EDI mit VDA-Standards: Grundlagen und Details zum VDA 4905 Lieferabruf

Was sind VDA-Standards?

VDA-Standards werden vom Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) spezifiziert und stellen im Bereich der Automobilindustrie eine der wichtigsten Standard­familien dar.

Dabei gibt es für die unterschiedlichsten Anwendungs­fälle Standard­definitionen, wobei sich diese nicht nur auf die Struktur von elektronischen Belegen beziehen, sondern beispielsweise auch Spezi­fikationen für Etiketten und Warenbegleitpapiere enthalten. Einen genauen Überblick über die verschiedenen VDA-Standards finden Sie in einem unserer früheren Beiträge zum Thema VDA.

Eine kurze Geschichte des Verbands der deutschen Automobilindustrie (VDA)

Der Verband der deutschen Auto­mobil­industrie wurde bereits 1901 gegründet und ist ein Interessensverband der deutschen Auto­mobil­industrie und ihrer Zu­lieferer. Der Sitz des Vereins ist in Berlin.

VDA-Zentrale Berlin (Quelle: Wikimedia Commons

In der Öffentlichkeit ist der VDA vor allem durch die Internationale Automobilausstellung (IAA) bekannt, als deren Veranstalter er fungiert. Neben der Interessensvertretung übernimmt der VDA aber auch Standardisierungsaufgaben, wobei hier Empfehlungen für logistische Verfahren im Automobilbereich verabschiedet wurden. Diese Empfehlungen haben sich im Laufe der Jahre als der de-facto Standard in der deutschen Auto­mobil­industrie etabliert.

Die Entwicklung der VDA-Standards

Bereits 1977, also bevor UN/CEFACT mit der Entwicklung der EDIFACT-Standards startete, begann der Verband der deutschen Auto­mobil­industrie mit der Definition von EDI-Nachrichtenstandards, speziell für die Auto­mobil­industrie und ihre Zu­lieferer. Im Unterschied zu EDIFACT oder ANSI ASC X12 werden keine Segmente und Trennzeichen verwendet, sondern Elemente mit konstanter Länge, sprich ein Fixed Length Format. Jedes Datenelement hat eine bestimmte Länge, innerhalb derer die Information übertragen werden kann. Ist die Information kürzer als die definierte Länge, so wird mit Leerzeichen aufgefüllt.

Die aktuellen Fixed-Length VDA-Standards werden sukzessive durch EDIFACT-Dokumenttypen abgelöst. D.h. der VDA verabschiedet Empfehlungen, wie VDA-Dokumenttypen mit Hilfe von EDIFACT-Nachrichten abgebildet werden können. Nichtsdestotrotz werden die bisherigen VDA-Nachrichtentypen noch sehr häufig im Automotivebereich eingesetzt und es ist zu erwarten, dass dies noch einige Jahre so bleiben wird.

Eine Übersicht der wichtigsten VDA-Standards finden Sie in dieser vollständigen Liste.

Einsatz von VDA-Standards

Je nach Automobilhersteller kommen unterschiedliche VDA-Standards zum Einsatz. Das im Folgenden beschriebene Szenario mit Lieferabruf und Lieferschein sowie den begleitenden Papierdokumenten ist in der Praxis sehr häufig anzutreffen. Als Beispiel wird ein Pumpenhersteller genommen, der Waren an einen Automobilhersteller sendet.

Beispiel für den Einsatz von VDA-Standards

Der Automobilhersteller ruft Lieferungen mit Hilfe von 4905-Nachrichten beim Pumpenhersteller ab. Der Pumpenhersteller kommissioniert die Waren entsprechend und bestätigt die Lieferung mit Hilfe einer 4913-Nachricht. Anschließend werden die Pumpen versendet, wobei zusätzlich noch zwei Papierdokumente zum Einsatz kommen. Zum einen werden die Waren mit einem Warenanhänger 4902 versehen, der mit Hilfe von Barcodescannern gescannt werden kann. Zum anderen liegt der Lieferung ein papierbasierter 4912 Waren­begleit­schein bei.

Ein einheitlicher Standard für alle?

Die gesamte Automobilindustrie setzt auf den VDA-Standard? Eine gute Nachricht für alle Lieferanten — mit einem Standard können also von allen in der Automobilindustrie tätigen Unternehmen Lieferabrufe empfangen werden?

Leider nicht ganz…

Ähnlich wie bei EDIFACT, wo es neben dem globalen EDIFACT-Standard (den die wenigsten in Reinform einsetzen) auch noch eine Vielzahl von branchen- und unternehmensspezifischen Subsets gibt, gibt es auch im VDA-Bereich unternehmensspezifische Ausprägungen.

D.h. beispielsweise, dass die deutschen OEMs jeweils leicht unterschiedliche Vorgaben hinsichtlich des VDA-Standards machen, die man als Vorlieferant entsprechend umsetzen muss.

Besonderheiten im Vergleich zu EDIFACT

Der VDA-Standard verfügt über einige Besonderheiten im Vergleich zu EDIFACT, auf die wir im Folgenden kurz eingehen wollen.

Fortlaufende Nummerierung

Die Übertragung einer EDIFACT-Datei wird mit Hilfe einer Interchange-Referenz (zu finden im UNB-Segment) eindeutig identifiziert. Üblicherweise wird die Interchange-Referenz vom Sender vergeben und ist fortlaufend aufsteigend nummeriert. Mit der zusätzlichen Nachrichten­erstellungs­zeit und dem Nachrichten­erstellungs­datum kann so eine EDIFACT-Übermittlung einfach und rasch aufgefunden werden. So kann beispielsweise eine erneute Übermittlung im Fehlerfall unkompliziert angestoßen werden.

Bei VDA wird ein anderer Ansatz verfolgt. Bei jeder Übermittlung wird eine Übertragungs­nummer neu und eine Übertragungs­nummer alt übermittelt. Die Übertragungsnummer neu ist die eindeutige Referenz der aktuellen Übermittlung und die Übertragungsnummer alt die eindeutige Referenz der vorherigen Übermittlung. Dadurch besteht keine Notwendigkeit die Übertragungsnummern fortlaufend zu nummerieren. Des Weiteren können Übertragungen nach Sachgebieten (z.B. reguläre Produktbestellungen und Ersatzteilbestellungen) unterschiedlich nummeriert werden.

Identifikation von Kunde und Lieferant

Im Handelsbereich ist es üblich, dass die an einem Datenaustausch beteiligten Parteien (Lieferant, Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferort, etc.) mit Hilfe von Global Location Numbers (GLN) identifiziert werden.

Im Automobilbereich werden stattdessen Nummern verwendet, die vorher zwischen den Parteien bilateral ausgetauscht wurden. Konkret sind dies beispielsweise Kundennummer, Lieferantennummer, Werknummer des Kunden und Abladestelle.

Identifikation von Produkten

Im Handelsbereich ist es üblich, dass die ausgetauschten Produkte anhand der Global Trade Identification Number (GTIN) identifiziert werden. Dabei wird die GTIN verwendet, die der Produzent für seine erzeugten Produkte vergibt. Als Konsument kennen Sie die GTIN als jene Nummer, die unter dem Strichcode auf den Handelsprodukten steht.

Im Automobilbereich kommen üblicherweise keine GTINs zu Anwendung, sondern Sachnummern. Dabei hält der Lieferant eine eigene Aufstellung der einzelnen Kunden-Sachnummern und kann diese somit zu den eigenen Sachnummern zuordnen.

Eingangs-Fortschrittszahl

Die Eingangs-Fortschrittszahl beinhaltet alle vom Kunden positiv bzw. negativ verbuchten Lieferungen ab einem bestimmten Zeitpunkt. Aus der Differenz zwischen der Liefer-Fortschrittszahl des Kunden und der Fortschrittszahl beim Lieferanten ergibt sich die am Transportweg befindliche Menge.

Diese Fortschrittszahl kann vom Kunden auch auf 0 gestellt werden, indem ein Nullstellungsdatum im Lieferabruf übergeben wird. Dieses Datum gilt dann für alle Teile des Zulieferers, weshalb in der ersten Lieferabrufübermittlung nach der Nullstellung alle Teile enthalten sein sollten.

Versionsnummern von Satzarten

Im Rahmen von VDA-Nachrichten ist es möglich den einzelnen Satzarten Versionsnummern zuzuordnen. Eine derartige Versionierung auf Satzartenebene gibt es in EDIFACT nicht — vergleichbar ist hier nur die Versionierung eines EDIFACT Directories — z.B. EDIFACT EANCOM D96A vs. EDIFACT EANCOM D01B.

VDA 4905 – Lieferabruf

Lieferabrufe sind ein zentrales Kommunikationsmittel in der Automobilindustrie, da durch die enge Prozessverbindung zwischen Vorlieferanten, Lieferanten und Kunden, laufend Termin- und Bedarfsänderungen in der Lieferkette nach „hinten“ kommuniziert werden müssen.

Die folgende Abbildung veranschaulicht das dabei verwendete Prinzip.

Prinzip eines VDA 4905 Lieferabruf

Wird ein neuer Lieferabruf übermittelt, so ersetzt er vollständig den vorher übermittelten Lieferabruf. Somit kann immer der aktuelle Bedarfsstand an die vorherige Stelle in der Logistikkette kommuniziert werden.

Struktur eines VDA 4905 Lieferabrufs

Der Aufbau eines VDA 4905 Lieferabruf folgt, ähnlich wie viele andere VDA-Standards, einer Struktur auf Basis von fixen Datensatzlängen mit 128 Zeichen Länge. Fügt man nach jedem Datensatz einen Zeilenumbruch ein, so ergibt sich eine Abfolge von Zeilen, die jeweils durch eine dreistellige Satzart eingeleitet werden.

Die folgende Abbildung visualisiert den Aufbau einer VDA 4905 Nachricht. Die ersten drei Ziffern stellen die Satzart dar. M bedeutet, dass der Datensatz verpflichtend angegeben werden muss. K bedeutet, dass der Datensatz optional ist. Die letzte Ziffer gibt an, wie oft der Datensatz wiederholt werden darf, wobei n für beliebig oft steht und 1..n für mindestens 1 bis n Mal.

Aufbau eines VDA 4905 Lieferabrufs

Die verschachtelte Struktur zeigt auch an, nach welchem Datensatz welcher andere Datensatz wiederholt werden darf. Wie aus der Abbildung ersichtlich, beginnt eine Daten­fern­übertragung eines Lieferabrufs mit der Satzart 511 und endet immer mit der Satzart 519.

Innerhalb einer Übertragung muss jeweils eine Satzart 512 mit den entsprechenden untergeordneten Satzarten angegeben werden und zwar pro Ordnungsbegriff. Unter Ordnungsbegriffen versteht man im Zusammenhang mit VDA die Parameter

• Werk Kunde
• Sachnummer Kunde
• Abschluss-Bestellnummer
• Abladestelle

Liegen beispielsweise die Sachnummern Nummer a und Nummer b sowie die Kundenwerke Werk x und Werk y vor und soll für beide Nummern ein Abruf für beide Werke gemacht werden, so resultiert dies in:

• 1 x 511
• 1 x 512 plus Untersatzarten (Nummer a in Werk x)
• 1 x 512 plus Untersatzarten (Nummer a in Werk y)
• 1 x 512 plus Untersatzarten (Nummer b in Werk x)
• 1 x 512 plus Untersatzarten (Nummer b in Werk y)
• 1 x 519

Liste von VDA-Standards

Die folgende Liste gibt einen (nicht vollständigen) Überblick über wichtige Standards, welche vom VDA verabschiedet wurden (Stand Februar 2015).

Um einen bestimmten Standard im Detail zu sehen, wechseln Sie zur VDA-Publikationsseite und nutzen Sie die Suchfunktion. Leider ändern sich die einzelnen Links von Zeit zu Zeit, sodass wir hier keine direkte Verlinkung anbieten können.

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