungs-Workflows effizient zu verwalten.
Welche Ratschläge haben Sie, um die zunehmende Komplexität internationaler E-Rechnungs-Anforderungen zu bewältigen?
- Frühzeitige Vorbereitung: Unternehmen sollten sich auf neue Vorschriften vorbereiten, sobald diese angekündigt werden, um Risiken und Strafen zu vermeiden.
- Investition in externe Expertise: Angesichts der wachsenden Komplexität von E-Invoicing Mandates ist es oft sinnvoll, spezialisierte Anbieter hinzuzuziehen, die bei der Einhaltung internationaler Vorschriften helfen können.
Durch diese proaktiven Maßnahmen können Unternehmen nicht nur Compliance-Risiken minimieren, sondern auch Wettbewerbsvorteile erzielen.
