Da die globale Digitalisierung immer schneller voranschreitet, sind Unternehmen gezwungen, nicht nur ihre Betriebsabläufe, sondern auch ihre Strategien zur VAT Tax Compliance anzupassen. (Einhaltung der Umsatzsteuer) Nirgendwo ist dieser Wandel deutlicher zu sehen als in der sich entwickelnden Landschaft der Umsatzsteuer-Einhaltung sowie Meldepflichten. Da Regierungen Technologien nutzen, um die Datenerfassung und -analyse zu verbessern, müssen sich Unternehmen in einem immer strengeren und komplexeren Regel-Umfeld zurechtfinden.
Um aufzuzeigen, wie sich Unternehmen auf diese Änderungen vorbereiten und die VAT Tax Compliance erfüllen können, sprachen wir mit Gunjan Tripathi, EMEA Director, Solutions Marketing bei Vertex Inc. Im folgenden Interview teilt Gunjan ihre Expertenperspektive zu den Auswirkungen der Digitalisierung auf die VAT Tax Compliance, den Herausforderungen durch Echtzeit-Meldepflichten und was Unternehmen priorisieren sollten, um den ständigen neuen Gesetzesregelungen immer einen Schritt voraus zu sein.
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Wie hat sich der weltweite Trend zur Digitalisierung auf die Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften und die Berichterstattung der Unternehmen ausgewirkt?
In den letzten Jahren haben sich die Regierungen bewusst darum bemüht, ihre technologischen Möglichkeiten zu verbessern, um die Daten der Steuerzahler effizienter und genauer zu erfassen, zu analysieren und zu vergleichen. In der Europäischen Union konsolidieren und analysieren die Mitgliedstaaten nun Steuerdaten. Das bedeutet, dass die Unternehmen immer häufiger detailliertere Informationen liefern müssen. Die Umstellung von papiergestützten Umsatzsteuererklärungen auf Online-Einreichungen und API-gesteuerte Prozesse spiegelt diese Entwicklung wider. Der Schwerpunkt liegt dabei zunehmend auf der Verbesserung von Datenqualität, Transparenz und Sicherheit.
Prozesse, die früher lange Vorbereitungszeiten zuließen, erfordern jetzt eine Datenberichterstattung nahezu in Echtzeit mit hoher Genauigkeit und detaillierten Transaktionsinformationen. Dies hat die Fristen für die Einhaltung von VAT Tax Compliance Vorschriften und die Berichterstattung verkürzt. Zudem hat die Komplexität zugenommen, sodass Aktualisierungen der aktuellen Systeme und Arbeitsabläufe erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Daten von Anfang an sauber, genau und konform sind.
Wie werden sich Ihrer Meinung nach die Umsatzsteuervorschriften in den nächsten Jahren ändern?
In den kommenden Jahren werden wir wahrscheinlich eine Fortsetzung des aktuellen Trends zur Digitalisierung und Transparenz erleben. Wir sehen auch bereits einen stärkeren Fokus auf länderübergreifende Vorschriften, da Regierungen versuchen, Möglichkeiten für “Missing Trader Intra-Community” (MTIC)-Betrug zu beseitigen. Mit Initiativen wie der Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the Digital Age, ViDA) werden zunehmend länderübergreifende Transaktionen im Rahmen der lokalen VAT Tax Compliance Berichterstattung erfasst. Dank der Technologie werden die Steuerbehörden bald in der Lage sein, Daten zu sammeln, auszutauschen und länderübergreifend zu analysieren. Das verschafft ihnen einen besseren Einblick in die Geschäftsabläufe und ermöglicht einen Vergleich mit Branchenstandards.
Während sich die Steuerbehörden in der Vergangenheit ausschließlich auf theoretische und rechtliche Rahmenbedingungen konzentriert haben, schreibt die moderne Gesetzgebung nun auch spezifische IT-Prozesse für die Datenmeldung und die Einhaltung der Vorschriften vor. Dieser Trend zu einem detaillierteren „Arbeitsnachweis“ (Show your working) spiegelt das wachsende Bedürfnis der Steuerbehörden nach Transparenz darüber wider, wie Unternehmen ihre VAT Tax Compliance berechnungen erstellen und melden.
Mit immer komplexeren Lieferketten und der Beschleunigung des Handels verwandelt die Technologie die Einhaltung der Vorschriften von einem reaktiven Prozess in eine in Echtzeit ablaufende Tätigkeit. Manchmal sogar in eine vorausschauende Tätigkeit, die es Unternehmen und Steuerbehörden ermöglicht, Steuerverpflichtungen nahtlos zu verfolgen und zuzuordnen.
Welchen Einfluss haben die Umsatzsteuer-Vorschriften Ihrer Meinung nach auf unternehmerische Entscheidungen?
Die VAT Tax Compliance ist untrennbar mit dem Endergebnis eines Unternehmens verbunden. Daher ist es für die Entwicklung von Preisstrategien und die Förderung einer reibungsloseren Interaktion mit Kunden und Partnern unerlässlich, die Anforderungen der Umsatzsteuer genau zu kennen. Die proaktive Auseinandersetzung mit umsatzsteuerlichen Aspekten bei Geschäftspartnern kann auch zu einer Verringerung von Reibungsverlusten, einer Verbesserung des Cashflows und einer Minimierung von Zahlungsverzögerungen führen.
Worauf sollten Unternehmen bei ihrer Strategie zur Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften vorrangig achten, um möglichen Änderungen der Vorschriften einen entscheidenden Schritt voraus zu sein?
Für mich sollte die Datenintegrität oberste Priorität haben. Die Gewährleistung sauberer, nachvollziehbarer Daten, die aus einer einzigen Quelle stammen, ist entscheidend für eine genaue und effiziente Berichterstattung. Eine gute Datenintegrität ermöglicht es Unternehmen, Daten an die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Steuerbehörden anzupassen und gleichzeitig eine zentrale Übersicht über die Vorgänge zu erhalten.
Außerdem sollte die Steuer nie als Nebensache behandelt werden. Sie muss eine zentrale Komponente bei der Planung sein. Indem Unternehmen die VAT Tax Compliance von Anfang an in betriebliche und technologische Rahmenbedingungen integrieren, ermöglichen sie einen direkten Echtzeit-Zugang zu genauen Daten. Dadurch wird die Notwendigkeit von nachträglichen Korrekturen verringert und die Widerstandskraft gegenüber künftigen gesetzlichen Änderungen erhöht.
Wie können Unternehmen ihre Umsatzsteuerprozesse am besten optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben?
Ich würde Unternehmen empfehlen, sich auf die Standardisierung ihrer Prozesse in verschiedenen Ländern zu konzentrieren, wo immer dies möglich ist. Ein einheitlicher Ansatz für die VAT Tax Compliance Berichterstattung mit minimaler Abhängigkeit von länderspezifischen Lösungen sorgt für eine bessere Übersicht, eine geringere Abhängigkeit von Ressourcen und eine höhere Effizienz.
Wenn die Steuerbehörden neue digitale Tools für die Berichterstattung einführen, mit welchen Problemen sollten Unternehmen rechnen?
Bei Steuerprüfungen geht es heute nicht mehr nur darum, ob Sie das Gesetz richtig ausgelegt haben oder nicht. In zunehmendem Maße analysieren Wirtschaftsprüfer Datenspuren und ermitteln Anomalien durch statistische Tests und Regressionen. Um dieser verstärkten technischen Prüfung im Rahmen der VAT Tax Compliance gewachsen zu sein, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten so sauber und konsistent wie möglich sind.
Wie wird sich Ihrer Meinung nach die EU-Initiative „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age, ViDA) auf die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht und die Berichterstattung für Unternehmen auswirken?
Kurz gesagt ist das Ziel von ViDA, länderübergreifende Transaktionen zu erleichtern und die Transparenz im Bereich der VAT Tax Compliance zu erhöhen, indem einheitliche Standards für die E-Rechnung auch für inländische Transaktionen in den Mitgliedstaaten eingeführt werden. Diese Vereinheitlichung setzt voraus, dass die Unternehmen Rechnungsstellungssysteme einführen, die den neuen EU-weiten Standards entsprechen. Damit werden die unterschiedlichen Bestimmungen der einzelnen Mitgliedstaaten abgelöst. Daher müssen Unternehmen in Technologie und in Trainings investieren, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungsprozesse mit diesen kommenden Anforderungen konform sind.
Da ViDA den Schwerpunkt auf die Berichterstattung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit legt, müssen Unternehmen zudem aktuelle und genaue Angaben zu ihren Transaktionen machen. Diese Umstellung soll die Effizienz der Umsatzsteuererhebung verbessern und den Betrug verringern. Allerdings bedeutet dies auch, dass Unternehmen ihre Methoden der Datenverwaltung verbessern und eine nahtlose Integration zwischen ihren Buchhaltungssystemen und den Plattformen der Steuerbehörden sicherstellen müssen. Obwohl diese Änderungen anfangs eine Herausforderung darstellen können, sollten sie letztendlich zu einem effizienteren und transparenteren VAT Tax Compliance-System in der EU führen.
Welche Schritte sollten Unternehmen jetzt tun, um sich auf die bevorstehenden Änderungen im Zusammenhang mit der ViDA-Initiative vorzubereiten?
Zwei Dinge sollten Unternehmen unbedingt tun, um sich auf ViDA vorzubereiten. Erstens müssen Unternehmen, wie bereits erwähnt, der Datenqualität und -konsistenz Priorität einräumen. Denn ohne gute Daten sind alle Optimierungsinitiativen im Bereich der VAT Tax Compliance zum Scheitern verurteilt. Zweitens sollten Unternehmen den Übergang von einem Einzellösungsansatz zu einer zentrierten Prozess- und Technologielösung in Betracht ziehen. Angesichts der Komplexität der neuen Meldevorschriften und der Geschwindigkeit, mit der länderspezifische Gesetze eingeführt werden, wäre der Versuch, Änderungen manuell zu bearbeiten, nicht sinnvoll. Die Inanspruchnahme der Hilfe eines spezialisierten Lösungsanbieters bietet dagegen eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit, die Einhaltung der Vorschriften und die Auditfähigkeit für die Zukunft sicherzustellen.
Was sind die drei wichtigsten Ratschläge, die Sie Unternehmen geben würden, um sich auf künftige Änderungen in der Umsatzsteuer- und Steuerpolitik vorzubereiten?
Erstens wäre es ratsam, eine zentrale Steuerpolitik und operative Methodik einzuführen, um die Konsistenz zwischen den Rechtsordnungen zu wahren. Zweitens sollten Unternehmen eine gründliche Analyse der Lieferkette durchführen, um die steuerlichen Risiken im Bereich der VAT Tax Compliance zu verstehen und effektiv zu verwalten. Und nicht zuletzt sollten Unternehmen ihre IT- und Finanzteams anhalten, standardisierte und konforme Prozesse einzuführen. Denn Standardisierung ist eine Voraussetzung für Optimierung.
Doch diese Schritte brauchen Zeit. Es ist daher wichtig, sie frühzeitig anzugehen!
