case study
Kurze Vorlaufzeiten und neue technische Anforderungen erhöhen den Druck auf interne Teams. Melitta zeigt, wie der direkte Zugriff auf eine globale Plattform Ressourcen für das Kerngeschäft freimacht, während Compliance-Anforderungen über mehrere Märkte hinweg strukturiert und skalierbar umgesetzt werden.
Ergebnisse auf einen Blick
Vom Reagieren zum Agieren
Der Rollout-Prozess entwickelte sich von kurzfristigen Ad-hoc-Anpassungen hin zu einem planbaren Standard.
Compliance ohne zusätzlichen internen Aufwand
Melitta kann länderspezifische Vorgaben planbar umsetzen, ohne eigenes Expertenwissen für jedes lokale Format aufzubauen.
Transparenz durch Monitoring
Der ecosio Monitor ermöglicht Echtzeit-Transparenz über alle Rechnungen und reduziert die Abhängigkeit von der IT.
Viele andere Anbieter nutzen im Hintergrund selbst die ecosio-Plattform. Wir haben uns entschieden, direkt zur Quelle zu gehen, um die Abstimmungswege kurz zu halten.
Mit wachsenden E-Invoicing-Mandaten stand Melitta vor der Aufgabe, eine skalierbare, in SAP integrierte Lösung über mehrere Länder hinweg aufzubauen. Gemeinsam mit ecosio entstand ein strukturiertes, wiederholbares Rollout-Modell, mit dem Melitta länderspezifische Compliance-Anforderungen effizient und skalierbar umsetzen kann.
Über Melitta
Die Melitta Gruppe ist ein international tätiges Familienunternehmen mit über 100 Jahren Geschichte. Bekannt für Kaffeeprodukte, Kaffeezubereitung und Haushaltswaren, setzt Melitta bei steigenden regulatorischen Anforderungen auf ein standardisiertes ERP-Setup und spezialisierte Expertise.
Branche
Konsumgüter, Kaffee und Haushaltswaren
Hauptsitz
Minden, Deutschland
ERP System
SAP®
Vor der Zusammenarbeit mit ecosio machten neue Vorgaben in Belgien und Polen Anpassungen der Rechnungsprozesse bei Melitta notwendig. Ein E-Invoicing-Setup gab es zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Technische und operative Grundlagen mussten daher von Grund auf aufgebaut werden.
Gerade in Belgien blieb wegen der kurzen Vorlaufzeiten kaum Raum für eine strukturierte Vorbereitung. Das setzte das Projektteam spürbar unter Druck. Konkret bedeutete das: ein skalierbares E-Invoicing-Setup für mehrere Länder aufzubauen, neue Prozesse zu definieren und technische, regulatorische sowie operative Anforderungen von Anfang an zusammenzuführen.
Wir mussten uns zunächst in das Thema einarbeiten. Gerade am Anfang war nicht immer sofort klar, welche Schritte im Detail erforderlich sind. Entsprechend haben wir anfangs eher reagiert als agiert.
Melitta suchte nach einer Lösung, die die wachsende E-Invoicing-Komplexität reduziert, sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integriert und eine belastbare Grundlage für weitere Rollouts schafft.
Nach der Prüfung verschiedener Optionen fiel die Entscheidung auf ecosio als zentralen Implementierungspartner. Drei Punkte waren dabei ausschlaggebend:
Direkter Zugriff auf die Plattform
Viele Anbieter setzen im Hintergrund auf ecosio-Technologie. Durch die direkte Zusammenarbeit mit ecosio vermeidet Melitta zusätzliche Zwischeninstanzen und hält Abstimmungen einfach und effizient.
Fully Managed Service
ecosio übernimmt regulatorische Komplexität und Formatmanagement. So kann Melitta länderspezifische Anforderungen erfüllen, ohne für jeden Markt eigenes Spezialwissen aufbauen zu müssen.
Nahtlose Integration
Die Lösung fügt sich in Melittas SAP-Umgebung ein und ermöglicht, bestehende Add-ons wie AFI weiterhin zu nutzen. Das sichert Akzeptanz bei den Anwendern und vermeidet Brüche in etablierten Prozessen.
Die Umsetzung erfolgte schrittweise von Land zu Land, wobei jeder Rollout auf den Erfahrungen des vorherigen aufbaute. Belgien und Polen legten die Grundlage. Wegen des Zeitdrucks musste das Team schnell reagieren und Prozesse parallel zur Implementierung aufbauen, was eine enge Abstimmung zwischen Melitta und ecosio erforderte.
Mit jedem weiteren Rollout wurden Rollen, Verantwortlichkeiten und technische Anforderungen klarer, wodurch spätere Implementierungen effizienter abliefen. Nach dem Abschluss der Rollouts in Belgien und Polen wurde Frankreich bereits vorbereitet. Parallel dazu wurde mit Deutschland und 13 Gesellschaften der nächste große Meilenstein definiert.
Heute sind wir zusammen mit ecosio ein richtig gut eingespieltes Team. Wir wissen genau, wer was liefern muss, und die Prozesse laufen sehr effizient ab.
Für Melitta ging es nicht nur darum, einzelne E-Invoicing-Mandate zu erfüllen, sondern ein strukturiertes, skalierbares Rollout-Modell für künftige Länderanforderungen zu schaffen. In drei Bereichen zeigte ecosio dabei besonderen Mehrwert.
Weniger operativer Aufwand
Melitta muss kein eigenes Spezialwissen zu internationalem Steuerrecht oder EDI-Formaten aufbauen.
Mehr Sicherheit für die Fachabteilungen
Der ecosio Monitor schafft Transparenz über den Rechnungsstatus und reduziert die Abhängigkeit von der IT.
Reaktionsschnelle Zusammenarbeit
Direkte Ansprechpartner und kurze Reaktionszeiten sorgen dafür, dass Projekte ohne Verzögerung vorankommen.
Der Blick in den ecosio Monitor gehört für unsere Anwender inzwischen zum festen Bestandteil des Tagesstarts. Das schafft Transparenz und gibt ihnen die Sicherheit, dass Belege ordnungsgemäß übermittelt werden.
ecosio kennt die Anforderungen und nimmt uns die Komplexität ab. Wir müssen kein eigenes Expertenwissen für jedes Land aufbauen und fühlen uns daher bestens gewappnet, auch die weiteren Länder erfolgreich umzusetzen.
Mit ecosio hat Melitta E-Invoicing von einer regulatorischen Pflichtaufgabe zu einem skalierbaren internationalen Prozess entwickelt.
Als zentraler Managed-Service-Partner liefert ecosio die Stabilität und Expertise, die Melitta für künftige Rollouts benötigt.
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