In diesem Artikel erfahren Sie, welche E-Invoicing-RFP-Fragen für Konzerne entscheidend sind. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Anbieter objektiv vergleichen können. Generelle Informationen zur E-Rechnung in Europa finden Sie außerdem auf der E-Invoicing Seite der Europäischen Kommission.
TL;DR – Die wichtigsten Erkenntnisse aus unserem E-Invoicing RFP Fragen Leitfaden
- Fragen zu Compliance, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit priorisieren
- Kategorien nutzen, um Anbieter objektiv zu vergleichen
- Zertifizierungen und automatische Compliance-Updates prüfen
- Monitoring, Reporting und Datenschutz für Betriebssicherheit verlangen
- Sicherheits- und supportbezogene E-Invoicing-RFP-Fragen zeigen, ob Anbieter echte Partner sind
Die richtigen E-Invoicing-RFP-Fragen sind entscheidend, wenn Sie den passenden E-Rechnungsanbieter auswählen möchten. Eine klare E-Rechnungs-Ausschreibung hilft Ihnen, Compliance-, Integrations- und Skalierbarkeitsanforderungen richtig zu bewerten.
In diesem Artikel haben wir 21 unverzichtbare Fragen für Ihre E-Rechnungs-Ausschreibung (E-Invoicing-RFP) zusammengestellt, die Ihnen bei der Anbieterauswahl helfen und einen Vergleich über Preis und bestimmte Funktionen hinaus ermöglichen.
Um das Ganze zu vereinfachen, haben wir die Fragen in sieben zentrale Bereiche gruppiert, die jede Ausschreibung abdecken sollte:
- Compliance, Zertifizierungen und regulatorische Anforderungen
- Skalierbarkeit und Performance
- Integration und Datenverarbeitung
- Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement
- Monitoring, Reporting und Fehlerbehebung
- Sicherheit und Datenschutz
- Implementierung und Support
Für jeden Bereich haben wir drei zentrale Fragen zusammengestellt, die Sie potenziellen Anbietern stellen sollten. Diese Liste ist zwar nicht vollständig, deckt aber die wesentlichen Punkte ab, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Sie dient als praktischer Ausgangspunkt für die Erstellung einer erfolgreichen E-Rechnungs-Ausschreibung und die Definition Ihrer Bewertungskriterien.
Wenn Sie die vollständige Liste der empfohlenen Ausschreibungsfragen einsehen und detaillierte Hinweise zur Anbieterbewertung erhalten möchten, laden Sie einfach unser Whitepaper „E-Rechnung für Konzerne: Der Entscheidungsleitfaden” herunter.
Compliance, Zertifizierung und regulatorische Anforderungen
Die E-Rechnung-Anbieter-Auswahl mit nachgewiesener regulatorischer Abdeckung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung Ihres Geschäftsbetriebs. Jedes Land hat seine eigenen E-Rechnungs-Vorschriften und Zertifizierungsrahmen, die sich schnell ändern können.
Die folgenden E-Invoicing-RFP-Fragen (E-Rechnungs-Ausschreibungsfragen) sind für Konzerne, die in mehreren Ländern tätig sind, besonders wichtig. Sie helfen Ihnen, Anbieter zu identifizieren, die ihre Systeme konform mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen halten und damit das Risiko von Compliance-Lücken minimieren.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
| In welchen Ländern ist Ihre Lösung zertifiziert? | Die Zertifizierung belegt, dass der Anbieter die lokalen technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt. Dies vermeidet den Bedarf an individuellen Behelfslösungen oder zusätzlichen Anbietern in bestimmten Ländern. |
| Stellen Sie die automatische Umsetzung von Compliance-Updates bei behördlichen Vorschriftenänderungen sicher? | Anbieter stellen durch automatische Updates die Konformität Ihrer E‑Rechnungsprozesse ohne manuellen Eingriff sicher. Daher sinkt der Verwaltungsaufwand, und Strafen wegen Nichteinhaltung werden vermieden. |
| Wie gewährleisten Sie die elektronische Archivierung für Ihre Kunden, und welche Rechtsräume decken Sie ab? | In vielen Ländern gelten strenge Vorschriften für die Speicherung elektronischer Rechnungen, einschließlich spezifischer Formate, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsregeln. |
Skalierbarkeit und Performance
Ihre E-Rechnungslösung muss auch dann zuverlässig funktionieren, wenn das Transaktionsvolumen steigt und zugleich die geschäftlichen Anforderungen wachsen. Denn gerade in solchen Phasen zeigt sich, ob die technische Architektur skalierbar und gleichzeitig stabil ist. Daher ist es besonders wichtig zu verstehen, wie potenzielle Anbieter mit hohen Lasten umgehen und dadurch die Performance sowohl regional als auch international sicherstellen. Zudem helfen die folgenden drei Fragen dabei, Anbieter zu identifizieren, die nicht nur konstante Geschwindigkeit, Verfügbarkeit und Zustellgenauigkeit gewährleisten, sondern darüber hinaus langfristige Stabilität und damit nachhaltige Betriebssicherheit bieten können.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
| Wie gewährleisten Sie konsistente Performance bei hohem Transaktionsvolumen und großen Nachrichtenmengen? | Ihr Anbieter muss große Dateien und hohe Nachrichtenvolumen ohne Verzögerungen oder Ausfälle verarbeiten können, um eine zuverlässige Übermittlung auch bei starker Auslastung zu gewährleisten. |
| Wie geht Ihr System mit Latenz und Durchsatz bei Spitzenbelastung um? | Hoher Datenverkehr kann die Systemgeschwindigkeit und Stabilität beeinträchtigen. Ein Anbieter, der Latenz und Durchsatz aktiv steuert, kann während Spitzenlastphasen eine zuverlässigere Leistung gewährleisten. |
| Wie verwalten Sie regionales Hosting und Bereitstellungen? | Manche Regionen haben Anforderungen an den Datenspeicherort oder die Performance. Je nach Ihren Anforderungen kann es wichtig sein, den Ansatz Ihres Anbieters zu lokalem Hosting und Bereitstellungsflexibilität zu verstehen. |
Integration und Datenverarbeitung
Zuverlässige Integration gewährleistet, dass Rechnungsdaten nahtlos zwischen Ihren internen Systemen und externen Netzwerken fließen. Datenvalidierung und Transformation sind entscheidend für Genauigkeit und Automatisierung. Die Einbeziehung dieser drei E-Invoicing-Angebotsanfrage-Fragen in Ihre Bewertungskriterien sollte Ihnen helfen zu beurteilen, wie effektiv jeder Anbieter ERP-Konnektivität und die gesamte Datenqualität unterstützt.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
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Wie werden fehlerhafte oder fehlende Daten erkannt und kommuniziert? |
Die Fehlerbehandlung muss sicherstellen, dass Probleme erkannt und behoben werden, bevor die Übermittlung erfolgt. |
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Welche Validierungsdienste bieten Sie zur Sicherstellung der Datengenauigkeit? |
Die Validierung erkennt Fehler, bevor Rechnungen an Behörden oder Empfänger gelangen, und reduziert so Verarbeitungsverzögerungen. |
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Unterstützen Sie API als Alternative zur dateibasierten Integration? |
APIs ermöglichen die Echtzeit-Interaktion mit Ihrem Rechnungssystem und bieten Ihnen mehr Flexibilität und Kontrolle. |
Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement
Konzerne benötigen mehr als nur eine einfache Rechnungsübermittlung. Ein starker E-Rechnungsanbieter sollte die konforme Erstellung, Anreicherung und Archivierung von Rechnungen über verschiedene Formate und Länder hinweg unterstützen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen zu erkennen, wie gut jeder Anbieter bei der E-Rechnung-Anbieter-Auswahl in der Lage ist, komplexe Rechnungslebenszyklen mit Präzision und Kontrolle zu verwalten.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
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Bieten Sie steuerkonforme Rechnungserstellung in Ländern ohne E-Rechnungspflicht an? |
Auch in Ländern ohne E-Rechnungspflicht können Finanzbehörden bestimmte lokale Anforderungen an Rechnungen stellen. Ein Anbieter, der auch in diesen Regionen Compliance sicherstellt, hilft dabei, Abläufe zu optimieren und das Risiko von Audits oder Ablehnungen zu reduzieren. |
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Gehört das Onboarding von Rechnungsstellern zu Ihrem Leistungsangebot? |
Ein Anbieter, der das Rechnungssteller-Onboarding übernimmt, reduziert internen Aufwand, gewährleistet schnellere Compliance und vermeidet Verzögerungen. |
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Bieten Sie Lieferanten Zugang zu einem Webportal an? |
Kleineren oder weniger technisch versierten Lieferanten fehlt oft die Infrastruktur für EDI Integration. Ein benutzerfreundliches Webportal ermöglicht die Teilnahme am E-Rechnungsprozess und vereinfacht das Onboarding. |
Monitoring, Reporting und Fehlerbehebung
Klare Sichtbarkeit der Rechnungsabläufe hilft Teams, die Kontrolle zu behalten und Probleme frühzeitig zu erkennen. Effektive Monitoring- und Reporting-Funktionen ermöglichen schnellere Fehlerbehebung und unterstützen ebenso die Prüfungsbereitschaft. Stellen Sie die folgenden E-Invoicing-RFP-Fragen, um herauszufinden, welche Anbieter klare operative Einblicke und zuverlässige Tools zur Fehlerbehebung bieten.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
| Bieten Sie operative Dashboards und Echtzeit-Reporting an? | Live-Dashboards und Echtzeit-Reporting ermöglichen die schnelle Problemerkennung und sorgen für reibungslose Rechnungsprozesse. |
Werden Nutzer proaktiv über Probleme wie fehlgeschlagene Transaktionen informiert? |
Rechtzeitige Benachrichtigungen ermöglichen schnelle Reaktionen auf Fehler und helfen Verzögerungen, Eskalationen und Compliance-Verstöße zu vermeiden. |
| Können Nutzer Berichte über verarbeitete Transaktionen, Status und länderspezifische Probleme herunterladen? | Herunterladbare Berichte bieten eine einfache Möglichkeit, die Performance zu verfolgen, Compliance-Audits zu unterstützen und Erkenntnisse intern zu teilen. |
Sicherheit und Datenschutz
Der Umgang mit sensiblen Rechnungsdaten erfordert klare Schutzmaßnahmen. Ein vertrauenswürdiger E-Rechnungsanbieter sollte über robuste Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Verfahren verfügen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, die dafür erforderlichen Informationen zu erhalten.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
| Wie werden Kundendaten im System getrennt, um unbefugten Zugriff zu verhindern? | Eine strikte Datensegmentierung garantiert, dass kein Kunde die Daten eines anderen einsehen oder darauf zugreifen kann. Auf diese Weise wird ein Höchstmaß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet. |
| Welche Verschlüsselungsrichtlinien gelten für ruhende und übertragene Daten? | Dies zeigt, wie gut Ihre Daten vor Abfangen oder unbefugtem Zugriff während der Speicherung und Übertragung geschützt sind. |
Führen Sie regelmäßig Penetrationstests und Sicherheitsaudits durch? |
Regelmäßige Sicherheitstests helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zeigen das Engagement des Anbieters für eine sichere Umgebung |
Implementierung und Support
Reibungslose Implementierung und verlässlicher Support sind entscheidend für langfristigen Erfolg. Ein klares Verständnis des Onboarding-Prozesses und des angebotenen Kundenservice-Levels hilft Ihnen, die Gesamtzuverlässigkeit einzuschätzen. Diese drei E-Invoicing-RFP-Fragen (E-Rechnungs-Ausschreibungsfragen) helfen Ihnen zu bestimmen, welche Anbieter einen strukturierten Rollout-Prozess und ein reaktionsschnelles Support-Modell bieten, das mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.
Was Sie fragen sollten |
Warum Sie das fragen sollten |
Welcher Aufwand ist für interne Teams während des Onboardings erforderlich? |
Ein klares Bild vom internen Implementierungsaufwand ist entscheidend für die Bewertung der Lösung. |
| Übernehmen Sie die Zustellung der E-Rechnungen nach Freigabe durch die Steuerbehörde? | Es ist wichtig zu wissen, ob nachgelagerte Schritte automatisiert ablaufen oder manuelle Nachverfolgung erfordern |
| Können Sie Implementierungszeiten basierend auf vergleichbaren Projekten nennen? | Daten aus früheren Projekten bieten eine realistische Benchmark für die Planung Ihres eigenen Rollouts und das Management von Stakeholder-Erwartungen. |
Fazit
Wer die richtigen E-Invoicing-RFP-Fragen stellt, vergleicht Anbieter nicht nur nach Preis, sondern auch nach langfristiger Compliance- und Integrationsfähigkeit. Dadurch erhalten Sie ein vollständigeres Bild der tatsächlichen Leistungsfähigkeit, was wiederum die Bewertung objektiver und zugleich nachhaltiger macht. Außerdem zeigt das Whitepaper, wie Sie diese Kriterien gezielt gewichten und damit eine fundierte Entscheidung auf Basis klarer und nachvollziehbarer Fakten treffen können. Insgesamt liefert es Ihnen somit eine verlässliche Grundlage für eine erfolgreiche Anbieterauswahl.
Sie benötigen weitere Hilfe bei der Erstellung Ihrer E-Rechnungs-Ausschreibung?
Wenn Sie derzeit E-Rechnungsanbieter bewerten oder Ihre Bewertungskriterien festlegen, dann bietet unser umfassendes Whitepaper nicht nur einen hilfreichen Schritt-für-Schritt-Leitfaden, sondern auch wertvolle Hintergrundinformationen. Außerdem liefert es Ihnen die wichtigsten Entscheidungsgrundlagen, damit Sie die Anbieterwahl effizienter und zugleich zukunftssicher gestalten können.
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Darin finden Sie:
- Empfehlungen zur internen Abstimmung
- Eine Übersicht der verschiedenen Rollen, die in ein E-Rechnungsprojekt einbezogen werden sollten
- Was Sie in Ihr Anbieter-Briefing aufnehmen sollten
- Die vollständige Liste empfohlener E-Invoicing RFP Fragen für alle wichtigen Kategorien
- Experteneinblicke, was erstklassige E-Rechnungslösungen leisten sollten
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungs-Ausschreibung
Die folgenden Fragen werden uns besonders häufig gestellt. Sie helfen Ihnen, zentrale Auswahlkriterien besser zu verstehen und Anbieter objektiv zu vergleichen.
Was sind die wichtigsten E-Invoicing RFP Fragen?
Insgesamt decken die wichtigsten E-Invoicing-RFP-Fragen sieben Kernbereiche ab, die sowohl funktionale als auch strategische Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus helfen sie Unternehmen, die richtigen Prioritäten zu setzen. Zu den zentralen Themen zählen daher: Compliance und Zertifizierungen, Skalierbarkeit und Performance, Integration und Datenverarbeitung, Rechnungsverarbeitung, Monitoring und Reporting, Sicherheit sowie schließlich Implementierung und Support. Auf diese Weise entsteht ein klarer Überblick über alle relevanten Bewertungskategorien.
Welche Compliance-Fragen sollte ich E-Rechnungsanbietern stellen?
Insgesamt decken die wichtigsten E-Invoicing-RFP-Fragen sieben Kernbereiche ab, die sowohl funktionale als auch strategische Aspekte berücksichtigen. Deshalb helfen sie Unternehmen, die richtigen Prioritäten zu setzen und dadurch ihre Ausschreibungen effizienter zu gestalten. Zum einen sorgen sie für Klarheit in der Bewertung, zum anderen fördern sie ein einheitliches Verständnis über Abteilungen hinweg. Außerdem zählen zu den zentralen Themen Compliance und Zertifizierungen, Skalierbarkeit und Performance, Integration und Datenverarbeitung, Rechnungsverarbeitung, Monitoring und Reporting, Sicherheit sowie schließlich Implementierung und Support. Auf diese Weise entsteht ein klarer Überblick über alle relevanten Bewertungskategorien, der folglich die Anbieterbewertung vereinfacht.
Wie bewerte ich die Skalierbarkeit eines E-Rechnungsanbieters?
Um die Skalierbarkeit zu bewerten, fragen Sie nach: Performance bei hohem Transaktionsvolumen, Umgang mit Latenz bei Spitzenbelastung und regionalem Hosting. Ein guter Anbieter sollte konkrete SLA-Werte (z.B. 99,98% Verfügbarkeit) nennen und Referenzen von Kunden mit ähnlichen Volumina vorlegen können.
Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnungslösung auch wirklich zukunftssicher ist?
Zukunftssicherheit erreichen Sie durch: automatische Compliance-Updates, breite geografische Abdeckung mit bestehenden Zertifizierungen, flexible Skalierbarkeit, moderne API-Integration und einen Anbieter mit nachgewiesener Track-Record bei der schnellen Implementierung neuer regulatorischer Anforderungen. Unser Whitepaper „E-Rechnung für Konzerne: Der Entscheidungsleitfaden“ bietet hier weitere Orientierung.
