Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrung von Belegen ist (unter anderem) in der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt. Relevant ist die Aufbewahrung der Belege vor allem für das Finanzamt, welches im Rahmen von Betriebsprüfungen feststellt, ob Bundesabgaben ordnungsgemäß entrichtet wurden. Basis für die Betriebsprüfungen sind die Bücher und Aufzeichnungen, die ein Unternehmen führt.
Bundesministerium für Finanzen
In § 132. Abs. 1 der BAO steht wörtlich:
Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus sind sie noch so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind…
Diese Sieben-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres zu laufen, für das die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Belege aus dem Kalenderjahr 2014 müssen also bis Ende 2021 aufbewahrt werden. Weicht das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, so laufen die Fristen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Vorsicht bei Rechnungen für Grundstücke – hier sind die betreffenden Unterlagen sogar länger aufzubewahren.
Ist ein Abgaben- oder Gerichtsverfahren anhängig, so sind die Unterlagen trotz Fristablaufes weiter aufzubewahren.
Form der Aufbewahrung
In Abs. 2 des nun schon bekannten § 132 der BAO wird auch die Art der Aufbewahrung geregelt. Wörtlich steht hier:
Hinsichtlich der in Abs. 1 genannten Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.
Genauere Vorgaben über die technischen Details macht der Gesetzgeber hier nicht. Dies ist auch verständlich, da sich die technischen Möglichkeiten durch die laufende technische Weiterentwicklung ändern. So wird es heute beispielsweise nur mehr sehr wenige Unternehmen geben, die Rechnungen auf 3,5“ Disketten sichern. Zur Erinnerung — die folgende Abbildung zeigt eine 3,5“ Diskette.
Papierrechnungen können also eingescannt und elektronisch aufbewahrt werden. Die ursprüngliche Papierrechnung muss nicht aufbewahrt werden. Elektronische PDF-Rechnungen können direkt elektronisch aufbewahrt werden. Ein zusätzliches Ausdrucken ist zwar möglich, jedoch gesetzlich nicht zwingend erforderlich.
Ähnliche Vorgaben macht auch § 190 des Unternehmensgesetzbuches (UGB).
Konvertieren von Eingangsrechnungen
Wird eine elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Im Idealfall bedeutet dies also: Aufbewahrung von ursprünglich erhaltener Datei und konvertierter Datei.
Ausgangsrechnungen
Stellt ein Unternehmen Ausgangsrechnungen aus, so sind gemäß § 11 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) Durchschriften oder Abschriften anzufertigen, und diese sieben Jahre aufzubewahren. Für die Aufbewahrung der Durchschriften bzw. Abschriften gelten dieselben Vorgaben wie für Eingangsrechnungen.
Elektronische Ausgangsrechnung
Als Rechnung gilt gemäß § 11 Abs. 2 UStG auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Wörtlich meint das UStG hier:
Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss nicht explizit schriftlich erfolgen, sondern kann auch konkludent erfolgen — z.B. wenn der Empfänger die Rechnung verbucht und bezahlt.
Da auf kein konkretes elektronisches Format eingegangen wird, sind somit alle Arten von elektronischen Dokumenten zulässig. Verschärft wird dies jedoch durch den nächsten Nachsatz:
Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung im Sinne des Abs. 1 und Abs. 1a, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach diesem Bundesgesetz erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen jedenfalls erfüllt sind.
Wie also nun Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit sicherstellen? Wichtig ist hier auch, dass sowohl der Leistungserbringer als auch der Leistungsempfänger die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen müssen.
- Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellerin/Rechnungsausstellers.
- Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG 1994 erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war.
- Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.
Jeder Unternehmer kann für sich und seinen Einflussbereich entsprechende Verfahren wählen, um die drei oben genannten Anforderungen sicherzustellen. Die Verordnung der Bundesministerin für Finanzen, mit der die Anforderungen an einer elektronische Rechnung bestimmt werden (E-Rechnung-UStV) sieht folgende vier Möglichkeiten vor.
Möglichkeit 1: Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
Bei einem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren stellt ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sicher, dass eine Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen abgeglichen wird. Unterlagen können zum Beispiel Bestellungen, Aufträge, Kaufverträge und Lieferscheine sein.
Wie in der folgenden Abbildung dargestellt muss ein verlässlicher Prüfpfad eine eindeutige Verbindung zwischen einer jeweiligen elektronischen Rechnung und dem zugrundeliegenden Umsatz (Lieferung oder Dienstleistung) herstellen. Damit kann überprüft werden, ob ein Zahlungsanspruch auch zu Recht besteht.
Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
Das leistende Unternehmen sollte im eigenen Interesse prüfen, ob die abgerechnete Leistung in der angeführten Qualität und Quantität erbracht wurde und ob tatsächlich ein Zahlungsanspruch gegenüber dem Rechnungsempfänger besteht. In weiterer Folge muss der leistender Unternehmer prüfen, ob die eingeforderte Zahlung auch entrichtet wurde.
Das leistungsempfangende Unternehmen sollte im eigenen Interesse prüfen, ob die abgerechnete Leistung in der genannten Qualität und Quantität erbracht wurde und der Rechnungsaussteller auch tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat. Ferner muss überprüft werden, ob die Kontoverbindung korrekt ist.
Möglichkeit 2: Elektronische Signatur
Eine weitere Möglichkeit die genannten drei Anforderungen zu erfüllen, ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes. Es ist auch die Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes zulässig, wenn diese auf einem vom Signaturprüfdienst Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR) oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht. Dies ist unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt.
Möglichkeit 3: Übermittlung per EDI
Die dritte Möglichkeit ist die Übermittlung der Rechnungsdaten mit Hilfe von elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren). Die zusätzliche Übermittlung einer Sammelrechnung im Rahmen des EDI-Verfahrens ist nicht zwingend erforderlich, aber zulässig wenn auf den Umstand hingewiesen wird, dass es sich nur um eine Zusammenfassung bereits vorher abgerechneter Umsätze handelt.
Möglichkeit 4: Übermittlung per USP oder Peppol
Die vierte Möglichkeit ist die Übermittlung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über Peppol. Über das Unternehmensserviceportal können im Moment nur elektronische Rechnungen an die Republik Österreich übermittelt werden.
Ausstellung von Rechnungen in mehreren Formaten
Werden mehrere verschiedene Formate derselben Rechnung gemeinsam versandt (zum Beispiel in einer Email), so entsteht keine zusätzliche Steuerschuld. Dies beinhaltet zum Beispiel den Versand einer XML-Datei und einer PDF-Datei derselben Rechnung in einer Email. Auch beim gleichzeitigen Versand an mehrere Emailadressen desselben Unternehmens entsteht keine zusätzliche Steuerschuld.
Vorsicht bei der nachträglichen Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten. Wird zum Beispiel eine XML-Version einer bereits per PDF versandten Rechnung aus dem ERP-System exportiert und an den Rechnungsempfänger versandt (zeitlich versetzt zur ursprünglichen PDF-Rechnung), so entsteht kraft Rechnungslegung eine neue Rechnung und die Umsatzsteuer an den Staat wird noch einmal geschuldet.
In diesem Fall ist auf der XML-Rechnung jedenfalls ein Hinweis auf die doppelte Ausstellung aufzunehmen, um eine doppelte Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden. Siehe hierzu auch folgenden Beitrag des Bundesministerium für Finanzen.
Was tun, wenn die Belege verloren gegangen sind?
Wenn Belege verloren gehen, fehlt dem Finanzamt beispielsweise die Grundlage zur Überprüfung der abgeführten Umsatzsteuer sowie der vom Finanzamt zurückgeforderten Vorsteuer. In beiden Fällen kann also nicht mehr festgestellt werden, ob nicht möglicherweise zu wenig Umsatzsteuer abgeführt wurde oder unrechtmäßig zu viel Vorsteuer zurückgefordert wurde.
In diesem Fall sieht § 184 der BAO eine Schätzbefugnis vor. Wörtlich meint Abs. 1 hier:
Soweit die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie diese zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.
In Abs. 2 wird dies noch einmal verschärft, indem vor allem bei Unwilligkeit des Unternehmers zur Kooperation die Schätzung vorgeschrieben wird:
Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände verweigert, die für die Ermittlung der Grundlagen (Abs. 1) wesentlich sind.
Auch bei sachlich unrichtigen Aufzeichnungen oder formellen Mängeln ist eine Schätzung vorgesehen, wie in Abs. 3 definiert:
Zu schätzen ist ferner, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder solche formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen.
Zusammenfassung
Die ordnungsgemäße Buchführung sollte jedes Unternehmen als Teil seiner Firmenphilosophie leben. Diese spart späteren Ärger, vor allem wenn die Finanzbehörden § 184 der BAO zur Anwendung bringen, und die Abgaben schätzen. Dies geschieht meist nicht zum Vorteil des Unternehmens.
Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen kann ein Unternehmen sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungsprozesse wesentlich vereinfachen. Die automatisierten Prozesse helfen die Anforderungen der Bundesabgabenordnung und des Unternehmensgesetzbuches einfach zu erfüllen. Durch elektronische Archivierungsfunktionen werden elektronische Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen automatisch gesichert und durch redundante Speicherung gegen Datenverlust geschützt. Bei einer zukünftigen Prüfung durch das Finanzamt können somit keine bösen Überraschungen drohen und wenn es im Archiv einmal brennt oder ein Wasserschaden entsteht, geht nicht gleich die Welt unter.
Interesse an elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozessen? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
