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Einsparung durch die PDF-Rechnung - Klar! Oder doch nicht?

Obwohl es bis dorthin noch ein langer Weg scheint (aber das ist eine andere Geschichte…), wollen wir uns heute mit dem Thema PDF-Rechnung auseinandersetzen. Was bringt mir die PDF-Rechnung und was erspare ich mir durch deren Einsatz?

Wofür steht PDF überhaupt?

PDF steht für Portable Document Format (Zu Deutsch etwa: transportierbares Dokumentformat) und wurde von Adobe Systems 1993 entwickelt. Die Motivation hinter der Entwicklung kennt man selbst zur Genüge. Öffnet man ein Textdokument von Programm A in Programm B (sofern dies überhaupt möglich ist), so sind oft Zeilenumbrüche verschoben, Inhaltverzeichnisse fehlen, Abbildungen sind verzerrt, verschoben oder gänzlich verschwunden, Schriftarten werden nicht erkannt und ähnliche Problemchen. Noch umständlicher wird das, wenn verschiedene Betriebssysteme und verschiedene Programmversionen im Einsatz sind.
Das Ziel von PDF war es daher, ein Format zu schaffen, das es unabhängig von verwendetem Programm, Betriebssystem und Hardware erlaubt, elektronische Dokumente für Leser in einer einheitlichen und immer gleichen Form darzustellen.

Klingt doch nach dem perfekten Format für die elektronische Rechnung oder?

Leider nicht ganz. Führen wir uns den typischen Papierprozess der Rechnungserstellung und des Rechnungsempfangs noch einmal vor Augen:


Papierbasierter Rechnungsprozess
Papierbasierter Rechnungsprozess

Der Rechnungsersteller erfasst die Rechnung in einem geeigneten Programm – zum Beispiel in Microsoft Word oder mit Hilfe von Open Office. Fortgeschrittenere Anwender haben vielleicht sogar schon eine ERP-Software im Einsatz, aus der Rechnungen direkt ausgedruckt werden können. Die ausgedruckten Dokumente werden anschließend kuvertiert, frankiert und per Post versendet. Auf der Empfängerseite müssen die Briefe empfangen und die Rechnungen anschließend erfasst und geprüft werden. Stimmt die in Rechnung gestellte Leistung, so werden die Rechnungen gezahlt. Auf Seiten des Rechnungsempfängers heißt dies wiederum, die eingegangenen Zahlungen mit den Papierrechnungen abzugleichen und anschließend die Papierdokumente aus Berichts- und Gesetzesgründen zu archivieren. Auch der Rechnungsempfänger archiviert die empfangenen Rechnungen für den Fall einer Buchprüfung durch das Finanzamt.

Die Nachteile des manuellen Prozesses sind offensichtlich – sowohl auf Rechnungssteller- als auch auf Rechnungsempfängerseite müssen sehr viele manuelle Schritte durchlaufen werden. Dazu kommen die Kosten für Papier, Porto, Bearbeitung, verloren gegangene Briefe etc.

Nun das Ganze unter Einsatz von PDFs


PDF-basierter Rechnungsprozess
PDF-basierter Rechnungsprozess

Auch hier wird die Rechnung vom Rechnungsersteller erfasst. Anstatt die Rechnung nun auf Papier zu drucken, wird einfach ein PDF erstellt und dieses dem Rechnungsempfänger per Email zugestellt. Der Rechnungsempfänger prüft die verrechnete Leistung und bezahlt die Rechnung. Sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsersteller archivieren die PDF-Dokumente anschließend elektronisch. Idealerweise ist also im gesamten PDF-Rechnungsprozess kein einziges Papierdokument eingebunden.

Die Vorteile des PDF-Prozesses sind also:

  • Wegfall von Kosten für Papier und Porto
  • Ökologisch nachhaltig, da Ressourcen geschont werden
  • Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen
  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente durch Email
  • Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows wegen dem durchgehenden Einsatz von PDF
  • Keine (bzw. sehr geringe) Initialkosten für die notwendige Infrastruktur – PC mit installiertem PDF-Writer genügt
  • Rechtssicherheit durch gesetzliche Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung

Der wesentliche Nachteil der PDF-Rechnung liegt jedoch in der Natur des PDF-Formates selbst. Das PDF-Dokument bietet eine einheitliche Form der Rechnungsdarstellung, sodass es für den menschlichen Benutzer immer gleich aussieht.

Das PDF-Dokument kann jedoch nicht vollautomatisiert durch ein Programm verarbeitet werden, um zum Beispiel die verrechneten Positionen auszulesen und mit bereits gespeicherten Bestelldaten zu vergleichen, um zu prüfen, ob der in Rechnung gestellte Betrag auch in Ordnung ist. Diese Vorteile können nur bei der Übermittlung von maschinenverarbeitbaren Rechnungsdaten, wie beispielsweise ebInterface oder EDIFACT Rechnungen, erreicht werden.

Fazit

Auch wenn PDF-Rechnung oft synonym mit elektronischer Rechnung verwendet wird, bestehen wesentliche Unterschiede in der Übermittlung von maschinenverarbeitbaren elektronischen Daten und der Übermittlung von PDF-Daten. PDF-Daten sind zwar auch „elektronische“ Daten, können jedoch nicht ohne weiteres automatisch von Programmen ausgelesen werden (da das Format dafür nicht konzipiert wurde). Die PDF-Rechnung bietet zwar einige Vorteile im Vergleich zu Papierrechnungen – jedoch lange nicht jene Vorteile, die durch elektronischen Datenaustausch erreicht werden können.

In unserem nächsten Beitrag werden wir uns mit hybriden Verfahren beschäftigen, bei dem maschinenverarbeitbare Informationen für den Mensch unsichtbar in der PDF-Rechnung mitgesendet werden können. Dabei werden wir das deutsche Rechnungsformat ZUGFeRD genauer vorstellen.

Image credits

  • Briefkuvert: By Photograph: Frank C. Müller, Baden-Baden, via Wikimedia Commons
  • Papierstapel: By Niklas Bildhauer, via Wikimedia Commons
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