ZUGFeRD - Rennpferd oder Ackergaul? Eine Analyse.

Die wichtigsten Punkte für die Ungeduldigen…

• Es soll in Zukunft genau so einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen.
• ZUGFeRD ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.
  • PDF/A Dokument (für Menschen)
  • mit eingebettetem XML Dokument (für Maschinen)
• Durch Umsetzung von Export- und Importschnittstellen in den Softwaremodulen von Unternehmen ist ein nahtloser Austausch von ZUGFeRD-Rechnungen möglich.
• Zielgruppe sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung insbesondere kleine und kleinste Unternehmen (z. B. 1-Personen-Gesellschaften), die sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger sein können.

Und die Details für die Wissbegierigen…

Mit dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur bei E-Rechnungen und der gesetzlichen Gleichstellung dieser mit der Papierrechnung wird es für immer mehr Unternehmen interessant, die elektronische Rechnung einzusetzen. Dabei lässt sich die Welt der E-Rechnungsanwender grob in zwei verschiedene Gruppen einteilen:

Die großen, strukturierten Empfänger

Darunter fallen die großen Handelshäuser, Auto- und Pharmakonzerne usw. Deren Prozesse sind unternehmensintern und unternehmensübergreifend weitestgehend automatisiert. Am liebsten haben diese Unternehmen, wenn Rechnungen in strukturierter Form, z. B. im XML- oder EDIFACT-Format, eingeliefert werden.

• Die großen Unternehmen wollen strukturierte Daten, da diese vollautomatisiert in die IT-Systeme übernommen werden können. Das hat großes Einsparungspotential z. B. im Bereich von Bestellungen, Lieferscheinen oder eben Rechnungen.
• Die großen Unternehmen mögen keine Eingangs-Papierrechnungen, da sie Kosten verursachen und Personal binden.
• Die großen Unternehmen mögen keine Ausgangs-Papierrechnungen, da diese ebenfalls unnötig Kosten verursachen. Bevorzugte Formate für Ausgangsrechnungen sind hier strukturierte Formate (z. B. EDIFACT – sofern das der andere Partner unterstützt) oder PDF-Rechnungen.

Die kleinen, unstrukturierten Sender

Darunter fallen kleine bis mittlere Unternehmen, die zwar teilweise bereits auf automatisierte Prozesse setzen (z. B. unternehmensintern in der Produktion), beim Rechnungsversand aber nach wie vor auf papierbasierte Lösungen setzen. Eine Ausnahme bilden jene Unternehmen, die an die großen strukturierten Empfänger liefern „dürfen“. Diese werden von den größeren Handelspartnern meist dazu „angehalten“, Rechnungen im XML- oder EDIFACT-Format einzuliefern.

• Die kleinen unstrukturierten Sender werden nur dann zu strukturierten Sendern (d. h. sie senden strukturierte Rechnungsdaten wie XML oder EDIFACT), wenn sie der größere Geschäftspartner dazu „bewegt“. Viel Spielraum für Diskussionen bleibt hier meistens nicht.
• Die kleinen unstrukturierten Sender haben keinen wirklichen Mehrwert beim Empfang von strukturierten Daten, da sie zumeist über keine Softwarelösungen verfügen, die diese Daten verarbeiten können.
• Wenn schon elektronische Rechnungen verwendet werden, dann für kleine Unternehmen am liebsten im PDF Format.

Neben diesen beiden großen Gruppen gibt es noch Mischformen sowie die öffentliche Verwaltung, die je nach Verwaltungsbereich bereits auf elektronische Lösungen setzt.

Das Ziel von ZUGFeRD ist es, einen Standard zu schaffen, der es beiden Gruppen ermöglicht, einen Nutzen aus der Verwendung der elektronischen Rechnung zu ziehen. Zusätzlich soll auch die öffentliche Verwaltung eingebunden werden, da diese einen hohen Multiplikatoreffekt bewirken kann.

ZUGFeRD – die Technik dahinter

Der ZUGFeRD-Standard steht auf zwei grundlegenden Pfeilern: einerseits der PDF-Teil, der menschenlesbar ist, andererseits der XML-Teil, der den maschinenverarbeitbaren Teil der Rechnung darstellt.

PDF-Teil

Das bei ZUGFeRD verwendete PDF-Format ist ein für die Langzeitarchivierung ausgelegtes PDF/A-Format. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, handelt es sich dabei auf den ersten Blick um ein handelsübliches PDF. Ein genauerer Blick unter die Motorhaube zeigt jedoch, dass das PDF-Format einige Besonderheiten aufweist. Für den Anwender reicht es, zu wissen, dass ein ZUGFeRD PDF so behandelt werden kann wie jedes andere handelsübliche PDF auch.

ZUGFeRD-Beispiel

Der mit (A) markierte Teil stellt das ZUGFeRD PDF dar. Klickt man beispielsweise im Adobe Acrobat Reader auf die Büroklammer auf der linken Seite, so kommt der mit (B) markierte eingebundene XML-Teil zum Vorschein. Das PDF trägt also sozusagen „unter der Haube“ das XML mit. Wichtig zu wissen ist, dass beide Formate – sowohl PDF als auch XML – den identischen Rechnungsdateninhalt tragen. Das PDF ist dabei für den Menschen lesbar, das XML für die Maschine.

XML-Teil

Für den XML-Teil der Rechnung erfindet der ZUGFeRD-Standard das Rad nicht neu, sondern setzt auf einen existierenden Standard – den Core Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT. Die CII ist an und für sich ein sehr umfassender Standard, der viele verschiedene optionale Elemente beinhaltet. Um diesen Standard auf ein anwendbares Maß zu reduzieren, veröffentlicht ZUGFeRD drei verschiedene Anwendungsprofile. Je nach Anwendungsfall kann nun ein ZUGFeRD-Implementierer ein Anwendungsprofil umsetzen oder nicht:

• Basic Profil
  Das einfachste Profil zur Darstellung von Rechnungen – wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, so können diese in der Rechnung in Freitextfeldern dargestellt werden.
• Comfort Profil
  In diesem Profil werden zusätzliche Daten für die automatisierte Verarbeitung aufgenommen.
• Extended Profil
  Hier kommen noch zusätzliche Daten für den branchenübergreifenden Rechnungsaustausch hinzu.

Und warum soll sich nun gerade dieser Standard durchsetzen?

Berechtigte Frage! Standards für den elektronischen Datenaustausch gibt es ja mittlerweile schon sehr viele. In Europa hat sich dabei vor allem der UN/EDIFACT Standard mit den einzelnen Subsets (z. B. EANCOM für den Handel oder ODETTE für die Automobilindustrie) durchgesetzt. In Nordamerika arbeitet man vor allem mit ANSI ASC X12. Nichtsdestotrotz bietet der ZUGFeRD-Standard einige interessante Aspekte, die tatsächlich für eine weite Verbreitung der elektronischen Rechnung sorgen könnten.

a) Breite Unterstützung in Deutschland

Innerhalb von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) haben sich namhafte Vertreter sowohl aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung als auch der Privatwirtschaft an einen Tisch gesetzt, um in möglichst breitem Konsens eine Standardlösung zu schaffen. Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die wichtigsten Vertreter innerhalb von FeRD. Das aktuelle Medienecho in Deutschland (z. B. rund um die letzte CEBIT) sowie die starke Unterstützung der Politik geben dem Standard zusätzlichen Aufschwung.

FeRD Arbeitskreis

b) Integrationstiefe nach Wahl

Wenn sich ein kleines oder mittleres Unternehmen heute mit einer XML-Rechnung konfrontiert sieht, dann besteht zumeist Rätselraten darüber, was denn damit nun zu tun sei. Der Grund dafür liegt darin, dass diese Unternehmen nicht oder nur in sehr begrenztem Maße über die Möglichkeiten der Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten verfügen.

Integrationstiefe mit ZUGFeRD

Empfangen diese Unternehmen eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format, so können sie selbst entscheiden, welche Integrationstiefe und elektronische Verarbeitbarkeit sie wählen wollen.

• So können beispielsweise nur die PDF-Daten verwendet werden, was einer Papierrechnung gleich kommen würde.
• Andere Unternehmen (vermutlich vorwiegend Großunternehmen) könnten ZUGFeRD PDFs in bestehende OCR-Lösungen (d. h. Texterkennung) einspeisen – was zwar nicht im eigentlichen Sinne der ZUGFeRD Erfinder ist, aber durchaus auch eine Lösung darstellen könnte.
• Bei Verarbeitung der enthaltenen XML-Daten im ZUGFeRD-Dokument können annähernd hohe Integrationstiefen wie beim Einsatz von klassischem EDI erreicht werden.

c) Breite Unterstützung durch Softwarehersteller

Das Medienecho und die starke Unterstützung durch die Politik haben namhafte Softwareanbieter wie beispielsweise DATEV dazu veranlasst, entsprechende ZUGFeRD-Import- und Exportschnittstellen in ihre Software zu integrieren. Klein- und Mittelunternehmen haben dadurch die Auswahl in einer Vielzahl von verschiedenen Softwarelösungen zum Erzeugen und Verarbeiten von ZUGFeRD Rechnungen.

Zusammenfassung und Ausblick

Obwohl erst ein verhältnismäßig junger Standard, hat ZUGFeRD die E-Rechnungs-Community in Deutschland gehörig aufgewirbelt. Wenn sich die Umsetzungstendenzen und der Hype rund um den Standard weiter so fortsetzen, könnte aus dem ZUGFeRD ein tatsächliches Zugpferd für elektronische Rechnungen in Deutschland werden.

Interesse geweckt? Die FeRD-Arbeitsgruppe hat ein Infopaket für ZUGFeRD-Anwender und -Implementierer veröffentlicht.

Und was denken die Anwender so? Hier ein paar Kommentare auf einen anderen ZUGFeRD-Artikel, die durchwegs auch zum Schmunzeln anregen. Recht machen kann man es wohl niemals jedem…