ZUGFeRD im Überblick
ZUGFeRD ist ein Format für die Abbildung einer elektronischen Rechnung, bei dem zwischen einem menschenlesbaren (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML) unterschieden wird. Welchen Teil der Empfänger letztlich verwendet ist egal, da sowohl der menschenlesbare als auch der maschinenlesbare Teil dieselbe Information beinhaltet. Gerade diese Kombination macht den Standard auch so interessant. Ich kann die strukturierte Information verwenden – muss es aber nicht. Aus steuerrechtlicher Sicht sind sowohl das PDF als auch der XML-Datensatz inhaltlich identische Kopien derselben Rechnung. Es ist also steuerrechtlich egal, welcher der beiden Datensätze für den Vorsteuerabzug als Originalbeleg vorgelegt wird. Wichtig ist, dass alle gemäß § 14 Abs. 4 UStG vorgeschriebenen Rechnungsangaben korrekt angegeben sind.
Die folgende Abbildung veranschaulicht den Aufbau einer ZUGFeRD-Datei.
Eine ZUGFeRD-Datei ist im Wesentlichen nichts anderes als eine reguläre PDF-Datei, die dem PDF-Format PDF/A-3 folgt.
Die PDF-Komponente
PDF/A-3 ist ein Format für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten und wird von der International Organization for Standardization (ISO) genormt. Das Ziel ist es alle für die Darstellung der Datei notwendigen Informationen in das PDF zu verpacken, sodass es auch in Zukunft noch eindeutig und verlustfrei reproduzierbar ist. So ist es beispielsweise in einer PDF/A-3 Datei nicht zulässig auf externe Ressourcen zu referenzieren (z.B. Bilder), da diese außerhalb der eigentlichen PDF-Datei liegen und in Zukunft möglicherweise nicht mehr vorhanden sind (wodurch die eigentlichen Darstellung der Information innerhalb der PDF-Datei eingeschränkt werden könnte). Weitere Beispiele sind die eindeutige Verwendung von Farben gemäß vordefinierten Profilen , die ausschließliche Verwendung von Unicode zur Darstellung von Text usw. Eine detaillierte Beschreibung des PDF/A-3-Formates findet sich auf der Seite der PDF-Association.
Die XML-Komponente
Eingebettet in die eigentliche PDF-Datei befindet sich eine XML-Datei, welche die Rechnungsinformation in maschinenlesbarer Form beinhaltet. Die XML-Datei ist dabei ein Subset der Core Cross Industry Invoice von UN/CEFACT. Zur Erinnerung – UN/CEFACT ist die Standardisierungsorganisation der Vereinten Nationen, die auch hinter dem UN/EDIFACT Standard steht.
Die Vorteile von ZUGFeRD
Die Vorteile der elektronischen Rechnung im Vergleich zur Papierrechnung liegen auf der Hand. Man erspart sich auf der Seite des Senders die manuelle Erstellung der Rechnung und den Versand per Post. Noch größer ist das Einsparungspotential auf Seiten des Empfängers. Anstatt Papierrechnungen mühsam manuell zu prüfen und Rechnungsinformationen vom Papier in das IT-System zu übertragen, können Rechnungsdaten direkt und ohne manuelle Interaktion in die IT-Systeme übernommen werden. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und Abläufe beschleunigt.
ZUGFeRD bringt alle diese Vorteile mit – überlässt es jedoch dem Empfänger in welchem Detailgrad er die durchgehende Automatisierung nutzen möchte. Dies kommt vor allem dem Mittelstand und dem Handwerk zugute – beides Bereiche in welchem die durchgehende Automatisierung der Rechnungsübertragung nur schleppend oder gar nicht eingesetzt wird.
Für Kleinbetriebe
Kleinbetriebe können ZUGFeRD-Rechnungen einfach per Email empfangen. Der XML-Teil kann ignoriert werden und die PDF-Rechnung wird als Originalbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet. Alternativ kann die in der ZUGFeRD-Rechnung enthaltene XML-Datei in das Buchhaltungsprogramm übernommen werden, wodurch alle buchungsrelevanten Rechnungsdaten bereits elektronisch vorliegen. Hersteller von Buchhaltungsprogrammen, wie beispielsweise DATEV, unterstützen bereits heute das ZUGFeRD-Format.
Für mittlere und große Unternehmen
Unternehmen die eine hohe Anzahl von elektronischen Rechnungen empfangen, können die in ZUGFeRD enthaltene XML-Datei automatisiert in ihre IT-Systeme übernehmen und dabei eine ähnlich hohe Integrationstiefe wie bei klassischem EDI erreichen.
In unserem nächsten Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die potentiellen Fehlerquellen die bei der Verwendung von ZUGFeRD auftreten können. Soviel sei jetzt schon vorweggenommen – problematisch wird es bei ZUGFeRD dann, wenn PDF und XML unterschiedliche Informationen beinhalten. Um diesem Problem, das bei unsachgemäßer Erstellung der ZUGFeRD-Datei auftreten kann, entgegen zu wirken, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister, der entsprechende ZUGFeRD-Lösungen im Angebot hat.
